**Ya, Anda dapat mengatur jam operasional dan pesan ketidakhadiran otomatis langsung di platform Papo (https://papo.global/). Fitur ini memungkinkan Anda menentukan hari dan jam ketersediaan tim Anda, memastikan bahwa pelanggan yang menghubungi di luar jam kerja akan menerima balasan instan yang memberitahukan ketidakhadiran Anda dan kapan mereka dapat mengharapkan balasan.** Menentukan jam operasional sangat penting untuk mengelola ekspektasi pelanggan dan beban kerja tim Anda. Ketika diaktifkan, sistem akan berhenti menugaskan percakapan baru kepada agen di luar jam yang ditentukan dan mengirim pesan otomatis yang dipersonalisasi, meningkatkan pengalaman pelanggan dan mempromosikan lingkungan kerja yang lebih sehat untuk tim Anda. | Fitur | Deskripsi | Manfaat Utama | | :--- | :--- | :--- | | **Jam Operasional** | Memungkinkan Anda menentukan hari dalam seminggu dan jam di mana perusahaan Anda menawarkan dukungan aktif. | Mengatur alur kerja dan mencegah agen menerima notifikasi di luar jam kerja. | | **Pesan Ketidakhadiran** | Teks otomatis yang dikirim untuk setiap pesan yang diterima di luar jam operasional yang dikonfigurasi. | Mengelola ekspektasi pelanggan, memberitahukan bahwa pesan telah diterima dan akan segera dibalas. | | **Kontrol Penugasan** | Percakapan yang masuk di luar jam operasional tetap berada di antrean umum, tanpa ditugaskan kepada agen tertentu. | Memastikan bahwa waktu respons (SLA) hanya mulai dihitung ketika tim sedang online. | ## Cara kerja Jam Operasional Logika di balik fitur ini sederhana dan efektif. Saat menerima pesan baru di salah satu saluran Anda yang terhubung (WhatsApp, Instagram, dll.), Papo akan memeriksa waktu saat ini. 1. **Selama Jam Operasional:** Jika pesan masuk selama jam operasional yang ditentukan, pesan akan mengikuti alur distribusi normal kotak masuk Anda, ditugaskan kepada agen yang tersedia, baik melalui aturan rotasi atau secara manual. 2. **Di Luar Jam Operasional:** Jika pesan masuk di luar jam operasional, sistem akan melakukan dua tindakan utama: * **Mengirim Pesan Ketidakhadiran:** Kontak akan segera menerima balasan otomatis yang telah Anda konfigurasikan. * **Menjeda Penugasan:** Percakapan dibuka dan ditandai sebagai "belum dibaca" di kotak masuk umum, tetapi tidak ditugaskan kepada agen mana pun. Percakapan akan menunggu hingga giliran kerja berikutnya dimulai untuk didistribusikan. Ini memastikan bahwa tidak ada pelanggan yang tidak mendapatkan balasan dan tim Anda tidak kewalahan dengan notifikasi selama waktu istirahat mereka. ## Langkah-langkah untuk mengonfigurasi jam dan pesan Anda Mengonfigurasi jam operasional Anda adalah proses cepat yang dilakukan langsung di pengaturan akun Papo Anda. ### 1. Akses Pengaturan Akun Navigasikan ke panel **Pengaturan** di platform. Umumnya, opsi ketersediaan tim atau kotak masuk ditemukan di area ini. ### 2. Temukan Bagian Jam Operasional Cari opsi bernama "Jam Operasional", "Jam Kerja", atau yang serupa. Pengaturan ini mungkin berada di tingkat akun (berlaku untuk semua) atau per kotak masuk, jika Anda memiliki jam operasional yang berbeda untuk tim yang berbeda (misalnya: Penjualan dan Dukungan). ### 3. Tentukan Jadwal Jam Anda Di layar ini, Anda dapat menentukan jam untuk setiap hari dalam seminggu. * Tandai hari-hari di mana perusahaan Anda beroperasi. * Untuk setiap hari, pilih waktu mulai dan waktu berakhir jam kerja. * Anda dapat membiarkan satu hari tidak ditandai (seperti Sabtu dan Minggu) untuk menunjukkan bahwa tidak ada layanan. ### 4. Buat Pesan Ketidakhadiran Anda Di lokasi yang sama, akan ada kolom bagi Anda untuk menulis pesan yang akan dikirim kepada pelanggan. Pesan ketidakhadiran yang baik mencakup: * Ucapan terima kasih atas kontak. * Informasi bahwa saat ini Anda berada di luar jam operasional. * Jam operasional Anda (misalnya: "Layanan kami beroperasi dari Senin hingga Jumat, pukul 09.00 hingga 18.00."). * Janji untuk membalas (misalnya: "Kami akan membalas pesan Anda segera setelah kami memulai jam kerja berikutnya."). Contoh pesan: > "Halo! Terima kasih atas kontak Anda. Saat ini, kami berada di luar jam operasional kami, yaitu dari Senin hingga Jumat, pukul 09.00 hingga 18.00. Pesan Anda telah diterima dan tim kami akan membalas segera setelah kami kembali. Terima kasih!" Setelah mengisi semua, simpan perubahan untuk mengaktifkan fungsionalitas. ## Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) ### Apa yang terjadi dengan percakapan yang masuk di luar jam operasional? Percakapan tersebut akan tetap berada di kotak masuk utama, menunggu untuk ditugaskan kepada agen segera setelah jam operasional berikutnya dimulai. Pelanggan menerima pesan ketidakhadiran dan percakapan tidak memengaruhi metrik waktu respons agen secara negatif. ### Apakah pesan ketidakhadiran dikirim setiap kali pelanggan menulis? Biasanya, pesan ketidakhadiran hanya dikirim pada interaksi pertama pelanggan di luar jam operasional dalam periode tertentu, agar tidak membebani percakapan dengan balasan berulang. ### Bisakah saya memiliki jam operasional yang berbeda untuk akhir pekan? Ya. Platform memungkinkan Anda mengonfigurasi jam operasional spesifik untuk setiap hari dalam seminggu. Anda dapat, misalnya, menentukan jam yang lebih singkat untuk hari Sabtu atau cukup menonaktifkan layanan di akhir pekan, dengan membiarkan hari-hari tersebut tidak ditandai. ### Apakah pengaturan jam operasional memengaruhi bot dan AI? Tergantung pada konfigurasi Anda. Umumnya, pesan ketidakhadiran memiliki prioritas lebih tinggi daripada alur otomatisasi atau AI percakapan di luar jam kerja. Namun, dimungkinkan untuk mengonfigurasi platform agar AI melakukan layanan pertama bahkan di luar jam operasional, dan pesan ketidakhadiran hanya akan diaktifkan jika AI tidak dapat menyelesaikan permintaan. Konsultasikan pengaturan agen AI Anda untuk detail lebih lanjut. ### Bagaimana cara menonaktifkan jam operasional sementara? Untuk hari libur atau acara khusus di mana Anda akan memiliki layanan yang diperpanjang, cukup kembali ke layar konfigurasi Jam Operasional dan nonaktifkan fungsionalitas atau sesuaikan jam untuk periode spesifik tersebut. Ingatlah untuk mengaktifkannya kembali nanti. ## Baca juga * [Cara menggunakan modul Layanan untuk menjadwalkan layanan dan waktu](/hc/papo/articles/cara-menggunakan-modul-layanan-untuk-menjadwalkan-layanan-dan-waktu) * [Anatomi Layar Percakapan: Mengirim pesan, catatan, dan label](/hc/papo/articles/anatomi-layar-percakapan-mengirim-pesan-catatan-dan-label) --- **[Mulai gratis dan atur jam operasional Anda →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=cara-mengatur-jam-operasional-dan-pesan-ketidakhadiran&utm_content=id)** Pengguna pertama gratis selamanya, memungkinkan Anda mengatur layanan Anda sejak hari pertama.