**Ja, Sie können den automatischen E-Mail-Versand von Berichten in Papo (https://papo.global/) mit dem Modul Flows planen. Die Plattform kombiniert die KI, die bereits Gespräche, Geschäfte und Produktivitätskennzahlen analysiert, mit einer geplanten Versandaktion und liefert dem Manager tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassungen direkt in den Posteingang – ohne manuelle Arbeit.**

Mit dieser Automatisierung erhält jede für den Betrieb verantwortliche Person genau den benötigten Ausschnitt: Volumen und Stimmung der Gespräche, Pipeline abgeschlossener Verkäufe oder individuelle Leistung der Agenten. Die KI von Papo extrahiert und fasst die Daten automatisch zusammen, und die E-Mail kommt in dem von Ihnen festgelegten Intervall an.

| Berichtstyp | Datenquelle in Papo | Beispiel für Informationen, die die KI zusammenfassen kann |
| :--- | :--- | :--- |
| **Gespräche** | Modul Conversas (letzter Zeitraum) | Gesamtzahl der Betreuungen, ausstehende, Leads mit höchstem Score, häufige Tags, Sentiment-Analyse |
| **Verkäufe (Kanban)** | Modul Kanban (gewonnene Geschäfte) | Abgeschlossene Geschäfte (Won) mit Wert, Datum, Funnel und Verantwortlichem |
| **Agentenproduktivität** | Modul Reports (Kennzahlen pro Agent) | Bearbeitete Gespräche, durchschnittliche Antwortzeit, Lösungen innerhalb des SLA |
| **Individuell** | Kombination von Modulen über KI-Prompt | Jede Zusammenfassung, die der Manager benötigt – beschreiben Sie einfach, was die KI suchen und gruppieren soll |

## Wie der automatische Versand von Berichten funktioniert

Der Kern der Automatisierung liegt im Modul Flows. Sie erstellen einen Flow, der mit einem geplanten Trigger beginnt (täglich, wöchentlich oder monatlich), eine KI-Aktion zur Erstellung des gewünschten Berichts ausführt und mit einer E-Mail-Versandaktion endet.

1. **Geplanter Trigger:** Der Flow wird automatisch im definierten Intervall gestartet – jeden Tag um 20 Uhr, jeden Montagmorgen oder einmal im Monat.
2. **KI-Aktion zur Zusammenfassung:** Ein KI-Knoten erhält einen benutzerdefinierten Prompt. Die KI ruft die relevanten Informationen ab (Gespräche, Kanban, Agentenberichte) und gibt einen strukturierten Text zurück.
3. **E-Mail-Versand:** Die erstellte Zusammenfassung wird in den Text einer E-Mail eingefügt und an den Manager (oder eine Empfängerliste) gesendet, wobei bereits im Konto konfigurierte SMTP-Zugangsdaten verwendet werden.

Das Ergebnis ist ein Bericht, der ankommt, ohne dass jemand das Dashboard öffnen, Tabellen exportieren oder Daten manuell zusammenstellen muss.

## Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines automatischen Berichts-Flows

### Voraussetzung: E-Mail-Versandzugangsdaten
Bevor Sie einen Berichts-Flow erstellen, ist ein für den Versand konfiguriertes E-Mail-Postfach erforderlich. Fügen Sie unter **Einstellungen → Posteingänge** ein Postfach vom Typ **E-Mail** hinzu und geben Sie die SMTP-Serverdaten ein (Server, Port, Benutzer und Passwort). Wir empfehlen Dienste wie Amazon SES oder SendGrid, um eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten.

### 1. Neuen Flow erstellen
Öffnen Sie das Modul **Flows** im Seitenmenü und klicken Sie, um einen neuen Flow zu erstellen. Geben Sie einen Namen an, der den Bericht identifiziert, zum Beispiel „Tägliche Verkaufszusammenfassung“ oder „Wöchentlicher Agentenbericht“.

### 2. Geplanten Trigger konfigurieren
Fügen Sie einen **Trigger**-Knoten hinzu und wählen Sie die Zeitplanoption. Legen Sie die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich) und die genaue Uhrzeit fest, zu der die Zusammenfassung erstellt und gesendet werden soll. Für Berichte nach Feierabend funktioniert eine Uhrzeit wie 19 oder 20 Uhr gut.

### 3. KI-Aktion mit dem Berichts-Prompt hinzufügen
Fügen Sie einen **Aktions**-Knoten ein, der die KI von Papo verwendet. Der Schlüssel liegt im Prompt: Beschreiben Sie genau, welche Daten die KI abrufen und wie sie sie organisieren soll. Praktische Beispiele:

- **Gesprächsbericht:** „Berücksichtige die Gespräche der letzten 24 Stunden. Gib die Gesamtzahl der Betreuungen an, wie viele ausstehend sind, die 5 Kontakte mit dem höchsten Lead-Score, die 3 am häufigsten angewendeten Tags und eine kurze Sentiment-Analyse.“
- **Verkaufsbericht (Kanban):** „Liste die im Kanban als Won markierten Geschäfte auf, gruppiert nach Funnel. Gib für jedes Geschäft Wert, Abschlussdatum und verantwortlichen Agenten an.“
- **Agentenproduktivitätsbericht:** „Fasse auf Basis der Daten des Moduls Reports für jeden Agenten zusammen: Anzahl der bearbeiteten Gespräche, durchschnittliche Antwortzeit und Prozentsatz der innerhalb des SLA gelösten Gespräche.“

Die KI gibt einen Text zurück, der direkt in die E-Mail eingefügt werden kann.

### 4. E-Mail-Versandaktion hinzufügen
Fügen Sie nach dem KI-Knoten einen **Aktions**-Knoten vom Typ **E-Mail senden** ein. Wählen Sie die in der Voraussetzung konfigurierten Zugangsdaten aus, geben Sie den Empfänger (oder mehrere Empfänger) an und verwenden Sie die Variable mit der im vorherigen Schritt erstellten Zusammenfassung als Nachrichtentext. Der Betreff kann fest sein, zum Beispiel „Verkaufsbericht – {{data}}“.

### 5. Aktivieren und testen
Speichern und aktivieren Sie den Flow. Zur Validierung können Sie eine manuelle Ausführung erzwingen (falls verfügbar) oder den nächsten geplanten Zeitpunkt abwarten. Prüfen Sie, ob die E-Mail ankommt und ob der Inhalt den Erwartungen entspricht; passen Sie den KI-Prompt bei Bedarf an, um die Informationen zu verfeinern.

## Für wen diese Automatisierung nützlich ist

- **Service-Manager**, die einen täglichen Überblick über den Betrieb benötigen, ohne auf das Dashboard zugreifen zu müssen.
- **Vertriebsleiter**, die täglich wissen möchten, welche Geschäfte abgeschlossen wurden, von wem und mit welchem Wert.
- **Teamkoordinatoren**, die die Produktivität jedes Agenten wöchentlich oder monatlich verfolgen.
- **Geschäftsinhaber**, die einen Teil des Kundenservice auslagern und regelmäßig eine Zusammenfassung zu Qualität und Volumen wünschen.
- **Multichannel-Betriebe**, die Informationen aus WhatsApp, Instagram, E-Mail und anderen Kanälen in einem einzigen Bericht konsolidieren müssen.

## Häufig gestellte Fragen

### Kann ich einen Flow für den Versand eines Verkaufsberichts und einen weiteren für einen Gesprächsbericht erstellen?
Ja. Sie können so viele Flows erstellen, wie nötig, jeder mit eigenem Trigger, eigenem KI-Prompt und eigenen Empfängern. Klonen Sie einfach einen vorhandenen Flow und passen Sie den Prompt für den neuen Berichtstyp an.

### Kann die KI auf Daten aus Kanban und dem Modul Reports zugreifen?
Ja. Die Plattform ist so aufgebaut, dass die KI mit den wichtigsten Modulen interagiert, einschließlich Kanban und Reports. Geben Sie im Prompt einfach an, was sie abrufen soll – zum Beispiel gewonnene Geschäfte oder Agentenkennzahlen – und die KI liefert die im Zeitraum verfügbaren Informationen.

### Welche Versandhäufigkeit kann ich planen?
Der geplante Trigger von Flows ermöglicht tägliche, wöchentliche oder monatliche Intervalle mit genauer Uhrzeit. So können Sie tägliche Berichte, jeden Montag oder am ersten Tag jedes Monats erhalten.

### Benötige ich spezielle SMTP-Zugangsdaten für den E-Mail-Versand?
Ja. Sie benötigen ein in Papo als Typ E-Mail konfiguriertes E-Mail-Postfach mit gültigen SMTP-Serverdaten. Ohne dieses kann der Flow die Nachricht nicht versenden.

### Ist es möglich, mehr als einen Empfänger in denselben Bericht aufzunehmen?
Ja. In der E-Mail-Versandaktion können Sie eine Empfängerliste angeben, die Adressen durch Kommas getrennt, oder eine Manager-Gruppe verwenden.

### Kann ich den Betreff der E-Mail mit dem Datum des Berichts anpassen?
Ja. In der Konfiguration der E-Mail-Aktion akzeptiert das Betrefffeld festen Text und Variablen, wie „Tägliche Zusammenfassung – {{data}}“. Die Plattform ersetzt die Variable durch das Ausführungsdatum des Flows.

## Lesen Sie auch

- [Wie Sie einen Flow erstellen, der eine tägliche Gesprächszusammenfassung per E-Mail sendet](/hc/papo/articles/flow-erstellen-taegliche-gespraechszusammenfassung-per-email)
- [Wie Sie einen monatlichen Produktivitätsbericht pro Agenten erstellen](/hc/papo/articles/monatlicher-produktivitaetsbericht-pro-agent)

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