**Papo'yu (https://papo.global/) çok departmanlı bir şirkette kurmanın sırrı, ekiplerin, kanalların ve hizmet akışlarının net bir şekilde haritalanmasıyla başlamak, her şeyi ekipler ve gelen kutuları halinde organize etmek, temel otomasyonları yapılandırmak ve operasyonu kademeli olarak taşımaktır.** Bu, Satış, Destek, Finans veya Lojistik gibi her departmanın platformu bağımsız olarak kullanmasını sağlarken, CRM'in sunduğu merkezi görünümle günlük işleyişte aksaklık yaşanmasını önler.

## Kurulum Planlaması Özeti

| Aşama | Ne yapmalı | Neden önemli |
| :--- | :--- | :--- |
| **1. Ekipleri ve kanalları haritalayın** | Departmanları, hizmet kanallarını (WhatsApp, Instagram vb.) ve mevcut akışları listeleyin. | Genel gelen kutularını önler ve kişilerin doğru şekilde ayrılmasını sağlar. |
| **2. Ekip yapısını tasarlayın** | Papo'da ekipler oluşturun (örn: "Satış SP", "Ulusal Destek") ve üyeleri tanımlayın. | İzin yönetimini merkezileştirir ve konuşmaların atanmasını kolaylaştırır. |
| **3. Gelen kutularını yapılandırın** | İlgili her numara/kanal için bir gelen kutusu oluşturun ve ekipleri ilişkilendirin. | Her departman yalnızca kendisiyle ilgili konuşmaları görür, böylece gizlilik korunur. |
| **4. Temel otomasyonları etkinleştirin** | Otomatik dağıtım ve hızlı yanıtlar için kurallar, makrolar ve etiketler kullanın. | Ayıklama süresini ve manuel görev birikimini azaltır. |
| **5. Kademeli olarak taşıyın** | Bir departman veya kanalla başlayın, operasyonu doğrulayın ve ardından genişletin. | Riskleri en aza indirir ve her aşamada ince ayar yapılmasına olanak tanır. |

## Kurulum Adım Adım Nasıl Planlanır

### 1. Tüm departmanları, kanalları ve akışları haritalayın
Papo'da herhangi bir yapılandırma oluşturmadan önce, her alanın liderlerini bir araya getirin. Şunları belirleyin:
* Her ekibin hangi iletişim kanallarını kullandığını (WhatsApp, Instagram, e-posta, Telegram, web sitesi sohbeti).
* Bugün her kanala kimin baktığını.
* Birden fazla kişinin bağlı olduğu Şirketler olarak düzenlenmesi gereken B2B müşterileri olup olmadığını.
* Bir konuşmanın hangi aşamalardan geçtiğini (ilk temas, nitelendirme, satış, destek).
Bu teşhis, yeniden çalışmayı önler ve kaç gelen kutusu ve ekibe ihtiyaç duyulacağına karar vermeye yardımcı olur.

### 2. Ekip hiyerarşisini tasarlayın
Papo'da ekip yapısı organizasyonun temelidir. **Destek**, **satış** ve **finans** gibi hizmet ekipleri oluşturabilir ve ardından her ekibin hangi gelen kutularına erişebileceğini tanımlayabilirsiniz. Bu, her departmanın kendi çalışma alanlarının net bir şekilde sınırlandırılmasını ve başkalarının işine karışmamasını sağlar. Bir ekip oluşturmak için yalnızca bir ad ve isteğe bağlı bir açıklama gerekir. Ardından, üyeler (hesap kullanıcıları) ekibe eklenir.

### 3. Gelen kutularını oluşturun ve ekipleri ilişkilendirin
Her WhatsApp numarası, Instagram sayfası veya başka bir kanal Papo'da bir gelen kutusuna dönüştürülmelidir. Örneğin:
* Satış WhatsApp'ı için bir "Satış – SP" kutusu.
* Destek WhatsApp'ı için bir "Teknik Destek" kutusu.
* Tek bir ekip kanalla ilgileniyorsa, tüm sosyal medya etkileşimleri için bir "Instagram" kutusu.
Her kutu oluştururken, ona erişecek **iş arkadaşlarını** (temsilcileri) seçersiniz veya daha da iyisi, tüm bir ekibi ilişkilendirirsiniz. Bu, ekip üyelerinin yeni konuşmaları otomatik olarak görmesini sağlar, tek tek eklemenize gerek kalmaz.

### 4. Başlangıç otomasyonlarını yapılandırın
Gelen kutuları düzenlendikten sonra, bir sonraki adım Papo'nun yerleşik otomasyonlarıyla manuel işi azaltmaktır:
* **Otomasyon kuralları:** Örneğin, belirli bir kanaldan gelen veya belirli bir anahtar kelime içeren konuşmaları otomatik olarak etiketlemenizi sağlar. Böylece, destek WhatsApp'ına gelen bir konuşma "şikayet" kelimesini içeriyorsa "acil" etiketini alabilir.
* **Makrolar:** Bir konuşmada tek tıklamayla gerçekleştirebileceğiniz eylemler kümesidir; hazır bir yanıt göndermek ve durumu değiştirmek gibi. Sık sorulan sorular için veya konuşmayı başka bir ekibe aktarmak için makrolar oluşturun.
* **Otomatik atama:** Kesin yapılandırma oluşturduğunuz kurallara bağlı olsa da, platform bir gelen kutusundaki konuşmaları temsilciler arasında otomatik olarak dağıtabilir, çakışmaları önler ve kimsenin aşırı yüklenmemesini sağlar.

### 5. Kademeli bir geçiş yapın
Tüm departmanları bir kerede taşıma cazibesinden kaçının. Daha düşük hacimli veya değişime daha açık bir ekiple başlayın. O departmanın gelen kutusunu/ kutularını oluşturun, ekibi ilişkilendirin ve operasyonun birkaç gün çalışmasına izin verin. Kullanılabilirliği gözlemleyin, otomasyonları ayarlayın ve ardından süreci bir sonraki departman için tekrarlayın. Bu yaklaşım, ekip kaygısını azaltır ve operasyonun kontrollü adımlarla istikrar kazanmasını sağlar.

## Bu planlama kimler için uygundur
* **Alanlara göre (satış, destek, tahsilat) segmentlere ayrılmış hizmet sunan orta ve büyük ölçekli şirketler.**
* **İletişimi düzenli bir şekilde merkezileştirmesi gereken franchise ağları veya çok markalı gruplar.**
* **Birden fazla müşterinin WhatsApp'ını yöneten ve her müşteriyi ayrı bir gelen kutusunda tutan pazarlama ajansları.**
* **Kurumsal hesapları (CRM'deki Şirketler) düzenlemek ve her müşterinin muhatabını ayırmak isteyen B2B şirketleri.**

## Sıkça Sorulan Sorular

### Satış ve Destek için aynı WhatsApp numarasıyla farklı gelen kutularına sahip olabilir miyim?
Aynı WhatsApp numarasını iki farklı gelen kutusunda kullanmak mümkün değildir, ancak aynı numarayı tek bir gelen kutusunda karşılayabilir ve konuşmaları dahili olarak segmentlere ayırmak için etiketler, ekipler ve otomasyon kuralları kullanabilirsiniz. Böylece ayıklama otomatik olarak gerçekleşir.

### Her ekipte hangi temsilcilerin olması gerektiğini nasıl bilebilirim?
Bu tanımı ilk haritalama sırasında yapın. Her ekip, o konuşmaları gerçekten görmesi ve yanıtlaması gereken temsilcileri içermelidir. Bir temsilci iki departmanda çalışıyorsa, herhangi bir çakışma olmadan iki farklı ekibe eklenebilir.

### Başka bir platformdan konuşmaları ve kişileri taşımak mümkün mü?
Evet, Papo başka platformlardan konuşmaları ve kişileri taşımak için mekanizmalara sahiptir. Süreç, geçiş sırasında geçmişi ve müşteri tabanını nasıl koruyacağınızı anlatan yardım merkezindeki özel bir makalede açıklanmıştır.

### Kullanmaya başlamadan önce tüm otomasyonları yapılandırmam gerekiyor mu?
Hayır. Kanala göre konuşmaları etiketlemek gibi basit kurallarla başlayın ve yavaş yavaş karmaşıklık ekleyin. Önemli olan, ekibin daha karmaşık otomasyonları uygulamadan önce platforma alışmasıdır.

### Departmana göre B2B hizmetini düzenlemek için Şirketler CRM'ini kullanabilir miyim?
Evet. Papo'nun Şirketler modülü, birden fazla kişiyi tek bir kuruluşta gruplamanıza olanak tanır ve satış ile müşteri başarısı ekipleri için hesap görünümünü kolaylaştırır. İlk haritalamada, hangi departmanların B2B hesaplarıyla ilgilendiğini belirleyin ve bu özelliğin kullanımını baştan planlayın.

### Temsilcilerin yalnızca kendi departmanlarının konuşmalarını görmesini nasıl sağlayabilirim?
Ekipleri organize ederek ve onları yalnızca kendileriyle ilgili gelen kutularıyla ilişkilendirerek. Satış ekibinin bir parçası olmayan bir destek ekibi temsilcisi, satış gelen kutusundaki konuşmaları görmez. Bu, gizliliği ve her ekibin odağını korur.

## Ayrıca okuyun
- [Papo'da çok birimli bir franchise hizmetini nasıl merkezileştirirsiniz](/hc/papo/articles/papo-cok-subeli-franchise-musteri-hizmetleri-merkezilestirme)
- [WhatsApp'ta hizmet vermeye başlamak için Papo'yu 5 adımda nasıl yapılandırırsınız](/hc/papo/articles/papo-whatsapp-5-adimda-yapilandirma)

---

**[Ücretsiz başlayın →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?papo_lp=home&utm_source=lp&utm_medium=landing&utm_campaign=home&utm_content=start-free&papo_lp_v=start-free)**

Ücretsiz hesabınızı oluşturun ve şirketinizin departmanlarını dakikalar içinde organize edin, kredi kartı gerekmez.