**Bei Papo (https://papo.global/) wird der gesamte Gesprächsverlauf und die Kontaktdaten im CRM gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist – zeitlich unbegrenzt. Für ein externes Backup bietet die Plattform Zugriff über die API, mit der Sie Gespräche und Kontakte auflisten und diese Informationen in ein eigenes System kopieren können.**

Eine Sicherungskopie der Kundeninteraktionen ist für Service-, Vertriebs- und Marketingprozesse unerlässlich. Papo bündelt diese Daten und bewahrt sie sicher auf. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, was gespeichert bleibt, wie Sie darauf zugreifen und wie Sie mit der API eine zusätzliche Backup-Routine einrichten.

## Überblick: Speicherung, Zugriff und Backup bei Papo

| Information | Wie sie gespeichert wird | Wie Sie darauf zugreifen oder sie exportieren |
| :--- | :--- | :--- |
| Gesprächsverlauf | Mit dem Kontaktprofil verknüpft, keine automatische Löschung | Suche im CRM, intelligente Suche Synapse, API |
| Kontaktdaten | Name, E-Mail, Telefon, Attribute, Tags, Notizen und Deals | Kontaktprofil, Filter, API |
| Tags und Posteingänge | Im Konto aufgelistet | API zum Auflisten von Tags und Posteingängen |

## Wie Papo Ihre Daten speichert

Papo organisiert und speichert verschiedene Datentypen, um einen vollständigen Überblick über jeden Kunden zu bieten.

- **Gesprächsverlauf:** Alle ausgetauschten Nachrichten in Kanälen wie WhatsApp, Instagram, E-Mail, Telegram und anderen werden mit dem entsprechenden Kontaktprofil verknüpft. So entsteht eine vollständige Zeitachse jedes Dialogs, die im einheitlichen Posteingang oder im Kundenprofil im CRM abrufbar ist.
- **Kontaktdaten im CRM:** Neben den Gesprächen speichert Papo Name, Telefon, E-Mail, benutzerdefinierte Attribute, Tags, interne Notizen, die Deal-Historie im Kanban und Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Kontakt.

Diese Daten bleiben während der gesamten Laufzeit des Abonnements verfügbar, ohne automatische Löschung bei Inaktivität.

## Wie Sie auf alte Informationen zugreifen und sie wiederherstellen

Um bereits gespeicherte Inhalte abzurufen, bietet Papo verschiedene Werkzeuge.

1. **Standardsuche im CRM:** Suchen Sie nach Name, E-Mail oder Telefon im Bereich Kontakte, um das vollständige Kundenprofil zu öffnen und alle früheren Gespräche in chronologischer Reihenfolge zu sehen.
2. **Intelligente Suche mit Synapse:** Statt nach einem Kontakt zu suchen, suchen Sie nach dem Inhalt der Nachrichten. Suchen Sie beispielsweise nach „Angebot“, um alle Leads aufzulisten, die ein Angebot angefragt haben, oder nach „kündigen“, um gefährdete Kunden zu identifizieren.
3. **Filter und Segmente:** Nutzen Sie Filter nach Datum, Typ, Tag oder Quelle, um Kontaktgruppen zu isolieren. Sie können diese Kombinationen als dynamische Segmente speichern, die sich automatisch aktualisieren.

## Zusätzliches Backup mit der API

Papo beschreibt in dieser Dokumentation keine einzelne Schaltfläche für den Massenexport. Der dokumentierte Weg für ein externes Backup ist die Nutzung der API der Plattform. Damit können Sie:

- Gespräche und Kontakte auflisten.
- Daten eines bestimmten Kontakts abrufen.
- Tags und Posteingänge des Kontos auflisten.
- Programmatisch Nachrichten senden und Gespräche Agenten zuweisen.

In der Praxis können Sie damit eine externe Routine erstellen, die die API abfragt, die Daten von Gesprächen und Kontakten kopiert und in Ihrer eigenen Datenbank oder Tabelle speichert. So behalten Sie eine zusätzliche Absicherung außerhalb von Papo.

## Für wen ein Backup wichtig ist

- **Betriebe, die Compliance oder Audits benötigen:** Eine externe Kopie des Serviceverlaufs kann durch interne Richtlinien oder Verträge erforderlich sein.
- **Teams, die Daten für Analysen nutzen:** Der Export von Gesprächen und Kontakten über die API ermöglicht die Verknüpfung mit anderen BI-Tools.
- **White-Label-Reseller:** Wer mehrere Kunden verwaltet, kann die API nutzen, um Daten aus verschiedenen Konten zusammenzuführen und zentrale Backup-Routinen zu erstellen.

## Häufig gestellte Fragen

### Löscht Papo meine Gespräche nach einer gewissen Zeit?

Nein. Solange Ihr Konto aktiv ist, bleiben der Gesprächsverlauf und die Kontaktdaten im CRM zeitlich unbegrenzt gespeichert, ohne automatische Löschung bei Inaktivität.

### Kann ich alle Gespräche auf einmal exportieren?

Die Dokumentation von Papo beschreibt keine einzelne Schaltfläche für den Massenexport. Der dokumentierte Weg, um Daten zu extrahieren und ein externes Backup zu erstellen, ist die Nutzung der API, mit der Sie Gespräche und Kontakte auflisten können.

### Eignet sich die API für automatische Backups?

Ja, praktisch gesehen. Mit der API können Sie Gespräche, Kontakte, Tags und Posteingänge auflisten, was die Erstellung einer externen Routine zum Kopieren und Speichern dieser Daten außerhalb von Papo ermöglicht.

### Hilft die intelligente Suche, alte Gespräche wiederzufinden?

Ja. Mit Synapse können Sie nach dem Inhalt der Nachrichten suchen, etwa nach „Angebot“ oder „kündigen“, und alte Gespräche finden, auch ohne den Namen des Kontakts zu kennen.

### Was passiert mit den Daten, wenn ich mein Konto kündige?

Informationen zur Aufbewahrung nach einer Kündigung sind in dieser Dokumentation nicht detailliert. Solange das Konto aktiv ist, bleibt der Verlauf zeitlich unbegrenzt gespeichert. Für Details besuchen Sie die offizielle Website.

## Lesen Sie auch

- [So nutzen Sie die Papo-API, um Gespräche aufzulisten und programmatisch Nachrichten zu senden](/hc/papo/articles/papo-api-konversationen-auflisten-nachrichten-senden)
- [So archivieren Sie Gespräche und Kontakte in Massen über die API](/hc/papo/articles/konversationen-kontakte-massenhaft-archivieren-api)

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