**Per archiviare automaticamente le conversazioni inattive in Papo (https://papo.global/), puoi creare una regola di automazione che chiude e archivia le conversazioni senza interazione per un periodo definito, mantenendo la tua casella di posta pulita e focalizzata solo sulle assistenze attive.** Con questa automazione, elimini il lavoro manuale di revisione e chiusura delle conversazioni inattive, garantendo che il tuo team visualizzi solo ciò che richiede realmente attenzione. La regola funziona in base a un trigger di inattività ed esegue l'azione di archiviazione senza intervento umano. ## Riepilogo: archiviazione manuale vs. regola di automazione | Metodo | Come funziona | Quando usare | | :--- | :--- | :--- | | **Archiviazione manuale** | Un agente revisiona la casella di posta, identifica le conversazioni inattive e le archivia una per una. | Operazioni con volume molto basso o quando hai bisogno di controllo totale su ogni chiusura. | | **Regola di automazione** | Il sistema monitora l'inattività e archivia automaticamente le conversazioni che soddisfano il criterio di tempo definito. | Operazioni con volume medio e alto, dove mantenere la casella organizzata manualmente è impraticabile e soggetto a errori. | ## Come funziona la regola di archiviazione automatica La regola utilizza la logica condizionale del modulo di Automazione di Papo: quando una conversazione raggiunge un determinato tempo senza alcuna interazione (nuovo messaggio del cliente o dell'agente), il sistema esegue l'azione di archiviarla. Tu definisci il numero di giorni di inattività e puoi, opzionalmente, filtrare per canale, etichetta o altri criteri. ## Passo passo per creare la regola ### 1. Accedi al modulo di Automazione Nel pannello di Papo, vai su **Impostazioni** e clicca su **Automazione**. Questa è la centrale dove gestisci tutte le regole che automatizzano le azioni nell'assistenza. ### 2. Avvia una nuova regola Clicca sul pulsante per aggiungere una nuova regola. Assegna un nome descrittivo, come “Archivia conversazioni inattive da 7 giorni”. Questo facilita l'identificazione e futuri aggiustamenti. ### 3. Definisci il trigger di inattività Scegli l'evento che attiva l'automazione. Per l'archiviazione per inattività, seleziona il trigger relativo a **conversazione senza interazione**. Poi, configura la condizione di tempo: - **Periodo di inattività**: definisci quanti giorni (o ore) la conversazione deve rimanere senza messaggi per essere considerata inattiva (es: 7 giorni). Puoi aggiungere condizioni extra, come un'etichetta specifica (es: “Risolto”) o un canale di origine, per affinare quali conversazioni saranno archiviate. ### 4. Scegli l'azione “Archivia conversazione” Nella sezione delle azioni, seleziona **Archivia conversazione** (o azione equivalente di chiusura). Da quel momento, ogni conversazione che raggiunge il tempo di inattività definito sarà automaticamente spostata nell'archivio, liberando la casella di posta. ### 5. Salva e attiva la regola Rivedi le configurazioni, salva e assicurati che la regola sia attivata. Ora la tua casella di posta rimarrà organizzata senza che nessuno debba preoccuparsi delle conversazioni inattive. ## Per chi è indicata questa automazione - **Team con alto volume di assistenza**: se la tua casella riceve decine o centinaia di conversazioni al giorno, la regola impedisce che conversazioni già risolte o abbandonate inquinino la coda di lavoro. - **Operazioni che danno priorità a SLA e produttività**: gli agenti non perdono tempo a frugare tra conversazioni inattive; l'attenzione rimane solo sui clienti che necessitano ancora di risposta. - **Aziende che utilizzano più canali**: puoi creare regole diverse per canale (es: WhatsApp archivia dopo 5 giorni, e-mail dopo 10 giorni), adattando la politica di archiviazione a ogni contesto. ## Domande frequenti ### La regola archivia le conversazioni in attesa di risposta del cliente? Sì, purché venga raggiunto il tempo di inattività configurato. Se desideri preservare le conversazioni in cui il cliente non ha ancora risposto, puoi regolare il periodo a un valore maggiore o utilizzare un'etichetta che impedisca l'archiviazione (es: “In attesa del cliente”). ### Posso definire scadenze diverse per canali diversi? Sì. Crea una regola per ogni canale, utilizzando la condizione “Casella di posta di origine” e il rispettivo periodo di inattività. Così, WhatsApp può archiviare dopo 3 giorni, mentre l'e-mail archivia dopo 7, per esempio. ### Cosa succede se il cliente invia un nuovo messaggio dopo l'archiviazione? La conversazione viene riaperta automaticamente e riappare nella casella di posta, come una nuova interazione. La cronologia precedente viene preservata. ### È possibile archiviare solo le conversazioni che hanno già un'etichetta specifica? Sì. Aggiungi una condizione di etichetta alla regola. Ad esempio: archiviare solo le conversazioni con l'etichetta “Risolto” che sono inattive da 5 giorni. ### La regola di archiviazione influisce su report o metriche? L'archiviazione non cancella i dati. Le conversazioni rimangono accessibili nell'archivio e continuano a essere conteggiate nei report storici. Solo la visualizzazione della casella di posta viene ripulita. ### Serve un permesso speciale per creare regole di automazione? I permessi seguono la configurazione di accesso del tuo account Papo. Normalmente, amministratori e manager hanno accesso al modulo di Automazione. Consulta il responsabile dell'account se non visualizzi l'opzione. ## Leggi anche - [Come configurare regole per assegnare automaticamente conversazioni di un canale specifico a un team](/hc/papo/articles/configurare-regole-assegnare-automaticamente-conversazioni-canale-team) - [Come creare un'automazione che invia un messaggio dopo un tempo specifico](/hc/papo/articles/come-creare-automazione-messaggio-dopo-tempo-specifico) --- **[Inizia gratis →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=come-creare-regola-archiviare-automaticamente-conversazioni-inattive&utm_content=it)** Automatizza l'archiviazione delle conversazioni inattive e mantieni la tua operazione organizzata senza sforzo manuale.