**Um automatische Terminerinnerungen über WhatsApp einzurichten und Ausfälle zu reduzieren, nutzen Sie das Modul Atendimentos (Appointments) von [Papo](https://papo.global/). Verbinden Sie Ihr Google Kalender-Konto, definieren Sie die Erinnerungsregeln, und die Plattform sendet vor jedem geplanten Termin automatische Nachrichten über WhatsApp, sodass Ihre Kunden informiert bleiben und Ihr Kalender gefüllt ist.** Mit dieser Automatisierung muss Ihr Team keine manuellen Erinnerungen mehr versenden. Das System sendet die Nachricht zum richtigen Zeitpunkt direkt über WhatsApp an den Kunden, wobei die offizielle Nummer Ihres Unternehmens verwendet wird. Die Einrichtung ist einfach und integriert sich in den Buchungsablauf, den Sie bereits nutzen – ob über KI oder manuell. ## Zusammenfassung der Einrichtung automatischer Erinnerungen | Komponente | Hauptfunktion | Anwendungsbeispiel | | :--- | :--- | :--- | | **Modul Atendimentos (Appointments)** | Verwaltet Termine und sendet automatische Erinnerungen über WhatsApp. | Verbindung mit Google Kalender zur Synchronisierung von Terminen und zum Auslösen von Nachrichten. | | **Google Kalender** | Quelle der Ereignisse und geplanten Termine. | Kalender des Fachmanns, Salons oder der Klinik. | | **Erinnerungsregeln** | Legen fest, wann und wie viele Erinnerungen vor dem Termin gesendet werden. | Eine Erinnerung 24 Stunden vorher und eine weitere 1 Stunde vorher. | | **WhatsApp (Cloud API)** | Kanal für den Versand der Erinnerungsnachrichten. | Nachricht mit Datum, Uhrzeit und gebuchter Leistung, automatisch versendet. | | **Flows (optional)** | Ermöglicht die Erstellung individueller Nachrichtenfolgen für komplexere Szenarien. | Flow, der Bestätigung, Erinnerung und Umfrage nach dem Termin sendet. | ## Wie der automatische Versand von Erinnerungen funktioniert Die Logik ist einfach: Immer wenn ein Termin in Ihrem verbundenen Kalender erstellt wird, plant Papo automatisch den Versand von Erinnerungen über WhatsApp gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln. Die Nachricht erreicht den Kunden als normale WhatsApp-Benachrichtigung, ohne dass jemand Texte kopieren und einfügen muss. Das Modul Atendimentos von Papo enthält ein Follow-up-Tool, das diese Erinnerungen verwaltet. Sie können mehrere Auslösungen konfigurieren (zum Beispiel einen Tag vorher und eine Stunde vorher) und den Inhalt jeder einzelnen anpassen. Wenn die Buchung von der KI von Papo während eines Gesprächs vorgenommen wurde, werden die Erinnerungen automatisch in die Warteschlange eingereiht. ## Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten der Erinnerungen 1. **Verbinden Sie den Google Kalender** Verknüpfen Sie im Modul Atendimentos Ihr Google Kalender-Konto. Diese Integration ermöglicht es Papo, die Ereignisse zu lesen und die Termine in Echtzeit zu synchronisieren. 2. **Legen Sie die Erinnerungsregeln fest** Rufen Sie im selben Modul die Follow-up-Einstellungen auf. Wählen Sie die gewünschten Intervalle – wie 24 Stunden, 2 Stunden oder 30 Minuten vor dem Termin – und schreiben Sie die Nachricht, die gesendet werden soll. Sie können Variablen wie den Namen des Kunden und die Uhrzeit der Leistung verwenden. 3. **Erstellen Sie den Termin (oder lassen Sie die KI ihn erstellen)** Die Buchung kann manuell von einem Mitarbeiter oder automatisch von der KI während eines WhatsApp-Gesprächs vorgenommen werden. In beiden Fällen erscheint der Termin im Google Kalender und Papo plant die Erinnerungen basierend auf den konfigurierten Regeln. 4. **Verfolgen Sie die Auslösungen** Zum geplanten Zeitpunkt wird die Nachricht über die mit Ihrem Papo-Konto verbundene WhatsApp-Nummer gesendet. Der Gesprächsverlauf wird im Posteingang aufgezeichnet, sodass Ihr Team sehen kann, ob der Kunde geantwortet oder reagiert hat. Für ausgefeiltere Sequenzen – wie das Anfordern einer Bestätigung, das Senden eines Last-Minute-Gutscheins oder einer Zufriedenheitsumfrage nach dem Termin – können Sie das Modul Atendimentos mit den **Flows** und dem **Synapse** kombinieren. So wird die Erinnerung Teil einer vollständigen Kundenbeziehungsreise. ## Für wen sich diese Automatisierung eignet - **Schönheitssalons, Barbershops und Kosmetikklinken**, die auf feste Termine angewiesen sind und unter kurzfristigen Ausfällen leiden. - **Praxen und Gesundheitsfachkräfte** (Zahnärzte, Psychologen, Physiotherapeuten), die die Nichterscheinungsquote senken müssen, ohne die Sekretärin zu überlasten. - **Selbstständige Dienstleister** (Personal Trainer, Fotografen, Berater), die ihren eigenen Kalender verwalten und die Kommunikation automatisieren möchten. - **Jedes Unternehmen, das Termine über WhatsApp vereinbart** und die Zahl der „Nichterscheinungen“ mit einer höflichen, automatischen Erinnerung verringern möchte. ## Häufig gestellte Fragen ### Benötige ich zwingend den Google Kalender? Ja. Die Integration automatischer Erinnerungen verwendet den Google Kalender als Quelle der Ereignisse. Wenn Sie ihn noch nicht nutzen, müssen Sie ein kostenloses Google-Konto erstellen und es mit Papo verbinden. ### Kann ich den Text jeder Erinnerung individuell anpassen? Ja. In den Follow-up-Regeln schreiben Sie die Nachricht, die gesendet werden soll, und können den Namen des Kunden, die gebuchte Leistung und die Uhrzeit einfügen. Es ist beispielsweise möglich, unterschiedliche Texte für die Erinnerung 24 Stunden vorher und die 1 Stunde vorher zu verwenden. ### Funktionieren die Erinnerungen, wenn der Kunde meine Nummer nicht gespeichert hat? Ja. Da der Versand über die offizielle WhatsApp-API (Cloud API) erfolgt, kommt die Nachricht normal an, auch wenn Ihre Nummer nicht im Adressbuch des Kunden gespeichert ist. ### Kann ich mehr als eine Erinnerung pro Termin senden? Ja. Sie können so viele Erinnerungen konfigurieren, wie Sie möchten, jede mit ihrem eigenen Vorlaufintervall und ihrer eigenen Nachricht. ### Was ist, wenn der Kunde umbucht oder absagt? Wenn das Ereignis im Google Kalender geändert oder entfernt wird, passt Papo die geplanten Erinnerungen automatisch an und storniert die nicht mehr benötigten. ### Kann ich die Flows verwenden, um eine komplexere Sequenz zu erstellen? Ja. Für Journeys, die über eine einfache Erinnerung hinausgehen – wie das Anfordern einer Bestätigung, das Senden eines Zahlungslinks oder einer Umfrage nach dem Service – können Sie einen Flow erstellen und Synapse verwenden, um ihn aus Ereignissen des Moduls Atendimentos heraus auszulösen. ## Lesen Sie auch - [Wie Sie eine Geburtstagsautomatisierung erstellen, um einen Rabattgutschein über WhatsApp zu versenden](/hc/papo/articles/geburtstagsautomatisierung-rabattgutschein-whatsapp) - [Wie Sie einen automatischen Willkommens-Flow für neue Kontakte in WhatsApp erstellen](/hc/papo/articles/automatischer-willkommens-flow-whatsapp-neue-kontakte) --- **[Jetzt kostenlos starten →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?papo_lp=home&utm_source=lp&utm_medium=landing&utm_campaign=home&utm_content=start-free&papo_lp_v=start-free)** Der erste Nutzer ist für immer kostenlos, sodass Sie automatische Erinnerungen einrichten und Ausfälle ohne Anfangskosten reduzieren können.