**Layar percakapan Papo (https://papo.global/) adalah pusat layanan pelanggan Anda, tempat Anda dapat mengirim pesan kepada pelanggan, menambahkan catatan internal yang hanya terlihat oleh tim Anda, dan menerapkan label untuk mengatur serta mengkategorikan setiap interaksi. Tiga fungsionalitas penting ini memungkinkan komunikasi yang efisien dengan pelanggan dan kolaborasi internal yang terorganisir, semuanya di satu tempat.** Menguasai layar percakapan sangat penting untuk mengoptimalkan alur kerja tim Anda. Layar ini dirancang agar agen memiliki semua alat yang diperlukan dalam jangkauan, menghindari perpindahan aplikasi yang konstan, dan memastikan bahwa riwayat serta konteks pelanggan selalu tersedia. | Fungsionalitas | Deskripsi | Manfaat Utama | | :--- | :--- | :--- | | **Kirim Pesan** | Menulis dan mengirim balasan langsung kepada pelanggan di saluran asalnya (WhatsApp, Instagram, dll.). | Komunikasi langsung dan real-time dengan pelanggan. | | **Tambahkan Catatan Internal** | Mencatat komentar atau informasi dalam percakapan yang hanya terlihat oleh anggota tim Anda. | Kolaborasi, transfer konteks, dan pencatatan informasi penting tanpa terlihat oleh pelanggan. | | **Terapkan Label (Tag)** | Mengaitkan penanda berwarna dan dapat disesuaikan dengan percakapan untuk mengkategorikannya. | Organisasi, prioritas, penyaringan layanan pelanggan, dan dasar untuk otomatisasi serta laporan. | ## Struktur Layar Percakapan Saat membuka layanan pelanggan, Anda akan menemukan antarmuka yang terbagi secara cerdas. Di tengah, terdapat riwayat percakapan dengan pelanggan. Di bagian bawah, ada kotak komposisi, tempat keajaiban terjadi. Di sisi atau bagian atas, Anda biasanya akan menemukan informasi detail tentang kontak dan opsi tambahan, seperti menetapkan percakapan ke agen lain, melihat profil pelanggan, dan mengelola label. Struktur ini memusatkan semua yang diperlukan untuk menyelesaikan permintaan pelanggan dengan cepat dan kontekstual. ## Mengirim Pesan kepada Pelanggan Fungsi utama layar percakapan adalah, tentu saja, berkomunikasi dengan pelanggan Anda. Kotak teks di bagian bawah adalah area tindakan Anda. Untuk mengirim pesan: 1. Akses percakapan yang diinginkan di kotak masuk Anda pada menu **Percakapan**. 2. Ketik balasan Anda di kotak komposisi pesan di bagian bawah layar. 3. Klik tombol kirim atau tekan "Enter" agar pesan terkirim ke pelanggan. Selain teks, kotak komposisi dapat menawarkan fungsionalitas lain, seperti pengiriman file, penggunaan balasan cepat, dan bahkan penjadwalan pesan untuk dikirim pada tanggal dan waktu di masa mendatang. ## Menggunakan Catatan Internal untuk Kolaborasi Tidak semua informasi tentang layanan pelanggan perlu dibagikan kepada pelanggan. Catatan internal adalah komentar pribadi, hanya terlihat oleh tim Anda, yang dicatat langsung di linimasa percakapan. Catatan ini sangat berguna untuk: * **Memberikan konteks:** Meninggalkan ringkasan kasus untuk agen berikutnya yang akan menangani percakapan. * **Meminta bantuan:** Menandai supervisor atau rekan kerja untuk meminta panduan tentang kasus yang kompleks. * **Mencatat informasi:** Mencatat detail penting yang diberikan pelanggan, seperti nomor pesanan atau preferensi tertentu. * **Menjaga riwayat:** Mendokumentasikan tindakan yang dilakukan, seperti panggilan telepon yang dilakukan di luar platform. Untuk menambahkan catatan, platform menawarkan opsi untuk beralih mode pengiriman, biasanya melalui tab atau tombol di dekat kotak teks, yang berubah dari "Balas" menjadi "Catatan". Saat mengirim catatan, catatan tersebut akan muncul di linimasa percakapan dengan identifikasi visual yang jelas (seperti warna yang berbeda) bahwa itu adalah komentar internal. ## Mengatur Percakapan dengan Label (Tag) Label (juga dikenal sebagai tag atau penanda) adalah kata kunci berwarna yang dapat Anda terapkan pada percakapan untuk mengkategorikannya. Label ini adalah dasar untuk layanan pelanggan yang terorganisir dan skalabel. Kasus penggunaan umum untuk label: * **Status Layanan:** "Menunggu Pembayaran", "Masalah Teratasi", "Tindak Lanjut". * **Prioritas:** "Mendesak", "Prioritas Rendah". * **Departemen:** "Penjualan", "Dukungan Teknis", "Keuangan". * **Jenis Prospek:** "Prospek Panas", "Penawaran Terkirim", "Pelanggan Kampanye X". Untuk menerapkan label, Anda biasanya memiliki dua opsi: 1. **Di daftar percakapan:** Klik kanan pada percakapan dan pilih opsi "Tambahkan Label". 2. **Di dalam percakapan:** Di panel informasi kontak, akan ada bagian untuk mengelola dan menambahkan label. Anda dapat membuat label baru langsung melalui menu **Pengaturan** atau, dalam banyak kasus, pada saat Anda akan menerapkannya ke percakapan. Fleksibilitas ini memungkinkan tim Anda menyesuaikan organisasi dengan alur kerja secara real-time. ## Pertanyaan yang Sering Diajukan ### Apa perbedaan antara catatan internal dan pesan di obrolan internal? Catatan internal adalah komentar yang dibuat *di dalam percakapan spesifik dengan pelanggan*, hanya terlihat oleh tim dan terkait dengan riwayat tersebut. Sedangkan obrolan internal adalah alat pesan instan terpisah, untuk percakapan 1-lawan-1 atau grup dengan rekan kerja Anda, yang tidak terkait dengan layanan pelanggan tertentu. ### Bisakah saya membuat label saya sendiri? Ya. Papo memungkinkan Anda membuat sistem label yang sepenuhnya disesuaikan, dengan nama dan warna yang sesuai untuk operasi Anda. Anda dapat mengelolanya di area pengaturan platform. ### Apakah pelanggan melihat label atau catatan internal yang saya tambahkan? Tidak. Baik label maupun catatan internal adalah alat yang digunakan secara eksklusif oleh tim Anda. Keduanya berfungsi untuk organisasi, kolaborasi, dan pencatatan informasi, dan pelanggan tidak memiliki visibilitas apa pun terhadapnya. ### Apakah mungkin menjadwalkan pengiriman pesan daripada mengirimnya segera? Ya. Kotak komposisi pesan di layar percakapan biasanya menyertakan fitur untuk menjadwalkan pengiriman pada tanggal dan waktu di masa mendatang. Ini ideal untuk melakukan tindak lanjut, mengirim pengingat, atau memastikan komunikasi terjadi pada waktu yang tepat. ### Bagaimana cara menetapkan percakapan ke agen lain dari layar ini? Layar percakapan memiliki opsi untuk mengelola penanggung jawab layanan pelanggan. Anda dapat menemukan tombol atau menu untuk "Tetapkan" percakapan ke agen lain atau tim tertentu. Dalam banyak konfigurasi, jika Anda membalas percakapan yang belum memiliki penanggung jawab, percakapan tersebut akan secara otomatis ditetapkan kepada Anda. ## Baca juga - [Menggunakan Obrolan Internal untuk Komunikasi Tim Anda](/hc/papo/articles/menggunakan-obrolan-internal-untuk-komunikasi-tim-anda) - [Cara menjadwalkan pengiriman pesan di Papo Global](/hc/papo/articles/bagaimana-menjadwalkan-pengiriman-pesan-di-papo-global) --- **[Mulai gratis dan atur layanan pelanggan Anda →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=anatomi-layar-percakapan-mengirim-pesan-catatan-dan-label&utm_content=id)** Pengguna pertama gratis, memungkinkan Anda mengatur layanan pelanggan Anda di satu tempat tanpa biaya awal.