**Um einen automatischen Willkommens-Flow für neue Kontakte in WhatsApp zu erstellen, verwenden Sie das Modul Flows von [Papo](https://papo.global/). Erstellen Sie einen Flow mit einer Aktion zum Senden einer Vorstellungs- und Qualifizierungsnachricht und konfigurieren Sie Synapse so, dass jeder Kontakt, der eine Konversation startet, automatisch eingeschrieben wird.**

Mit dieser Struktur muss Ihr Team keine manuellen Willkommensnachrichten mehr versenden. Der Flow wird aktiv, sobald der Lead das erste „Hallo“ in WhatsApp sendet, bindet ihn mit einer sofortigen Antwort ein und leitet ihn zum nächsten Schritt.

## Zusammenfassung des automatischen Willkommens-Flows

| Komponente | Rolle im Flow | Anwendungsbeispiel |
| :--- | :--- | :--- |
| **Flow (Flows/Chatbot)** | Enthält die visuelle Abfolge von Aktionen, die für jeden eingeschriebenen Kontakt ausgeführt wird. | Flow namens „Willkommen WhatsApp“. |
| **Aktionsknoten „Nachricht senden“** | Löst die Vorstellungs- und Qualifizierungsnachricht in WhatsApp des Kontakts aus. | Text mit Begrüßung, Name des Kontakts und Frage nach Interesse. |
| **Synapse** | Automatisierung, die das Modul Konversationen mit dem Flow verbindet und den Kontakt automatisch einschreibt, sobald eine neue Konversation beginnt. | Regel: „Wenn neue Konversation in WhatsApp → Kontakt in Flow Willkommen einschreiben“. |
| **Bedingung (optional)** | Verzweigung des Flows basierend auf der Antwort des Kontakts. | Wenn Lead „Ich möchte kaufen“ antwortet, an Verkäufer weiterleiten; wenn „Ich brauche Support“, an Support-Team senden. |

## So funktioniert es: Schritt für Schritt

1. **Willkommens-Flow erstellen**
   Im Seitenmenü von Papo **Flows / Chatbot** aufrufen. Auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Flows klicken und einen aussagekräftigen Namen wie „Willkommen WhatsApp“ vergeben. Der Editor öffnet sich mit dem Startknoten („Start“).

2. **Vorstellungs- und Qualifizierungsnachricht erstellen**
   Auf das „+“ nach dem Start klicken und die Aktion **Nachricht senden** auswählen. Im Textfeld eine klare, personalisierbare Nachricht schreiben. Verwenden Sie die verfügbaren Variablen, um den Namen des Kontakts einzufügen, z. B. `{{ contact.first_name }}`. Beispiel:
   > Hallo, {{ contact.first_name }}! Wir sind von [Ihr Unternehmen]. Wie können wir heute helfen? Damit wir Sie gleich besser weiterleiten können: Suchen Sie Informationen zu unseren Plänen, technischen Support oder eine Demo?

   Sie können auch Schnellantwort-Buttons hinzufügen (sofern verfügbar), um die Interaktion zu erleichtern.

3. **Qualifizierungsschritte hinzufügen (optional)**
   Nach der ersten Nachricht einen Knoten **Eine Frage stellen** einfügen, um die Antwort des Kontakts zu erfassen. Danach einen Knoten **Bedingung** verwenden, um den Weg aufzuteilen:
   - Wenn der Kontakt mit einem Schlüsselwort wie „Pläne“ antwortet → an einen Verkäufer senden (Aktion „Nachricht senden“ mit Terminlink).
   - Wenn er „Support“ antwortet → an den Support-Posteingang weiterleiten (Aktion „An Agent übertragen“ oder „Tag hinzufügen“).
   Diese Verzweigungen machen den Flow interaktiv und reduzieren manuelle Arbeit.

4. **Flow aktivieren**
   Nach dem Zusammenstellen der Sequenz auf **Speichern** klicken und anschließend den Status des Flows auf **Aktiv** setzen. Der Flow wird nur verarbeitet, wenn er aktiv ist.

5. **Automatische Einschreibung mit Synapse konfigurieren**
   Damit der Flow ausgelöst wird, sobald ein neuer Kontakt eine Konversation in WhatsApp startet, muss der Kontakt automatisch darin eingeschrieben werden. Papo bietet das Modul **Synapse**, um Verbindungen zwischen Modulen zu erstellen.
   - Synapse aufrufen und eine neue Automatisierung erstellen.
   - Den Auslöser definieren: **Wenn eine neue Konversation erstellt wird** (mit Auswahl des gewünschten WhatsApp-Posteingangs).
   - Die Aktion auswählen: **Kontakt in Flow einschreiben** und den Flow „Willkommen WhatsApp“ auswählen.
   So wird jedes Mal, wenn eine neue Nummer eine Nachricht sendet, der Kontakt sofort in den Willkommens-Flow eingeschrieben.

Ab diesem Moment ist die Erstbetreuung standardisiert, auch außerhalb der Geschäftszeiten, ohne manuellen Eingriff.

## Für wen ist dieser Flow geeignet?

- **Unternehmen, die ein hohes Volumen an Erstkontakten in WhatsApp erhalten** und nicht alle manuell beantworten können.
- **E-Commerce-, Dienstleistungs- und SaaS-Unternehmen**, die den Lead qualifizieren möchten, bevor ein Verkäufer einbezogen wird.
- **Vertriebsteams, die Zeit sparen müssen:** Der Flow liefert bereits Basisinformationen und filtert das Interesse, sodass sich die Mitarbeiter auf heißere Leads konzentrieren können.
- **Unternehmen, die außerhalb der Geschäftszeiten betreuen:** Die Willkommensnachricht wird sofort gesendet und hält den Lead engagiert, bis ein Mensch übernimmt.

## Häufig gestellte Fragen

### Brauche ich eine genehmigte Nachrichtenvorlage (HSM) für den Willkommens-Flow?

Nicht unbedingt. Da der Flow ausgelöst wird, sobald der Kontakt eine Konversation startet (innerhalb des 24-Stunden-Fensters für Kundenservice), gilt die Nachricht als Antwort und erfordert kein genehmigtes HSM. Wenn Sie jedoch Buttons oder Medien einfügen möchten, ist es empfehlenswert, eine Vorlage zu verwenden, um die Zustellung sicherzustellen.

### Kann ich den Flow verwenden, um ein Bild oder ein Vorstellungsvideo zu senden?

Ja. Im Knoten **Nachricht senden** können Sie zusätzlich zum Text ein Bild, Video oder Dokument anhängen. Das ist nützlich, um einen Katalog, eine virtuelle Visitenkarte oder ein kurzes Willkommensvideo zu senden.

### Wie personalisiere ich die Nachricht mit dem Namen des Kontakts, der die Konversation gestartet hat?

Der Flow-Editor ermöglicht das Einfügen dynamischer Variablen. Wenn Sie `{{ contact.` eingeben, sehen Sie Optionen wie `first_name`, `last_name` oder benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie die gewünschte aus, und das System ersetzt sie beim Versand durch den tatsächlichen Wert des Kontakts.

### Was ist, wenn der Kontakt bereits eine frühere Konversation hatte? Wird der Flow erneut ausgelöst?

Nein. Die Automatisierung in Synapse kann so konfiguriert werden, dass nur Kontakte eingeschrieben werden, die die erste Konversation starten. So erhalten Leads, die bereits mit dem Unternehmen gesprochen haben, die Willkommensnachricht nicht wiederholt.

### Kann ich eine Verzögerung hinzufügen, bevor die Willkommensnachricht gesendet wird?

Ja. Fügen Sie zwischen dem Startknoten und der Sendeaktion einen Knoten **Warten** (Delay) ein und legen Sie die gewünschte Zeit fest (zum Beispiel 10 Sekunden). Das vermittelt das Gefühl einer „natürlichen“ Antwort, bevor sich der Bot vorstellt.

### Was passiert, wenn der Kontakt nicht auf die Qualifizierungsnachricht antwortet?

Sie können den Flow an diesem Punkt beenden oder eine neue Automatisierung konfigurieren, die nach einem Zeitraum ohne Antwort ein Follow-up sendet oder den Kontakt in einen anderen Nurturing-Flow einschreibt.

## Lesen Sie auch

- [Wie man eine Geburtstagsautomatisierung erstellt, um einen Rabattcoupon per WhatsApp zu senden](/hc/papo/articles/geburtstagsautomatisierung-rabattgutschein-whatsapp)
- [Wie man die Flow-Bibliothek verwendet, um fertige Automatisierungen zu installieren](/hc/papo/articles/flow-bibliothek-fertige-automatisierungen-installieren)

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