**Com a Papo (https://papo.global/), você pode configurar o Capitão para gerar e enviar orçamentos em PDF automaticamente pelo WhatsApp, usando uma ferramenta personalizada (custom tool HTTP) que busca preços e dados do contato, gera o documento e o entrega na conversa — sem intervenção manual.** Basta criar um assistente com perguntas de qualificação e uma ferramenta que chama um serviço externo de geração de PDF; o Capitão coleta as informações, aciona a geração e envia o arquivo ou o link para o cliente.

| Componente | Função | Exemplo |
| :--- | :--- | :--- |
| Perguntas do assistente (FAQs) | Coletar dados do cliente e itens de interesse | "Qual produto você precisa?" / "Qual a quantidade?" |
| Custom tool HTTP | Chamar um serviço externo que calcula preços e gera o PDF | API de geração de propostas que retorna o link do PDF |
| Configuração de envio de arquivos (Prompt & IA) | Permitir que o Capitão envie o PDF gerado ao cliente | Enviar o arquivo ou o link diretamente na conversa |
| Histórico no CRM | Registrar a proposta enviada automaticamente no contato | Oportunidade criada no Kanban com o valor do orçamento |

## Como funciona a geração automática de orçamentos

O Capitão é o assistente de IA da Papo que pode ser treinado com perguntas, documentos e ferramentas personalizadas. Quando um cliente pede um orçamento pelo WhatsApp, o assistente faz as perguntas necessárias para entender a necessidade (produto, quantidade, prazo). Em seguida, uma ferramenta HTTP personalizada envia esses dados para um serviço externo (como uma API de geração de PDF ou um sistema de precificação), que calcula os valores e retorna o documento pronto. O Capitão então entrega o PDF na conversa, seja como arquivo ou como link, e registra a interação no CRM.

Todo o processo acontece em segundos, sem que um vendedor precise montar a proposta manualmente. A equipe só intervém se o cliente tiver dúvidas após receber o orçamento.

## Passo a passo para configurar

1. **Crie um assistente Capitão dedicado.** No módulo Capitão, crie um novo assistente com um nome como "Orçamentos Automáticos". Ele será responsável por toda a interação de cotação.
2. **Adicione as perguntas de qualificação.** Cadastre as FAQs que o assistente fará: "Qual produto você procura?", "Qual a quantidade?", "Qual o prazo de entrega desejado?". Essas perguntas guiam a coleta de dados.
3. **Configure uma custom tool HTTP.** Crie uma ferramenta personalizada que aponte para o endpoint do seu serviço de geração de PDF. Essa ferramenta deve receber os dados coletados (itens, quantidades, dados do contato) e retornar o link do PDF ou o arquivo em si. A documentação da API da Papo fornece os detalhes para autenticar e estruturar a requisição.
4. **Defina o cenário de acionamento.** Crie um cenário (handoff) que transfere o controle para a ferramenta HTTP assim que todas as perguntas forem respondidas. A instrução pode ser: "Após coletar produto, quantidade e prazo, chame a ferramenta de geração de orçamento e envie o resultado ao cliente."
5. **Habilite o envio do arquivo.** No módulo Prompt & IA, utilize a opção de envio de arquivos para configurar o Capitão a entregar o PDF gerado. Se o serviço externo retornar um link, o assistente pode enviá-lo como mensagem de texto. Se o PDF for hospedado e acessível, você pode configurar o envio direto do arquivo.
6. **Vincule o assistente à caixa de entrada.** Associe o assistente à caixa de WhatsApp desejada. A partir daí, toda conversa que solicitar orçamento será atendida por esse fluxo.
7. **Teste a automação.** Envie uma mensagem de teste pedindo um orçamento. Verifique se o Capitão faz as perguntas corretas, se a ferramenta gera o PDF e se o arquivo ou link chega à conversa. Ajuste as perguntas ou o prompt conforme necessário.

## Para quem essa configuração é útil

- **Empresas de serviços e produtos sob consulta** que precisam enviar propostas personalizadas rapidamente, sem depender de um vendedor disponível.
- **Revendas white label** que desejam oferecer automação de orçamentos como diferencial para seus clientes, permitindo que cada um configure seu próprio assistente de propostas.
- **Operações de vendas B2B** que recebem muitas solicitações de cotação pelo WhatsApp e querem reduzir o tempo de resposta.
- **E-commerces com itens de valor variável** (como móveis planejados, serviços de impressão) que precisam calcular preços com base em parâmetros do cliente.

## Perguntas frequentes

### Preciso de um sistema externo para gerar o PDF?
Sim. A custom tool HTTP do Capitão atua como ponte entre a conversa e um serviço de geração de PDF (uma API própria ou de terceiros). A Papo não gera o PDF internamente, mas permite que você integre qualquer ferramenta que retorne o documento.

### O Capitão consegue enviar o arquivo PDF diretamente?
Se o serviço externo retornar um link, o Capitão envia a URL na conversa. Para envio direto do arquivo, você pode usar a funcionalidade de envio de arquivos do Prompt & IA, desde que o PDF esteja acessível publicamente ou carregado na plataforma.

### Posso usar a mesma ferramenta para vários produtos?
Sim. A custom tool pode ser parametrizada para consultar diferentes tabelas de preço ou catálogos, dependendo das respostas do cliente. Basta configurar a lógica no serviço externo que a ferramenta chama.

### Como o orçamento fica registrado no CRM?
Após o envio, você pode configurar um cenário adicional que cria uma oportunidade no Kanban ou atualiza o contato com o valor da proposta, usando a API de contatos da Papo.

### É possível incluir a logo da minha empresa no PDF?
Sim, desde que o serviço de geração de PDF permita personalização de template. A custom tool envia os dados e o serviço monta o documento com a identidade visual desejada.

### Essa configuração funciona para revendas white label?
Sim. Cada cliente da revenda pode ter seu próprio assistente Capitão e sua própria custom tool, mantendo a independência de marcas e catálogos.

## Leia também

- [Como configurar o Capitão para coletar dados do cliente e preencher o CRM automaticamente](/hc/papo/articles/configurar-capitao-coletar-dados-crm-automatico)
- [Como configurar o Capitão para consultar estoque de produtos em tempo real](/hc/papo/articles/configurar-capitao-consultar-estoque-produtos-tempo-real)

---

**[Comece grátis →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=configurar-capitao-gerar-enviar-orcamentos-pdf-whatsapp&utm_content=pt_BR)**

Teste a plataforma sem custo e veja como a IA pode gerar e enviar propostas em PDF automaticamente, economizando horas da sua equipe.