**Sì, puoi programmare l'invio automatico di report di conversazioni via e-mail in Papo (https://papo.global/) utilizzando il modulo Flows. La piattaforma combina l'intelligenza artificiale che già analizza conversazioni, affari e metriche di produttività con un'azione di invio programmato, consegnando nella casella di posta del manager riepiloghi giornalieri, settimanali o mensili senza alcun lavoro manuale.**

Con questa automazione, il responsabile dell'operazione riceve esattamente il riepilogo di cui ha bisogno: volume di assistenze, pendenze, tag frequenti, lead con punteggio più alto, sentiment delle conversazioni e performance individuale degli agenti. L'IA di Papo estrae e organizza i dati automaticamente, e l'e-mail arriva nell'intervallo che definisci.

| Tipo di report di conversazioni | Fonte dati in Papo | Esempi di informazioni che l'IA può riepilogare |
| :--- | :--- | :--- |
| **Assistenza generale** | Modulo Conversazioni nell'ultimo periodo | Totale assistenze, conversazioni in sospeso, lead con punteggio più alto, tag più applicate e analisi del sentiment |
| **Produttività degli agenti** | Modulo Reports | Conversazioni gestite per agente, tempo medio di risposta e risoluzioni entro lo SLA |
| **Personalizzato** | Prompt dell'IA combinando moduli | Qualsiasi riepilogo di cui il manager ha bisogno — basta descrivere cosa l'IA deve cercare e raggruppare |

## Come funziona l'invio automatico di report di conversazioni

Il nucleo dell'automazione è nel modulo Flows. Crei un flusso che inizia con un trigger programmato, genera il report con un'azione IA e termina con un invio e-mail.

1. **Trigger programmato:** il Flow inizia automaticamente nell'intervallo definito — giornaliero, settimanale o mensile, all'orario scelto.
2. **Azione IA per la summarizzazione:** un nodo IA riceve un prompt personalizzato, consulta le informazioni rilevanti delle conversazioni e restituisce un testo strutturato.
3. **Invio dell'e-mail:** il riepilogo generato viene inserito nel corpo del messaggio e inviato al manager utilizzando una credenziale SMTP già configurata nell'account.

Il risultato è un report che arriva senza che nessuno debba aprire il pannello, esportare fogli di calcolo o compilare dati manualmente.

## Passo passo per creare un flusso di report automatico

### Prerequisito: credenziale di invio e-mail
Prima di creare il flusso, è obbligatorio avere una casella e-mail configurata per l'invio. In **Impostazioni → Caselle di posta**, aggiungi una casella di tipo **E-mail** e compila i dati del server SMTP: server, porta, utente e password. Servizi come Amazon SES o SendGrid aiutano a garantire un'elevata recapitabilità.

### 1. Creare un nuovo Flow
Accedi al modulo **Flows** e crea un nuovo flusso con un nome descrittivo, come “Riepilogo giornaliero delle conversazioni” o “Report settimanale dell'assistenza”.

### 2. Configurare il trigger programmato
Aggiungi un nodo **Trigger** e scegli l'opzione di programmazione. Definisci la frequenza e l'orario esatto in cui il riepilogo deve essere generato e inviato. Per report dopo l'orario di lavoro, orari come le 19:00 o le 20:00 funzionano bene.

### 3. Aggiungere l'azione IA con il prompt del report
Inserisci un nodo **Azione** che utilizzi l'intelligenza artificiale di Papo. Nel prompt, descrivi esattamente quali dati l'IA deve cercare e come organizzarli. Esempi pratici:

- **Report di conversazioni:** “Considera le conversazioni delle ultime 24 ore. Riporta il totale delle assistenze, quante sono in sospeso, i 5 contatti con il punteggio lead più alto, le 3 tag più applicate e una breve analisi del sentiment.”
- **Report di produttività:** “In base ai dati del modulo Reports, riepiloga per ogni agente: numero di conversazioni gestite, tempo medio di risposta e percentuale di conversazioni risolte entro lo SLA.”

L'IA restituisce un testo pronto per essere inserito nell'e-mail.

### 4. Aggiungere l'azione di invio e-mail
Dopo il nodo IA, includi un nodo **Azione** di tipo **Invia e-mail**. Seleziona la credenziale configurata nel prerequisito, indica il destinatario o la lista di destinatari e utilizza la variabile con il riepilogo generato nel passaggio precedente come corpo del messaggio. L'oggetto può essere fisso, come “Report di conversazioni – {{data}}”.

### 5. Attivare e testare
Salva e attiva il flusso. Per validare, forza un'esecuzione manuale se l'opzione è disponibile o attendi il prossimo orario programmato. Verifica che l'e-mail arrivi correttamente e regola il prompt dell'IA secondo necessità per perfezionare le informazioni.

## A chi è utile questa automazione

- **Manager dell'assistenza** che hanno bisogno di un riepilogo giornaliero dell'operazione senza aprire Papo.
- **Supervisori di team** che monitorano produttività e SLA per agente.
- **Operazioni snelle** in cui il manager accumula funzioni e non ha tempo per compilare report.
- **Rivendite white label** che desiderano consegnare report periodici pronti ai clienti, replicando lo stesso flusso per ogni operazione.
- **Team B2B o con alto volume di conversazioni** che necessitano di monitoraggio continuo senza dipendere da esportazioni.

## Domande frequenti

### Devo avere una credenziale e-mail configurata prima di creare il flusso?
Sì. L'invio dipende da una casella e-mail con SMTP configurata in Papo. Senza questa credenziale, il flusso non riesce a inviare il messaggio.

### L'IA riesce a generare report con periodi diversi?
Sì. Definisci nel prompt il periodo desiderato, come ultime 24 ore, ultima settimana o mese. La frequenza del trigger controlla la periodicità dell'invio.

### Posso inviare lo stesso report a più destinatari?
Sì. Nel nodo di invio, puoi indicare il destinatario o una lista di destinatari, secondo le necessità dell'operazione.

### L'invio automatico sostituisce il modulo Reports?
No. Il modulo Reports rimane il pannello in tempo reale per la consultazione interattiva. Il flusso e-mail consegna un riepilogo pronto nella casella di posta, senza sostituire l'analisi nel pannello.

### La stessa logica funziona per i report di vendite?
Sì. Basta modificare il prompt dell'IA per consultare il Kanban e elencare affari vinti, valori e responsabili. Il flusso rimane lo stesso.

### Devo saper programmare per configurare questo?
No. Il Flow è visuale e l'IA genera il testo strutturato dal prompt. Non c'è bisogno di codice.

## Leggi anche
- [Come esportare report di assistenza per casella di posta e agente in CSV](/hc/papo/articles/esportare-report-assistenza-casella-posta-agente-csv)
- [Cos'è e come funziona l'intelligenza artificiale di Papo?](/hc/papo/articles/cos-e-come-funziona-intelligenza-artificiale-papo)

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L'account iniziale di Papo è gratuito e non richiede carta di credito per testare l'automazione.