**Ja, Sie können den automatischen Versand von Gesprächsberichten per E-Mail in Papo (https://papo.global/) mit dem Modul Flows planen. Die Plattform kombiniert die künstliche Intelligenz, die bereits Gespräche, Deals und Produktivitätsmetriken analysiert, mit einer geplanten Versandaktion und liefert dem Manager tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassungen direkt in den Posteingang – ohne manuelle Arbeit.**

Mit dieser Automatisierung erhält die für den Betrieb verantwortliche Person genau den gewünschten Ausschnitt: Volumen der Betreuungen, offene Vorgänge, häufige Tags, Leads mit dem höchsten Score, Stimmung der Gespräche und individuelle Leistung der Agenten. Die KI von Papo extrahiert und organisiert die Daten automatisch, und die E-Mail kommt in dem von Ihnen festgelegten Intervall an.

| Art des Gesprächsberichts | Datenquelle in Papo | Beispiele für Informationen, die die KI zusammenfassen kann |
| :--- | :--- | :--- |
| **Allgemeine Betreuung** | Modul Conversas im letzten Zeitraum | Gesamtzahl der Betreuungen, offene Gespräche, Leads mit dem höchsten Score, am häufigsten angewendete Tags und Sentiment-Analyse |
| **Agentenproduktivität** | Modul Reports | Von jedem Agenten betreute Gespräche, durchschnittliche Antwortzeit und Lösungen innerhalb des SLA |
| **Individuell** | KI-Prompt mit Kombination von Modulen | Jede Zusammenfassung, die der Manager benötigt – beschreiben Sie einfach, was die KI suchen und gruppieren soll |

## So funktioniert der automatische Versand von Gesprächsberichten

Der Kern der Automatisierung liegt im Modul Flows. Sie erstellen einen Flow, der mit einem geplanten Trigger beginnt, den Bericht mit einer KI-Aktion generiert und mit einem E-Mail-Versand abschließt.

1. **Geplanter Trigger:** Der Flow startet automatisch im definierten Intervall – täglich, wöchentlich oder monatlich, zur gewählten Uhrzeit.
2. **KI-Aktion zur Zusammenfassung:** Ein KI-Knoten erhält einen individuellen Prompt, ruft die relevanten Gesprächsinformationen ab und gibt einen strukturierten Text zurück.
3. **E-Mail-Versand:** Die generierte Zusammenfassung wird in den Nachrichtentext eingefügt und mit bereits im Konto konfigurierten SMTP-Zugangsdaten an den Manager gesendet.

Das Ergebnis ist ein Bericht, der ankommt, ohne dass jemand das Dashboard öffnen, Tabellen exportieren oder Daten manuell zusammenstellen muss.

## Schritt für Schritt: Automatischen Berichts-Flow erstellen

### Voraussetzung: E-Mail-Versand-Zugangsdaten
Bevor Sie den Flow erstellen, ist ein für den Versand konfiguriertes E-Mail-Postfach erforderlich. Fügen Sie unter **Einstellungen → Posteingänge** ein Postfach vom Typ **E-Mail** hinzu und füllen Sie die SMTP-Serverdaten aus: Server, Port, Benutzer und Passwort. Dienste wie Amazon SES oder SendGrid helfen, eine hohe Zustellbarkeit sicherzustellen.

### 1. Neuen Flow erstellen
Öffnen Sie das Modul **Flows** und erstellen Sie einen neuen Flow mit einem aussagekräftigen Namen, z. B. „Tägliche Gesprächszusammenfassung“ oder „Wöchentlicher Betreuungsbericht“.

### 2. Geplanten Trigger konfigurieren
Fügen Sie einen **Trigger**-Knoten hinzu und wählen Sie die Zeitplanoption. Legen Sie die Häufigkeit und die genaue Uhrzeit fest, zu der die Zusammenfassung generiert und gesendet werden soll. Für Berichte nach Feierabend eignen sich Zeiten wie 19 oder 20 Uhr gut.

### 3. KI-Aktion mit dem Berichts-Prompt hinzufügen
Fügen Sie einen **Aktions**-Knoten hinzu, der die künstliche Intelligenz von Papo nutzt. Beschreiben Sie im Prompt genau, welche Daten die KI suchen und wie sie sie organisieren soll. Praktische Beispiele:

- **Gesprächsbericht:** „Berücksichtige die Gespräche der letzten 24 Stunden. Gib die Gesamtzahl der Betreuungen, die Anzahl der offenen Vorgänge, die 5 Kontakte mit dem höchsten Lead-Score, die 3 am häufigsten angewendeten Tags und eine kurze Sentiment-Analyse an.“
- **Produktivitätsbericht:** „Fasse auf Basis der Daten aus dem Modul Reports für jeden Agenten zusammen: Anzahl der betreuten Gespräche, durchschnittliche Antwortzeit und Prozentsatz der innerhalb des SLA gelösten Gespräche.“

Die KI gibt einen Text zurück, der direkt in die E-Mail eingefügt werden kann.

### 4. E-Mail-Versandaktion hinzufügen
Fügen Sie nach dem KI-Knoten einen **Aktions**-Knoten vom Typ **E-Mail senden** hinzu. Wählen Sie die in der Voraussetzung konfigurierten Zugangsdaten aus, geben Sie den Empfänger oder die Empfängerliste an und verwenden Sie die Variable mit der im vorherigen Schritt generierten Zusammenfassung als Nachrichtentext. Der Betreff kann fest sein, z. B. „Gesprächsbericht – {{data}}“.

### 5. Aktivieren und testen
Speichern und aktivieren Sie den Flow. Zur Validierung können Sie eine manuelle Ausführung erzwingen, falls die Option verfügbar ist, oder auf den nächsten geplanten Zeitpunkt warten. Prüfen Sie, ob die E-Mail korrekt ankommt, und passen Sie den KI-Prompt bei Bedarf an, um die Informationen zu verfeinern.

## Für wen diese Automatisierung nützlich ist

- **Service-Manager**, die eine tägliche Zusammenfassung des Betriebs benötigen, ohne Papo zu öffnen.
- **Team-Supervisoren**, die Produktivität und SLA pro Agent verfolgen.
- **Schlanke Betriebe**, in denen der Manager mehrere Funktionen übernimmt und keine Zeit hat, Berichte zusammenzustellen.
- **White-Label-Reseller**, die ihren Kunden regelmäßige fertige Berichte liefern möchten, indem sie denselben Flow für jeden Betrieb replizieren.
- **B2B-Teams oder Teams mit hohem Gesprächsvolumen**, die eine kontinuierliche Überwachung ohne Exporte benötigen.

## Häufig gestellte Fragen

### Muss ich vor dem Erstellen des Flows E-Mail-Versand-Zugangsdaten konfiguriert haben?
Ja. Der Versand hängt von einem in Papo mit SMTP konfigurierten E-Mail-Postfach ab. Ohne diese Zugangsdaten kann der Flow die Nachricht nicht senden.

### Kann die KI Berichte für unterschiedliche Zeiträume generieren?
Ja. Sie legen im Prompt den gewünschten Zeitraum fest, z. B. die letzten 24 Stunden, die letzte Woche oder den letzten Monat. Die Trigger-Häufigkeit steuert die Versandperiodizität.

### Kann ich denselben Bericht an mehr als einen Empfänger senden?
Ja. Im Versandknoten können Sie je nach Bedarf des Betriebs einen Empfänger oder eine Empfängerliste angeben.

### Ersetzt der automatische Versand das Modul Reports?
Nein. Das Modul Reports bleibt das Echtzeit-Dashboard für interaktive Abfragen. Der E-Mail-Flow liefert einen fertigen Ausschnitt in den Posteingang, ersetzt aber nicht die Analyse im Dashboard.

### Funktioniert dieselbe Logik auch für Vertriebsberichte?
Ja. Ändern Sie einfach den KI-Prompt, um das Kanban abzufragen und gewonnene Deals, Werte und Verantwortliche aufzulisten. Der Flow bleibt derselbe.

### Muss ich programmieren können, um das zu konfigurieren?
Nein. Der Flow ist visuell, und die KI generiert den strukturierten Text aus dem Prompt. Es ist kein Code erforderlich.

## Lesen Sie auch
- [So exportieren Sie Betreuungsberichte nach Posteingang und Agent als CSV](/hc/papo/articles/support-berichte-nach-posteingang-und-agent-als-csv-exportieren)
- [Was ist die künstliche Intelligenz von Papo und wie funktioniert sie?](/hc/papo/articles/was-ist-die-ki-von-papo-und-wie-funktioniert-sie)

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Das Startkonto von Papo ist kostenlos und erfordert keine Kreditkarte, damit Sie die Automatisierung testen können.