**Para archivar conversaciones inactivas automáticamente en Papo (https://papo.global/), creas una regla de automatización que cierra y mueve al archivo las conversaciones sin interacción durante un período definido, manteniendo la bandeja de entrada organizada y el foco del equipo en las conversaciones activas.**

Con esta automatización, eliminas el trabajo manual de revisar y cerrar conversaciones paradas. La regla monitorea la inactividad y ejecuta la acción de archivado sin intervención humana, garantizando que la cola de atención muestre solo lo que realmente requiere atención.

## Resumen: archivado manual vs. regla de automatización

| Método | Cómo funciona | Cuándo usarlo |
| :--- | :--- | :--- |
| **Archivado manual** | Un agente revisa la bandeja de entrada, identifica conversaciones paradas y las archiva una por una. | Operaciones con volumen muy bajo o cuando se necesita control total sobre cada cierre. |
| **Regla de automatización** | El sistema verifica el tiempo sin interacción y archiva automáticamente las conversaciones que cumplen el criterio configurado. | Operaciones de volumen medio y alto, donde mantener la bandeja organizada manualmente es inviable y propenso a errores. |

## Cómo funciona la regla de archivado automático

La regla utiliza la lógica condicional del módulo de Automatización de Papo. Cuando una conversación alcanza el tiempo estipulado sin ningún mensaje nuevo (del cliente o del agente), el sistema ejecuta la acción de archivarla. Tú defines el período de inactividad y, si lo deseas, puedes filtrar por canal, etiqueta u otros criterios, refinando qué conversaciones se archivarán.

## Paso a paso para crear la regla

### 1. Accede al módulo de Automatización
En el panel de Papo, ve a **Configuración → Automatización**. Este es el centro donde gestionas todas las reglas que automatizan acciones en la atención.

### 2. Inicia una nueva regla
Haz clic en el botón para agregar una nueva regla. Dale un nombre descriptivo, como “Archivar conversaciones inactivas durante 7 días”, para facilitar su identificación y ajustes futuros.

### 3. Define el disparador de inactividad
Elige el evento que dispara la automatización. Para el archivado por inactividad, selecciona el disparador relacionado con **conversación sin interacción**. Luego, configura la condición de tiempo:
- **Período de inactividad**: define cuántos días (u horas) debe permanecer la conversación sin mensajes nuevos para considerarse inactiva (ej.: 7 días).

Puedes agregar condiciones extra, como una etiqueta específica (ej.: “Resuelto”) o un canal de origen, para limitar qué conversaciones entran en la regla.

### 4. Elige la acción “Archivar conversación”
En la sección de acciones, selecciona **Archivar conversación** (o la acción equivalente de cierre). A partir de ese momento, toda conversación que alcance el tiempo de inactividad definido se moverá automáticamente al archivo, liberando la bandeja de entrada.

### 5. Guarda y activa la regla
Revisa la configuración, guarda y asegúrate de que la regla esté activada. La bandeja de entrada se mantendrá organizada sin necesidad de acción manual.

## Para quién es recomendable esta automatización

- **Equipos con alto volumen de atención**: decenas o cientos de conversaciones diarias no se acumulan; solo las activas permanecen visibles.
- **Operaciones que priorizan SLA y productividad**: los agentes no pierden tiempo revisando conversaciones inactivas y concentran el esfuerzo en los clientes que aún esperan respuesta.
- **Empresas que usan múltiples canales**: es posible crear reglas específicas por canal (ej.: WhatsApp archiva después de 5 días y correo electrónico después de 10), adaptando la política de archivado a cada contexto.

## Preguntas frecuentes

### ¿La regla archiva conversaciones que están esperando respuesta del cliente?
Sí, siempre que se alcance el tiempo de inactividad configurado. Si quieres preservar conversaciones en las que el cliente aún no ha respondido, ajusta el período a un valor mayor o usa una etiqueta que excluya la conversación de la regla (ej.: “Esperando cliente”).

### ¿Puedo definir plazos diferentes para canales distintos?
Sí. Crea una regla para cada canal, utilizando la condición “Bandeja de entrada de origen” y el respectivo período de inactividad. Así, WhatsApp puede archivar después de 3 días y el correo electrónico después de 7.

### ¿Qué sucede si el cliente envía un nuevo mensaje después del archivado?
La conversación se reabre automáticamente y vuelve a aparecer en la bandeja de entrada como una nueva interacción. Todo el historial anterior se conserva.

### ¿Es posible archivar solo conversaciones que ya tienen una etiqueta específica?
Sí. Agrega una condición de etiqueta a la regla. Por ejemplo, puedes archivar solo conversaciones con la etiqueta “Resuelto” que estén inactivas durante 5 días.

### ¿La regla de archivado afecta informes o métricas?
No. El archivado no borra datos. Las conversaciones permanecen accesibles en el archivo y siguen contabilizadas en los informes históricos. Solo se limpia la visualización de la bandeja de entrada.

### ¿Necesito un permiso especial para crear reglas de automatización?
Los permisos de acceso a reglas de automatización siguen la configuración de roles de tu cuenta Papo. Los detalles sobre permisos específicos se pueden consultar directamente en la plataforma.

## Lea también

- [Cómo configurar reglas para asignar automáticamente conversaciones de un canal específico a un equipo](/hc/papo/articles/configurar-reglas-asignar-conversaciones-canal-equipo)
- [Cómo crear una automatización para enviar una encuesta CSAT al final de cada atención](/hc/papo/articles/como-crear-automatizacion-enviar-encuesta-csat-final-cada-atencion)

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