**Untuk mengatur jam operasional yang berbeda bagi setiap tim atau kotak masuk di Papo (https://papo.global/), Anda mengatur jam operasional langsung pada kotak masuk yang diinginkan dan hanya mengaitkan tim yang bertanggung jawab dengannya. Dengan begitu, setiap tim beroperasi dengan jam kerjanya sendiri, dan pesan yang diterima di luar jam suatu departemen tidak mengganggu operasional departemen lain.** Ketika sebuah perusahaan memiliki banyak tim — seperti Penjualan, Dukungan, dan Keuangan — masing-masing dapat memiliki jam kerja yang berbeda. Papo memungkinkan Anda membuat kotak masuk terpisah untuk setiap kanal atau departemen dan, di masing-masing kotak, menentukan hari dan jam saat layanan manusia aktif. Di luar periode tersebut, sistem secara otomatis mengirim pesan di luar jam operasional yang dipersonalisasi dan menjaga percakapan tetap di antrean, tanpa menugaskannya ke agen mana pun, hingga awal shift berikutnya. | Fitur | Apa fungsinya | Manfaat untuk tim yang berbeda | | :--- | :--- | :--- | | **Jam operasional per kotak** | Menentukan hari dan jam operasional kotak masuk tertentu. | Setiap tim (mis.: Penjualan, Dukungan) dapat memiliki jam kerjanya sendiri, tanpa bentrok dengan tim lain. | | **Pesan di luar jam operasional yang dipersonalisasi** | Teks otomatis yang dikirim ke pelanggan saat pesan masuk di luar jam kotak tersebut. | Mengomunikasikan jam departemen secara jelas, mengelola ekspektasi, dan mengurangi kecemasan pelanggan. | | **Kaitan tim ke kotak** | Membatasi akses ke kotak masuk hanya untuk anggota tim yang dipilih. | Memastikan percakapan sampai ke spesialis yang tepat dan agen dari departemen lain tidak menerima notifikasi yang tidak semestinya. | | **Kontrol penugasan** | Percakapan di luar jam operasional tidak dibagikan ke agen; tetap di antrean hingga jam kerja berikutnya. | Mencegah SLA terpengaruh dan mencegah tim menerima notifikasi saat istirahat. | ## Bagaimana jam operasional per kotak masuk bekerja Logikanya sederhana: setiap kotak masuk yang Anda buat (WhatsApp, Instagram, e-mail, dll.) dapat memiliki jam operasionalnya sendiri. Saat pesan baru masuk, Papo memeriksa jam operasional kotak tersebut secara spesifik. - **Dalam jam operasional:** Percakapan mengikuti alur distribusi normal — ditugaskan ke agen dari tim terkait, sesuai aturan rotasi atau secara manual. - **Di luar jam operasional:** Sistem langsung mengirim pesan di luar jam operasional yang dikonfigurasi untuk kotak tersebut dan menjaga percakapan sebagai “belum dibaca” di antrean umum. Percakapan baru akan ditugaskan ke agen saat jam operasional kotak tersebut dimulai kembali. Dengan demikian, jika tim Penjualan bekerja dari pukul 09.00 hingga 18.00 dan tim Dukungan dari pukul 08.00 hingga 20.00, masing-masing akan memiliki alur layanannya sendiri, tanpa saling mengganggu. ## Langkah demi langkah untuk mengatur jam operasional berbeda per tim Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat kotak masuk dengan jam operasional independen dan mengaitkannya ke tim yang tepat. ### 1. Buat kotak masuk terpisah untuk setiap tim Buka **Pengaturan → Kotak masuk** dan tambahkan kotak baru untuk setiap kanal yang akan digunakan tim (mis.: “WhatsApp Penjualan”, “Instagram Dukungan”). Saat membuatnya, Anda dapat memilih kanal dan kemudian mengaitkan agen atau tim. Jika Anda belum membuat tim, Anda dapat melakukannya nanti. ### 2. Tentukan jam operasional kotak Di daftar kotak masuk, temukan kotak yang ingin dikonfigurasi dan buka pengaturannya. Cari bagian **Jam Operasional** (atau serupa). Di sana, Anda dapat: - Menandai hari-hari dalam seminggu saat tim melayani. - Untuk setiap hari, menentukan jam mulai dan jam selesai kerja. - Membiarkan hari tidak ditandai (mis.: Sabtu dan Minggu) untuk menunjukkan tidak ada layanan. ### 3. Sesuaikan pesan di luar jam operasional Di tempat yang sama, tersedia kolom untuk pesan otomatis yang akan dikirim ke pelanggan di luar jam operasional. Buat teks yang mencakup: - Ucapan terima kasih atas kontaknya. - Informasi bahwa tim sedang di luar jam operasional. - Jam operasional departemen tersebut. - Ekspektasi waktu respons (mis.: “Kami akan membalas segera setelah kami kembali, mulai pukul 09.00 hari Senin.”). Contoh untuk tim Penjualan: > “Halo! Terima kasih telah menghubungi tim Penjualan kami. Jam operasional kami adalah Senin hingga Jumat, pukul 09.00 hingga 18.00. Pesan Anda telah kami terima dan kami akan membalas secepatnya. Sampai jumpa!” Simpan perubahan. ### 4. Kaitkan tim ke kotak masuk Masih di pengaturan kotak, buka tab **Anggota** (atau serupa). Pilih tim yang diinginkan (mis.: “Tim Penjualan”) atau tambahkan agen satu per satu. Hanya anggota tersebut yang akan memiliki akses ke percakapan di kotak ini. Untuk membuat dan mengelola tim, gunakan bagian khusus **Tim** di pengaturan akun. ### 5. Ulangi proses untuk tim lainnya Buat sebanyak mungkin kotak masuk yang diperlukan, masing-masing dengan jam operasional dan pesan di luar jam operasionalnya sendiri. Dengan begitu, tim Dukungan dapat memiliki jam kerja yang diperpanjang, sementara tim Keuangan hanya beroperasi pada jam kerja normal, misalnya. ## Pertanyaan yang sering diajukan ### Bisakah saya memiliki jam operasional berbeda untuk penjualan dan dukungan menggunakan nomor WhatsApp yang sama? Tidak secara langsung pada nomor yang sama. Idealnya, buat kotak masuk terpisah untuk setiap tim, masing-masing terhubung ke kanal yang berbeda (mis.: satu nomor WhatsApp untuk Penjualan dan satu lagi untuk Dukungan). Dengan begitu, setiap kotak akan memiliki jam operasionalnya sendiri. ### Apa yang terjadi jika pelanggan mengirim pesan di luar jam operasional tim tertentu? Percakapan dicatat di kotak masuk tim tersebut, pelanggan menerima pesan di luar jam operasional yang dipersonalisasi, dan percakapan tidak ditugaskan ke agen mana pun. Percakapan akan menunggu dimulainya jam kerja berikutnya untuk kotak tersebut sebelum didistribusikan. ### Apakah pesan di luar jam operasional dapat berbeda untuk setiap kotak masuk? Ya. Setiap kotak masuk memungkinkan Anda mengonfigurasi pesan di luar jam operasionalnya sendiri, yang akan dikirim secara otomatis saat pesan masuk di luar jam yang ditentukan untuk kotak tersebut. ### Apakah ini memengaruhi rotasi agen? Tidak. Rotasi (distribusi otomatis) hanya terjadi selama jam operasional kotak. Di luarnya, percakapan tidak ditugaskan ke siapa pun, sehingga urutan kedatangan tetap terjaga saat jam kerja dimulai kembali. ### Apakah saya perlu membuat tim sebelum mengaitkannya ke kotak? Tidak harus. Anda dapat menambahkan agen satu per satu di tab anggota kotak masuk. Namun, membuat tim memudahkan pengelolaan karena memungkinkan Anda menambah atau menghapus anggota tim satu kali, dan perubahan tersebut tercermin di semua kotak tempat tim itu dikaitkan. ### Bagaimana cara menguji apakah konfigurasinya sudah benar? Kirim pesan ke kanal yang terhubung (mis.: WhatsApp) di luar jam yang dikonfigurasi untuk kotak tersebut. Anda harus menerima pesan di luar jam operasional secara otomatis, dan percakapan tidak boleh muncul ditugaskan ke agen mana pun hingga jam kerja dimulai. ## Baca juga - [Bagaimana cara mengaitkan kotak masuk ke tim tertentu?](/hc/papo/articles/bagaimana-cara-mengaitkan-kotak-masuk-ke-tim-tertentu) - [Bagaimana cara mengatur aturan untuk menetapkan percakapan dari kanal tertentu secara otomatis ke sebuah tim](/hc/papo/articles/cara-mengatur-aturan-tetapkan-percakapan-saluran-ke-tim) --- **[Mulai gratis →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=cara-mengatur-jam-operasional-per-tim-dan-kotak-masuk&utm_content=id)** Buat akun gratis Anda di Papo dan atur jam operasional yang berbeda untuk setiap tim dalam hitungan menit, tanpa biaya awal.