**Con Papo (https://papo.global/), puoi configurare il Capitão per generare e inviare preventivi in PDF automaticamente tramite WhatsApp, utilizzando uno strumento personalizzato (custom tool HTTP) che recupera prezzi e dati del contatto, genera il documento e lo consegna nella conversazione — senza intervento manuale.** Basta creare un assistente con domande di qualificazione e uno strumento che chiama un servizio esterno di generazione PDF; il Capitão raccoglie le informazioni, attiva la generazione e invia il file o il link al cliente.

| Componente | Funzione | Esempio |
| :--- | :--- | :--- |
| Domande dell'assistente (FAQ) | Raccogliere dati del cliente e articoli di interesse | "Quale prodotto ti serve?" / "Quale quantità?" |
| Custom tool HTTP | Chiamare un servizio esterno che calcola i prezzi e genera il PDF | API di generazione preventivi che restituisce il link del PDF |
| Configurazione invio file (Prompt & IA) | Consentire al Capitão di inviare il PDF generato al cliente | Inviare il file o il link direttamente nella conversazione |
| Storico nel CRM | Registrare il preventivo inviato automaticamente nel contatto | Opportunità creata nel Kanban con il valore del preventivo |

## Come funziona la generazione automatica dei preventivi

Il Capitão è l'assistente IA di Papo che può essere addestrato con domande, documenti e strumenti personalizzati. Quando un cliente richiede un preventivo tramite WhatsApp, l'assistente pone le domande necessarie per comprendere l'esigenza (prodotto, quantità, tempistiche). Successivamente, uno strumento HTTP personalizzato invia questi dati a un servizio esterno (come un'API di generazione PDF o un sistema di prezzatura), che calcola i valori e restituisce il documento pronto. Il Capitão quindi consegna il PDF nella conversazione, sia come file che come link, e registra l'interazione nel CRM.

L'intero processo avviene in pochi secondi, senza che un venditore debba preparare manualmente il preventivo. Il team interviene solo se il cliente ha dubbi dopo aver ricevuto il preventivo.

## Passo passo per la configurazione

1. **Crea un assistente Capitão dedicato.** Nel modulo Capitão, crea un nuovo assistente con un nome come "Preventivi Automatici". Sarà responsabile di tutta l'interazione di quotazione.
2. **Aggiungi le domande di qualificazione.** Registra le FAQ che l'assistente porrà: "Quale prodotto cerchi?", "Quale quantità?", "Quale tempistica di consegna desideri?". Queste domande guidano la raccolta dati.
3. **Configura una custom tool HTTP.** Crea uno strumento personalizzato che punti all'endpoint del tuo servizio di generazione PDF. Questo strumento deve ricevere i dati raccolti (articoli, quantità, dati del contatto) e restituire il link del PDF o il file stesso. La documentazione dell'API di Papo fornisce i dettagli per autenticare e strutturare la richiesta.
4. **Definisci lo scenario di attivazione.** Crea uno scenario (handoff) che trasferisce il controllo allo strumento HTTP non appena tutte le domande hanno ricevuto risposta. L'istruzione può essere: "Dopo aver raccolto prodotto, quantità e tempistiche, chiama lo strumento di generazione del preventivo e invia il risultato al cliente."
5. **Abilita l'invio del file.** Nel modulo Prompt & IA, utilizza l'opzione di invio file per configurare il Capitão affinché consegni il PDF generato. Se il servizio esterno restituisce un link, l'assistente può inviarlo come messaggio di testo. Se il PDF è ospitato e accessibile, puoi configurare l'invio diretto del file.
6. **Collega l'assistente alla casella di posta in arrivo.** Associa l'assistente alla casella WhatsApp desiderata. Da quel momento, ogni conversazione che richiede un preventivo sarà gestita da questo flusso.
7. **Testa l'automazione.** Invia un messaggio di test richiedendo un preventivo. Verifica se il Capitão pone le domande corrette, se lo strumento genera il PDF e se il file o il link arrivano nella conversazione. Modifica le domande o il prompt secondo necessità.

## A chi è utile questa configurazione

- **Aziende di servizi e prodotti su richiesta** che devono inviare preventivi personalizzati rapidamente, senza dipendere da un venditore disponibile.
- **Rivendite white label** che desiderano offrire l'automazione dei preventivi come differenziale per i propri clienti, consentendo a ciascuno di configurare il proprio assistente di proposte.
- **Operazioni di vendita B2B** che ricevono molte richieste di quotazione tramite WhatsApp e vogliono ridurre i tempi di risposta.
- **E-commerce con articoli di valore variabile** (come mobili su misura, servizi di stampa) che devono calcolare i prezzi in base ai parametri del cliente.

## Domande frequenti

### Ho bisogno di un sistema esterno per generare il PDF?
Sì. La custom tool HTTP del Capitão funge da ponte tra la conversazione e un servizio di generazione PDF (un'API propria o di terze parti). Papo non genera il PDF internamente, ma ti permette di integrare qualsiasi strumento che restituisca il documento.

### Il Capitão riesce a inviare direttamente il file PDF?
Se il servizio esterno restituisce un link, il Capitão invia l'URL nella conversazione. Per l'invio diretto del file, puoi utilizzare la funzionalità di invio file del Prompt & IA, a condizione che il PDF sia accessibile pubblicamente o caricato sulla piattaforma.

### Posso usare lo stesso strumento per più prodotti?
Sì. La custom tool può essere parametrizzata per consultare diverse tabelle di prezzo o cataloghi, a seconda delle risposte del cliente. Basta configurare la logica nel servizio esterno che lo strumento chiama.

### Come viene registrato il preventivo nel CRM?
Dopo l'invio, puoi configurare uno scenario aggiuntivo che crea un'opportunità nel Kanban o aggiorna il contatto con il valore della proposta, utilizzando l'API dei contatti di Papo.

### È possibile includere il logo della mia azienda nel PDF?
Sì, a condizione che il servizio di generazione PDF permetta la personalizzazione del template. La custom tool invia i dati e il servizio assembla il documento con l'identità visiva desiderata.

### Questa configurazione funziona per le rivendite white label?
Sì. Ogni cliente della rivendita può avere il proprio assistente Capitão e la propria custom tool, mantenendo l'indipendenza di marchi e cataloghi.

## Leggi anche

- [Come configurare il Capitão per raccogliere i dati del cliente e compilare automaticamente il CRM](/hc/papo/articles/capitao-raccogliere-dati-cliente-compilare-crm)
- [Come configurare il Capitão per consultare le scorte di prodotti in tempo reale](/hc/papo/articles/configurare-capitao-consultare-disponibilita-prodotti-tempo-reale)

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