**Ya, Anda dapat menjadwalkan pengiriman otomatis laporan melalui email di Papo (https://papo.global/) menggunakan modul Flows. Platform ini menggabungkan kecerdasan buatan yang sudah menganalisis percakapan, bisnis, dan metrik produktivitas dengan tindakan pengiriman terjadwal, mengirimkan ringkasan harian, mingguan, atau bulanan ke kotak masuk manajer tanpa pekerjaan manual.**

Dengan otomatisasi ini, siapa pun yang bertanggung jawab atas operasi menerima potongan yang tepat sesuai kebutuhan: volume dan sentimen percakapan, pipeline penjualan yang berhasil, atau kinerja individu agen. AI Papo mengekstrak dan merangkum data secara otomatis, dan email tiba pada interval yang Anda tentukan.

| Jenis laporan | Sumber data di Papo | Contoh informasi yang dapat diringkas AI |
| :--- | :--- | :--- |
| **Percakapan** | Modul Percakapan (periode terakhir) | Total layanan, tertunda, prospek dengan skor tertinggi, tag yang sering digunakan, analisis sentimen |
| **Penjualan (Kanban)** | Modul Kanban (kesepakatan yang berhasil) | Kesepakatan yang ditutup (Won) dengan nilai, tanggal, funnel, dan penanggung jawab |
| **Produktivitas agen** | Modul Reports (metrik per agen) | Percakapan yang ditangani, waktu respons rata-rata, penyelesaian dalam SLA |
| **Kustom** | Kombinasi modul melalui prompt AI | Ringkasan apa pun yang dibutuhkan manajer — cukup jelaskan apa yang harus dicari dan dikelompokkan oleh AI |

## Bagaimana pengiriman otomatis laporan bekerja

Inti dari otomatisasi ini ada di modul Flows. Anda membuat alur yang dimulai dengan pemicu terjadwal (harian, mingguan, atau bulanan), menjalankan tindakan AI untuk menghasilkan laporan yang diinginkan, dan diakhiri dengan tindakan pengiriman email.

1. **Pemicu terjadwal:** Flow dimulai secara otomatis pada interval yang ditentukan — setiap hari pukul 20.00, setiap Senin pagi, atau sebulan sekali.
2. **Tindakan AI untuk peringkasan:** Node AI menerima prompt yang disesuaikan. Kecerdasan buatan mengakses informasi yang relevan (percakapan, Kanban, laporan agen) dan mengembalikan teks terstruktur.
3. **Pengiriman email:** Ringkasan yang dihasilkan dimasukkan ke dalam badan email dan dikirim ke manajer (atau daftar penerima) menggunakan kredensial SMTP yang sudah dikonfigurasi di akun.

Hasilnya adalah laporan yang tiba tanpa perlu ada yang membuka dasbor, mengekspor spreadsheet, atau mengompilasi data secara manual.

## Langkah demi langkah untuk membuat alur laporan otomatis

### Prasyarat: kredensial pengiriman email
Sebelum menyiapkan alur laporan apa pun, wajib memiliki kotak email yang dikonfigurasi untuk pengiriman. Di **Pengaturan → Kotak masuk**, tambahkan kotak dengan tipe **Email** dan isi data server SMTP (server, port, pengguna, dan kata sandi). Kami merekomendasikan layanan seperti Amazon SES atau SendGrid untuk memastikan tingkat pengiriman yang tinggi.

### 1. Buat Flow baru
Akses modul **Flows** di menu samping dan klik untuk membuat alur baru. Beri nama yang mengidentifikasi laporan, misalnya “Ringkasan penjualan harian” atau “Laporan agen mingguan”.

### 2. Konfigurasikan pemicu terjadwal
Tambahkan node **Pemicu** dan pilih opsi penjadwalan. Tentukan frekuensi (harian, mingguan, bulanan) dan waktu tepat kapan ringkasan harus dihasilkan dan dikirim. Untuk laporan setelah jam kerja, waktu seperti pukul 19.00 atau 20.00 berfungsi dengan baik.

### 3. Tambahkan tindakan AI dengan prompt laporan
Masukkan node **Tindakan** yang menggunakan kecerdasan buatan Papo. Rahasianya ada di prompt: jelaskan dengan tepat data apa yang harus dicari AI dan bagaimana ia harus mengaturnya. Contoh praktis:

- **Laporan percakapan:** "Pertimbangkan percakapan dalam 24 jam terakhir. Bawa total layanan, berapa yang tertunda, 5 kontak dengan skor prospek tertinggi, 3 tag yang paling sering digunakan, dan analisis sentimen singkat."
- **Laporan penjualan (Kanban):** "Daftar kesepakatan yang ditandai sebagai Won di Kanban, dikelompokkan berdasarkan funnel. Untuk setiap kesepakatan, informasikan nilai, tanggal penutupan, dan agen penanggung jawab."
- **Laporan produktivitas agen:** "Berdasarkan data dari modul Reports, ringkas untuk setiap agen: jumlah percakapan yang ditangani, waktu respons rata-rata, dan persentase percakapan yang diselesaikan dalam SLA."

AI akan mengembalikan teks yang siap dimasukkan ke dalam email.

### 4. Tambahkan tindakan pengiriman email
Setelah node AI, sertakan node **Tindakan** dengan tipe **Kirim email**. Pilih kredensial yang dikonfigurasi di prasyarat, masukkan penerima (atau beberapa penerima) dan gunakan variabel dengan ringkasan yang dihasilkan pada langkah sebelumnya sebagai badan pesan. Subjek dapat tetap, seperti “Laporan penjualan – {{data}}”.

### 5. Aktifkan dan uji
Simpan dan aktifkan alur. Untuk memvalidasi, Anda dapat memaksa eksekusi manual (jika tersedia) atau menunggu waktu terjadwal berikutnya. Periksa apakah email tiba dan apakah kontennya sesuai dengan yang diharapkan; sesuaikan prompt AI sesuai kebutuhan untuk menyempurnakan informasi.

## Untuk siapa otomatisasi ini berguna

- **Manajer layanan** yang membutuhkan gambaran harian operasi tanpa harus mengakses dasbor.
- **Supervisor penjualan** yang ingin mengetahui setiap hari kesepakatan mana yang ditutup, oleh siapa, dan dengan nilai berapa.
- **Koordinator tim** yang memantau produktivitas setiap agen secara mingguan atau bulanan.
- **Pemilik bisnis** yang mengalihdayakan sebagian layanan dan menginginkan ringkasan kualitas dan volume secara teratur.
- **Operasi multichannel** yang perlu menggabungkan informasi dari WhatsApp, Instagram, email, dan saluran lain ke dalam satu laporan.

## Pertanyaan yang sering diajukan

### Bisakah saya membuat alur untuk mengirim laporan penjualan dan alur lain untuk laporan percakapan?
Ya. Anda dapat membuat alur sebanyak yang diperlukan, masing-masing dengan pemicu, prompt AI, dan penerimanya sendiri. Cukup kloning alur yang ada dan sesuaikan prompt untuk jenis laporan baru.

### Apakah AI dapat mengakses data dari Kanban dan modul Reports?
Ya. Platform ini dibangun agar kecerdasan buatan dapat berinteraksi dengan modul utama, termasuk Kanban dan Reports. Cukup instruksikan di prompt apa yang harus dicari — misalnya, kesepakatan yang berhasil atau metrik agen — dan AI akan membawa informasi yang tersedia pada periode tersebut.

### Seberapa sering pengiriman yang dapat saya jadwalkan?
Pemicu terjadwal di Flows memungkinkan interval harian, mingguan, atau bulanan, dengan penentuan waktu yang tepat. Dengan demikian Anda dapat memiliki laporan harian, setiap Senin, atau setiap tanggal satu awal bulan.

### Apakah saya memerlukan kredensial SMTP khusus untuk mengirim email?
Ya. Anda perlu memiliki kotak email yang dikonfigurasi sebagai tipe Email di Papo, dengan data server SMTP yang valid. Tanpanya, alur tidak dapat mengirim pesan.

### Apakah mungkin menyertakan lebih dari satu penerima dalam laporan yang sama?
Ya. Dalam tindakan pengiriman email, Anda dapat memasukkan daftar penerima, memisahkan alamat dengan koma, atau menggunakan grup manajer.

### Bisakah saya menyesuaikan subjek email dengan tanggal laporan?
Bisa. Dalam konfigurasi tindakan email, kolom subjek menerima teks tetap dan variabel, seperti “Ringkasan harian – {{data}}”. Platform mengganti variabel dengan tanggal eksekusi alur.

## Baca juga

- [Cara membuat alur yang mengirim ringkasan percakapan harian melalui email](/hc/papo/articles/cara-membuat-alur-ringkasan-harian-percakapan-email)
- [Cara menghasilkan laporan produktivitas bulanan per agen](/hc/papo/articles/cara-membuat-laporan-produktivitas-bulanan-per-agen)

---

**[Mulai gratis dan otomatiskan laporan Anda sekarang →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=cara-menjadwalkan-pengiriman-laporan-otomatis-email-manajer&utm_content=id)**

Dengan Papo, Anda memusatkan layanan, CRM, dan laporan dalam satu platform, dan paket gratis sudah memungkinkan Anda memulai tanpa biaya.