**Pour configurer un service VIP sur Papo (https://papo.global/), créez une boîte de réception exclusive pour les clients VIP, utilisez des étiquettes de priorité pour signaler ces conversations et configurez une automatisation pour notifier l'équipe commerciale. Ensuite, activez un Flow de bienvenue personnalisé afin que le client VIP reçoive une première réponse immédiate et ciblée.**

Ce format garde les clients à forte valeur en dehors de la file d'attente commune, réduit le temps de réponse pour les opportunités importantes et garantit que seule la bonne équipe traite chaque conversation.

## Ce qui caractérise un service VIP sur Papo

Un service VIP réunit trois éléments que la plateforme propose déjà :

- **Boîte exclusive** : une boîte de réception séparée uniquement pour le public VIP, associée à l'équipe commerciale ou aux comptes stratégiques.
- **Étiquette de priorité** : un marquage visuel qui permet de filtrer et d'ordonner les conversations VIP dans la boîte.
- **Automatisation + Flow** : des règles qui notifient l'équipe commerciale et un flux visuel de bienvenue qui répond immédiatement, avant même qu'un agent prenne le relais.

Ainsi, l'opération ne dépend plus d'un agent qui doit se rappeler de prioriser manuellement chaque contact.

## Résumé de la configuration

| Étape | Que faire | Résultat |
| :--- | :--- | :--- |
| Boîte exclusive | Créer une boîte de réception séparée pour les VIP et l'associer à l'équipe commerciale. | Les conversations VIP ne se mélangent pas à la file d'attente commune. |
| Étiquette de priorité | Appliquer l'étiquette « VIP » aux conversations ou contacts importants. | L'équipe peut filtrer la file d'attente et traiter d'abord ce qui est prioritaire. |
| Automatisation de notification | Configurer une règle pour alerter l'équipe commerciale lorsqu'une conversation VIP arrive. | Aucun VIP n'attend sans que l'équipe le sache. |
| Flow de bienvenue | Créer un flux visuel avec un message personnalisé d'entrée. | Le client reçoit une réponse immédiate et prévisible, avec passage à un humain si nécessaire. |

## Comment créer la boîte exclusive pour les VIP

La première étape consiste à séparer le service VIP de l'opération normale. Sur Papo, vous pouvez créer une boîte de réception spécifique pour ce public.

1. Accédez à **Paramètres → Boîtes de réception → Ajouter une boîte**.
2. Choisissez le canal qui sert déjà vos clients VIP — par exemple, le WhatsApp de l'opération commerciale.
3. Donnez un nom clair à la boîte, comme « VIP – Ventes ».
4. Associez uniquement l'équipe commerciale ou les agents qui doivent traiter ce public.
5. Utilisez la gestion des équipes du compte pour créer une équipe dédiée, si elle n'existe pas encore, et ajoutez les commerciaux responsables.

De cette façon, les conversations qui arrivent dans cette boîte restent limitées à l'équipe autorisée et ne rivalisent pas avec la file d'attente commune.

## Comment appliquer l'étiquette de priorité VIP

La priorisation visuelle se fait avec les étiquettes de Papo. Lorsque vous recevez une conversation d'un client important, appliquez l'étiquette **« VIP »**.

Ce marquage permet :

- De filtrer la boîte de réception pour voir uniquement les conversations VIP.
- D'identifier rapidement ce qui doit être traité en premier.
- De combiner l'étiquette avec les filtres de la boîte, y compris avec la vue **« Non attribuées »**, pour prioriser la distribution avant les autres.

Si l'opération utilise déjà d'autres étiquettes de priorité, comme « Urgent », vous pouvez utiliser « VIP » comme niveau maximal de service.

## Comment notifier automatiquement l'équipe commerciale

Une fois la boîte exclusive et l'étiquette VIP configurées, l'étape suivante consiste à garantir que l'équipe commerciale soit prévenue dès qu'un VIP arrive.

Avec les règles d'automatisation de Papo, vous pouvez définir que toute conversation qui entre dans la boîte VIP — ou qui reçoit l'étiquette VIP — déclenche une notification interne pour l'équipe commerciale.

Cela évite de dépendre d'une surveillance manuelle de la file d'attente : l'alerte parvient à l'équipe au moment où la conversation apparaît, ce qui réduit le temps de première réponse pour les clients à forte valeur.

## Comment configurer le Flow de bienvenue personnalisé

Le module de Flows permet de créer un parcours visuel pour le premier contact du client VIP.

Un bon Flow de bienvenue peut :

- Envoyer un message automatique remerciant pour le contact et indiquant que le client bénéficie d'un service prioritaire.
- Confirmer qu'un commercial sera sollicité dans quelques instants.
- Recueillir une information initiale pertinente, comme le motif du contact ou le produit d'intérêt.
- Transférer la conversation vers l'équipe commerciale, en conservant tout l'historique dans la boîte VIP.

Ainsi, le client n'est pas laissé sans réponse : il reçoit une réponse immédiate et alignée sur le ton de votre opération, tandis que les agents gagnent du temps pour prendre en charge la conversation avec du contexte.

## Pour qui ce modèle est pertinent

Ce type de configuration est utile pour les opérations qui ne peuvent pas traiter tous les contacts de la même manière :

- Entreprises B2B avec des comptes stratégiques ou des clients à ticket élevé.
- Équipes commerciales qui traitent des leads chauds et ne peuvent pas les laisser dans la file d'attente commune.
- Opérations qui utilisent déjà des canaux comme WhatsApp et Instagram et veulent séparer le service sans changer d'outil.
- Revendeurs en marque blanche qui servent plusieurs clients et doivent offrir une couche VIP aux clients à plus forte valeur.

## Questions fréquentes

### Puis-je utiliser la même boîte de réception pour les clients normaux et VIP ?

Oui. Si vous préférez conserver une seule boîte, vous pouvez utiliser l'étiquette « VIP » pour filtrer et prioriser les conversations importantes. Cependant, une boîte exclusive rend la séparation plus claire pour l'équipe et évite qu'un VIP ne se perde dans le volume général.

### Comment l'équipe commerciale est-elle notifiée lorsqu'un VIP arrive ?

Configurez une automatisation pour que l'arrivée d'une conversation dans la boîte VIP — ou l'application de l'étiquette VIP — déclenche une alerte interne pour l'équipe commerciale. Ainsi, personne n'a besoin de surveiller manuellement la file d'attente.

### Le Flow de bienvenue remplace-t-il le service humain ?

Non. Le Flow fournit la première réponse immédiate et peut transférer la conversation à un agent humain. L'objectif est de réduire le temps d'attente et de préparer le service, non de remplacer le commercial.

### Dois-je créer une équipe séparée pour le service VIP ?

Ce n'est pas obligatoire, mais c'est recommandé. En associant la boîte VIP à une équipe spécifique, seuls les agents autorisés traitent ce public, ce qui réduit le bruit et maintient le standard de service.

### Comment suivre le nombre de conversations VIP ouvertes ?

Utilisez le résumé de la boîte de réception de la boîte VIP pour voir les conversations ouvertes, en attente, non attribuées et résolues. Vous pouvez également filtrer par étiquette pour mesurer le volume de service prioritaire.

### Cette configuration exige-t-elle de créer une nouvelle boîte pour chaque canal ?

Chaque boîte de réception est liée à un canal. Si vous souhaitez séparer les VIP sur WhatsApp et Instagram, par exemple, vous pouvez créer une boîte VIP pour chaque canal et y associer la même équipe responsable.

Lire aussi :

- [Comment prioriser les conversations non attribuées à l'aide du résumé de la boîte de réception](/hc/papo/articles/prioriser-conversations-non-attribuees-resume-boite-reception)
- [Règles d'automatisation vs. Flows : quand utiliser chaque fonctionnalité dans Papo](/hc/papo/articles/regles-automatisation-vs-flows-quand-utiliser-papo)

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