**Per automatizzare i processi di assistenza e vendita, Papo (https://papo.global/) offre quattro strumenti complementari: Regole, Macro, Flows e Webhook. Usa le Regole per definire la logica condizionale che attiva le azioni; le Macro per applicare azioni rapide nelle conversazioni; i Flows per creare percorsi interattivi; e i Webhook per integrare Papo con sistemi esterni.**

Ogni risorsa risponde a un tipo diverso di esigenza. Mentre Regole e Macro risolvono azioni puntuali e immediate, i Flows costruiscono conversazioni guidate e i Webhook collegano la piattaforma al tuo ecosistema di strumenti. La tabella seguente riassume le principali differenze.

| Strumento | Finalità principale | Quando usarlo | Esempio pratico |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **Regole** | Logica condizionale “se-allora” per attivare e indirizzare automazioni | Azioni automatiche basate su eventi, segmentazione dei contatti, ramificazioni all’interno dei Flows | SE un contatto riceve l’etichetta “Lead Caldo”, ALLORA avvia il Flow di programmazione della demo |
| **Macro** | Eseguire un insieme di azioni predefinite con un clic | Velocizzare attività ripetitive durante l’assistenza, come inviare un saluto, aggiungere un’etichetta e spostare la card nel Kanban | Con una scorciatoia, inviare “Ciao, come posso aiutarti?”, applicare l’etichetta “Supporto” e assegnare la conversazione al team tecnico |
| **Flows** | Creare percorsi interattivi e processi con più passaggi | Chatbot di qualificazione, sondaggi di soddisfazione, onboarding dei clienti, qualsiasi flusso che richieda interazione con l’utente | Un chatbot che chiede il motivo del contatto e, in base alla risposta, indirizza a vendite o supporto |
| **Webhook** | Inviare notifiche HTTP a URL esterni quando si verificano eventi | Integrare Papo con CRM, ERP, fogli di calcolo o strumenti di automazione come n8n | Inviare i dati di un nuovo lead al CRM aziendale non appena viene creato in Papo |

## Cosa sono le Regole in Papo?

Le Regole sono il motore logico della piattaforma. Funzionano con la struttura “se-allora”: definisci una condizione (il “se”) e un’azione (l’“allora”), e il sistema esegue automaticamente ogni volta che la condizione viene soddisfatta. Le Regole non sono uno strumento isolato, ma compaiono in tre contesti principali:

- **All’interno di un Flow:** per creare ramificazioni. Esempio: “SE la risposta del contatto contiene la parola ‘prezzo’, ALLORA invia la tabella dei prezzi”.
- **Come trigger di automazione:** per avviare un Flow o una Sequenza. Esempio: “SE un contatto riceve l’etichetta ‘Lead Qualificato’, ALLORA avvia il Flow di programmazione”.
- **Nella creazione di Segmenti:** per filtrare i contatti in base agli attributi. Esempio: “Contatti il cui attributo ‘Piano’ è uguale a ‘Pro’”.

Usa le Regole quando hai bisogno di azioni automatiche immediate, senza interazione con l’utente, o per segmentare dinamicamente la tua base contatti.

## Cosa sono le Macro in Papo?

Le Macro sono scorciatoie che eseguono una sequenza di azioni preconfigurate in una conversazione con un solo clic o comando da tastiera. Sono state create per eliminare le attività ripetitive durante l’assistenza, come inviare lo stesso messaggio di saluto, applicare etichette, spostare la card nel Kanban o assegnare la conversazione a un team specifico.

Ad esempio, puoi creare una macro chiamata “Benvenuto VIP” che, quando attivata, invia il messaggio “Ciao, benvenuto!”, aggiunge l’etichetta “Cliente VIP” e trasferisce la conversazione al team di assistenza premium. Le Macro sono ideali per standardizzare le risposte e garantire che nessun passaggio del processo venga dimenticato, soprattutto in operazioni con un alto volume di conversazioni.

## Cosa sono i Flows in Papo?

I Flows sono lo strumento di automazione più versatile di Papo. Tramite un editor visuale, costruisci percorsi completi per il contatto, passo dopo passo. Ogni fase è un “nodo” che può essere un messaggio, una domanda, un’azione (come aggiungere un’etichetta o aggiornare un attributo) o una condizione.

A differenza delle Regole e delle Macro, i Flows consentono l’interazione con l’utente: il contatto risponde e il flusso prende decisioni in base a queste risposte. Sono perfetti per creare chatbot di qualificazione dei lead, sondaggi di soddisfazione (CSAT/NPS), processi di onboarding e qualsiasi scenario che richieda una conversazione guidata.

Per accelerare la creazione, Papo offre una **Libreria di Flows** con template pronti per i casi d’uso più comuni. Basta installare il template, personalizzare i messaggi e attivare.

## Cosa sono i Webhook in Papo?

I Webhook sono notifiche HTTP che Papo invia a un URL esterno quando determinati eventi si verificano nella piattaforma. Sono il ponte per integrare Papo con altri sistemi, come CRM, ERP, fogli di calcolo o strumenti di automazione (es.: n8n, Zapier).

Ad esempio, puoi configurare un webhook affinché, ogni volta che viene creato un nuovo contatto, Papo invii automaticamente i dati (nome, telefono, e-mail) al tuo CRM. Oppure, quando una card viene spostata nella colonna “Vinto” nel Kanban, un webhook invii una notifica allo Slack del team. I Webhook sono ideali quando hai bisogno che Papo “dialoghi” con altri strumenti in tempo reale, senza intervento manuale.

## Come scegliere lo strumento giusto?

La decisione dipende dal tipo di azione che desideri automatizzare. Usa la guida rapida qui sotto:

- **Hai bisogno di un’azione puntuale e immediata, senza interazione?** → Regole o Macro. Se l’azione dipende da un evento (es.: etichetta aggiunta), usa le Regole. Se vuoi una scorciatoia per eseguire più azioni manuali in una volta, usa le Macro.
- **Hai bisogno di una conversazione interattiva con il cliente?** → Flows. Consentono di acquisire risposte e ramificare l’assistenza.
- **Hai bisogno di inviare dati da Papo a un altro sistema automaticamente?** → Webhook. Sono il canale di uscita per integrazioni esterne.

In pratica, questi strumenti lavorano insieme. Una Regola può attivare un Flow, che a sua volta usa un Webhook per inviare dati a un CRM. Un operatore può usare una Macro all’interno di una conversazione già guidata da un Flow. La combinazione permette di automatizzare dall’archiviazione delle conversazioni fino a percorsi completi di vendita e post-vendita.

## Domande Frequenti (FAQ)

### Posso usare una Regola senza un Flow?
Sì. Molte Regole eseguono azioni dirette, come applicare un’etichetta, archiviare una conversazione o inviare una notifica, senza bisogno di un Flow.

### Macro e Regole sono la stessa cosa?
No. Le Macro vengono attivate manualmente da un operatore durante una conversazione, mentre le Regole sono automatiche e si attivano in base a eventi, senza intervento umano.

### Devo saper programmare per usare i Webhook?
No. La configurazione dei Webhook in Papo si effettua dal pannello, indicando l’URL di destinazione e selezionando gli eventi. L’implementazione del ricevente (il sistema che riceve i dati) può richiedere conoscenze tecniche, ma l’invio da Papo è semplice.

### Posso usare un Flow per inviare una sequenza di messaggi nel tempo?
Sì, ma per cadenze lineari con intervalli fissi (es.: follow-up di 5 messaggi in 2 giorni), Papo offre anche le Sequenze, ottimizzate per questo tipo di comunicazione. I Flows sono più adatti quando ci sono interazione e ramificazioni.

### Quante Macro posso creare nel mio account?
La piattaforma permette di creare più Macro, senza un limite rigido dichiarato. Per dettagli aggiornati, consulta la documentazione ufficiale o il pannello di Papo.

### I Webhook di Papo funzionano con qualsiasi strumento esterno?
Sì, purché lo strumento esterno disponga di un URL in grado di ricevere richieste HTTP (webhook ricevente). Strumenti come n8n, Zapier, Make e CRM con supporto ai webhook sono compatibili.

## Leggi anche

- [Come usare le macro in Papo per applicare azioni rapide nelle conversazioni](/hc/papo/articles/come-usare-le-macro-in-papo-azioni-rapide-conversazioni)
- [Come usare l’API di Papo per gestire i Flows di automazione](/hc/papo/articles/come-usare-api-papo-gestire-flow-automazione)

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