**Untuk mengatur alur persetujuan penawaran di Kanban sebelum dikirim ke klien, [Papo](https://papo.global/) menawarkan kombinasi kuat Kanban, Synapse, dan Flows. Anda membuat pipeline visual dengan tahapan seperti “Draf”, “Dalam peninjauan”, dan “Disetujui”, lalu mengotomatiskan notifikasi manajer begitu penawaran dipindahkan ke kolom peninjauan. Manajer menyetujui atau menolak dengan satu klik, dan kartu diperbarui otomatis — tanpa bergantung pada spreadsheet atau pertukaran pesan di luar platform.**

Proses ini memastikan setiap penawaran yang dikirim ke klien telah melewati validasi kualitas, penyelarasan harga dan syarat komersial, mengurangi kesalahan dan meningkatkan kepercayaan tim penjualan.

## Ringkasan alur persetujuan

| Komponen | Peran dalam alur | Contoh penggunaan |
| :--- | :--- | :--- |
| **Kanban** | Pipeline visual dengan kolom yang mewakili tahapan persetujuan. | Kolom: “Draf”, “Dalam peninjauan”, “Disetujui”, “Ditolak”. |
| **Kartu penawaran** | Peluang dengan item, nilai, dan data klien. | Kartu “Penawaran untuk Perusahaan X” di kolom “Draf”. |
| **Synapse** | Otomatisasi yang memicu tindakan saat kartu berpindah kolom. | Saat kartu masuk ke “Dalam peninjauan”, Synapse mendaftarkan manajer ke Flow notifikasi. |
| **Flow (Flows)** | Urutan pesan dan keputusan yang berinteraksi dengan manajer. | Mengirim WhatsApp berisi detail penawaran dan tombol “Setujui” / “Tolak”. |
| **Label (tag)** | Penanda yang diterapkan pada kartu untuk mencatat keputusan. | Tag “disetujui” atau “ditolak” ditambahkan otomatis. |

## Cara kerjanya: langkah demi langkah

### 1. Buat pipeline persetujuan di Kanban
Akses modul Kanban dan buat funnel baru bernama “Persetujuan Penawaran”. Tentukan kolom yang mewakili alur peninjauan, seperti:
- **Draf** – penawaran sedang disusun oleh tenaga penjual.
- **Dalam peninjauan** – menunggu analisis manajer.
- **Disetujui** – siap dikirim ke klien.
- **Ditolak** – dikembalikan untuk penyesuaian.

Anda dapat menyesuaikan nama dan urutan kolom sesuai operasi Anda. Yang penting adalah urutannya mencerminkan jalur yang dilalui penawaran hingga persetujuan akhir.

### 2. Susun penawaran sebagai kartu
Di dalam pipeline, buat kartu untuk setiap penawaran. Isi nama klien, tambahkan item (produk atau layanan) beserta nilainya, dan jika mau, sertakan nilai perkiraan. Total kartu akan menjadi jumlah item, memudahkan visualisasi jumlah yang akan dikirim ke klien. Biarkan kartu di kolom “Draf” selama penawaran masih disusun.

### 3. Konfigurasikan Synapse untuk memberi tahu manajer
Di modul Synapse, buat otomatisasi baru. Tentukan pemicu: **Saat kartu dipindahkan ke kolom “Dalam peninjauan”** (pilih pipeline “Persetujuan Penawaran” dan kolom terkait). Sebagai tindakan, pilih **Daftarkan kontak ke Flow** dan pilih Flow yang akan Anda buat untuk memberi tahu manajer.

Dengan begitu, setiap kali tenaga penjual menyelesaikan penawaran dan menyeret kartu ke “Dalam peninjauan”, manajer akan otomatis dipanggil.

### 4. Buat Flow notifikasi dan keputusan
Di modul Flows, susun Flow baru bernama “Persetujuan Penawaran”. Struktur dasarnya adalah:

- **Node Kirim Pesan:** kirim pesan ke WhatsApp manajer (Anda memerlukan contact_id miliknya). Sertakan ringkasan penawaran, seperti nama klien, total nilai, dan tautan ke kartu. Contoh:
  > Halo, {{ manager.first_name }}! Penawaran untuk Perusahaan X (R$ 4.200) siap ditinjau. Apakah Anda ingin menyetujui atau menolak?
  > [Setujui] [Tolak]

- **Node Ajukan Pertanyaan:** tangkap respons manajer dengan opsi “Setujui” dan “Tolak”.

- **Node Kondisi:** cabangkan alurnya:
  - Jika responsnya “Setujui” → tambahkan label “disetujui” ke kartu (tindakan **Tambahkan Tag ke Kartu**) dan pindahkan kartu ke kolom “Disetujui” (tindakan **Pindahkan Kartu**).
  - Jika responsnya “Tolak” → tambahkan label “ditolak” dan pindahkan kartu ke “Ditolak”. Anda dapat, secara opsional, mengirim pesan ke tenaga penjual berisi alasan penolakan.

Simpan dan aktifkan Flow.

### 5. Mulai proses peninjauan
Saat tenaga penjual selesai menyusun penawaran, cukup seret kartu dari “Draf” ke “Dalam peninjauan”. Synapse akan memicu Flow, dan manajer akan menerima notifikasi di WhatsApp. Dengan satu ketukan, ia menyetujui atau menolak, dan kartu otomatis dipindahkan ke kolom terkait, serta mendapat label keputusan.

### 6. Kirim penawaran yang disetujui ke klien
Dengan kartu di kolom “Disetujui”, tenaga penjual memiliki kepastian bahwa penawaran telah divalidasi. Ia kemudian dapat menyalin data kartu dan mengirim penawaran ke klien melalui kanal pilihan (WhatsApp, e-mail, dll.) langsung dari Papo, atau menggunakan kartu itu sendiri sebagai referensi untuk membuat dokumen eksternal. Platform tidak mengirim penawaran secara otomatis — tahap ini tetap dalam kendali manusia, memastikan verifikasi terakhir.

## Untuk siapa alur ini cocok

- **Tim penjualan B2B** yang memerlukan persetujuan koordinator atau manajer sebelum mengirim proposal komersial.
- **Agensi dan konsultan** yang menyusun penawaran personal dan menginginkan kontrol kualitas sebelum diserahkan ke klien.
- **Operasi dengan kebijakan diskon atau margin** yang mengharuskan validasi nilai dan syarat oleh penanggung jawab.
- **Reseller white label** yang mengelola banyak klien dan ingin menstandarkan persetujuan penawaran di dalam platform dengan merek mereka.

## Pertanyaan umum

### Bisakah saya menggunakan e-mail alih-alih WhatsApp untuk memberi tahu manajer?
Ya. Flow dapat disesuaikan untuk mengirim notifikasi melalui e-mail, menggunakan modul Email Marketing atau node pengiriman e-mail, jika tersedia. Konsepnya tetap sama: manajer menerima permintaan dan dapat merespons untuk menyetujui atau menolak.

### Bagaimana cara menambahkan item dan nilai ke penawaran di kartu?
Di dalam kartu Kanban, Anda dapat menambahkan item (produk atau layanan) dengan harganya masing-masing. Total kartu akan menjadi jumlah item tersebut. Anda juga dapat mengisi kolom nilai perkiraan, tetapi idealnya gunakan item agar mendapatkan rincian penawaran yang akurat.

### Bisakah manajer menolak penawaran dengan komentar?
Ya. Di Flow, setelah penolakan, Anda dapat menyertakan node **Ajukan Pertanyaan** untuk mengumpulkan alasan penolakan, lalu mengirim pesan ke tenaga penjual berisi komentar tersebut. Dengan begitu, tenaga penjual tahu persis apa yang harus disesuaikan.

### Apakah alur mengirim penawaran secara otomatis ke klien setelah persetujuan?
Tidak. Papo menjaga pengiriman tetap dalam kendali manusia. Setelah persetujuan, kartu berada di kolom “Disetujui” sebagai lampu hijau bagi tenaga penjual, yang menentukan waktu dan kanal pengiriman. Ini menambahkan lapisan keamanan ekstra.

### Bisakah saya memiliki beberapa pipeline persetujuan untuk jenis penawaran berbeda?
Ya. Anda dapat membuat pipeline sebanyak yang Anda mau di Kanban. Misalnya, satu untuk “Penawaran Layanan” dan satu lagi untuk “Penawaran Produk”, masing-masing dengan kolom dan otomatisasinya sendiri. Cukup konfigurasikan Synapse dan Flow yang independen untuk setiap pipeline.

### Apakah saya perlu paket khusus untuk menggunakan Kanban, Synapse, dan Flows bersama?
Modul Kanban, Synapse, dan Flows tersedia di platform Papo. Untuk detail tentang paket dan fitur, lihat situs resminya.

## Baca juga

- [Cara membuat dan mengonfigurasi funnel penjualan di Kanban dari awal](/hc/papo/articles/cara-membuat-dan-mengatur-corong-penjualan-di-kanban)
- [Cara mengonfigurasi sistem tiket dukungan untuk klien reseller white label menggunakan Kanban](/hc/papo/articles/cara-mengatur-sistem-tiket-dukungan-reseller-white-label-kanban)

---

**[Mulai gratis dan konfigurasikan pipeline persetujuan Anda →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?papo_lp=home&utm_source=lp&utm_medium=landing&utm_campaign=home&utm_content=start-free&papo_lp_v=start-free)**

Dengan Papo, Anda membuat alur persetujuan yang disesuaikan tanpa meninggalkan platform, memastikan setiap penawaran yang dikirim ke klien memiliki kualitas yang perusahaan Anda tuntut.