Tutorial Papo Global – CRM dan Pusat Layanan Pelanggan > --- ## Tujuan tutorial * **Memusatkan** semua kanal dan data pelanggan. * **Mengatur** prospek, orang, perusahaan, peluang, tugas, dan catatan. * **Mengotomatiskan** klasifikasi dan pesan berdasarkan tahap funnel. > Pilar yang ditekankan dalam video: **pemusatan, pengaturan, dan otomatisasi**. --- ## Prasyarat 1. Akses ke **Papo Global** dengan izin administrator untuk ruang kerja/organisasi. 2. Akses ke modul **CRM**. 3. (Opsional) Akun **Google** untuk menghubungkan **Kalender** dan **Email**. --- ## Gambaran umum (apa yang akan Anda lihat) * **Pusat layanan multi-agen**: menyatukan semua kotak masuk di satu tempat. * **CRM**: objek utama (Orang, Perusahaan, Peluang, Tugas, Catatan) + objek kustom. * **Funnel** dalam tampilan **Kanban** atau **Tabel**, dengan **tag** dan **tahap**. * **Webhook** dan pesan otomatis saat **memindahkan kartu** antarkolom. * **Workflow** (mis.: saat prospek ditambahkan secara manual, kirim formulir lalu buat Perusahaan/Orang). * **Kalender/Penjadwalan otomatis dengan AI** dan **integrasi Google Kalender**. * **Anggota dan Peran** (Admin vs Anggota) serta undangan lewat tautan atau email. --- ## Langkah demi langkah ### 1) Pusat layanan multi-agen 1. Buka **Pusat layanan multi-agen**. 2. **Tambahkan/kelola kotak masuk Anda** (mis.: kanal yang Anda gunakan). 3. Pastikan semuanya tampil di panel yang sama – ini **memusatkan layanan** dan riwayat. > Manfaat: satu tampilan untuk membagikan percakapan dan mengisi CRM. --- ### 2) Struktur CRM 1. Buka **CRM** → periksa objek **Orang, Perusahaan, Peluang, Tugas, Catatan**. 2. Masuk ke **Model Data** untuk **membuat objek tambahan** bila perlu (mis.: *Survei*). 3. Sesuaikan **kolom data** dengan proses Anda. Anda bisa **menampilkan/menyembunyikan** dan mengurutkan ulang kolom. > Tips: tentukan nama kolom dan tahap sejak awal agar tidak perlu mengulang pekerjaan. --- ### 3) Kualifikasi prospek (AI atau manual) 1. Di **CRM**, aktifkan **Kecerdasan Buatan** untuk **mengategorikan prospek secara otomatis** (mis.: mengenali *pelanggan hangat*). 2. Sebagai alternatif, **lakukan kategorisasi secara manual**. 3. Gunakan **Tag** untuk menandai konteks (sumber, prioritas, persona, tahap, dll.). > Penting: jaga **konsistensi** tag/tahap – seperti disebutkan dalam video, nilai tertentu harus **sama persis** dengan nama yang dipakai di funnel ("hashtag yang sama adalah nilai kolomnya"). --- ### 4) Funnel dalam Kanban (atau Tabel) 1. Di modul **Peluang**, pilih tampilan **Kanban** atau **Tabel**. 2. **Seret kartu dari kiri ke kanan** untuk mencerminkan kemajuan dalam proses Anda. 3. Atur **teks/pesan** yang harus dikirim **saat kartu dipindahkan** (lihat Langkah 5 – Webhook). > Praktik umum: *Baru → Sudah Dihubungi → Penawaran → Closing*, dengan nama yang disesuaikan dengan tahap Anda. --- ### 5) Otomatisasi saat pindah tahap (Webhook Umum Kanban) **Tujuan**: saat memindahkan kartu ke kolom berikutnya, **mengirim pesan otomatis** dan **memperbarui data**. 1. Di layar **Kanban**, salin **Webhook Umum** yang tersedia. 2. Buka **CRM → Pengaturan → Webhook**. 3. Klik **Buat** (meskipun sudah ada, buat satu contoh untuk pengujian) lalu **tempelkan URL** webhook. 4. **Tentukan event** yang terkait dengan **perpindahan tahap** (saat kartu diseret). 5. Atur **pesan bawaan** yang harus dikirim saat kartu maju. 6. Pastikan **nilai/hashtag** yang dipakai di webhook **sama persis** dengan **nama kolom** di Kanban Anda. 7. Simpan dan **uji** dengan memindahkan kartu **dari kiri ke kanan** – pesan seharusnya terkirim. > Jika tidak terkirim: periksa URL, event yang dipilih, izin, dan **apakah nilai kolom/hashtag 100% identik** dengan yang ada di Kanban. --- ### 6) Kolom yang terlihat dan pintasan berguna 1. Sesuaikan **kolom yang terlihat** di Peluang (mis.: hapus *Perusahaan* atau *Tanggal Closing* jika tidak relevan). 2. Di **Kolom Tersembunyi**, tambahkan **kolom pintasan** seperti **"Tautan ke Chat"**. 3. Hasilnya: dengan sekali **klik**, chat yang terkait dengan prospek/pelanggan itu **langsung terbuka**. --- ### 7) Kampanye berkelanjutan dan prioritas 1. Biarkan **kampanye berjalan 24/7** untuk menjaring dan membina prospek. 2. Dengan **AI + tag**, kenali **siapa yang hangat** dan prioritaskan kontaknya. 3. **Arahkan tim penjualan** dengan tampilan/filter yang memperjelas **langkah berikutnya**. --- ### 8) Tugas, lampiran, dan notifikasi 1. Di **Tugas**, klik **Tambah Tugas** (mis.: *Rapat*). 2. **Tetapkan penanggung jawab** (mis.: *Marcos*). Penanggung jawab menerima **notifikasi**. 3. **Lampirkan file** yang relevan dengan tugas. 4. Pantau di **Tugas** apa yang jatuh tempo, selesai, dan tertunda. 5. Gunakan **Catatan** untuk merekam pelajaran dan keputusan. --- ### 9) Kalender dan penjadwalan otomatis dengan AI 1. Di modul **Perusahaan** (dan/atau di kalender sistem), **hubungkan Google Kalender Anda**. 2. Aktifkan **Penjadwalan otomatis dengan AI** (sistem menyarankan dan memesan jadwal secara otomatis). 3. Setelah Kalender terhubung, janji temu **muncul otomatis** di CRM. > Jangan lupa memberi izin akses ke akun Google Anda saat menghubungkan. --- ### 10) Workflow (contoh praktis dari video) Buat alur seperti yang diperagakan: 1. **Pemicu**: **prospek manual** baru. 2. **Aksi**: **kirim formulir** ke prospek. 3. **Aksi**: **buat Perusahaan** untuk prospek tersebut. 4. **Aksi**: **buat Orang** yang terhubung ke Perusahaan. 5. **Sesuaikan** langkah berikutnya dengan operasional Anda (pengiriman penawaran, tugas, dll.). > Anda bisa mengaturnya lewat **Workflow** dan/atau memakai **n8n** melalui API, seperti yang ditunjukkan. --- ### 11) Pengaturan Profil dan Pengalaman 1. Di **Profil**, perbarui **foto, nama, email, dan kata sandi**. 2. Di **Pengalaman**, atur **tema (terang/gelap)**, **zona waktu**, dan **bahasa**. --- ### 12) Akun dan email 1. Di **Akun**, **masuk dengan Google**. 2. Selesaikan **koneksi email** agar pesan **langsung masuk** ke sistem. --- ### 13) Anggota, peran, dan izin 1. Di **Anggota**, klik **Undang** untuk membuat **tautan undangan** atau mengirimkannya lewat **email**. 2. Tentukan **Peran**: **Administrator** (akses luas) atau **Anggota** (akses terbatas). 3. Atur **aturan/izin** mengenai apa yang **boleh** dan **tidak boleh** dilakukan setiap profil. --- ## Praktik terbaik * **Beri nama kolom/tahap** Kanban dengan cermat dan **standarkan**. * Jaga **tag tetap singkat dan konsisten** (sumber, segmen, prioritas, tahap). * **Uji webhook** di lingkungan contoh sebelum dipakai di produksi. * **Gunakan kolom tersembunyi** untuk pintasan (mis.: membuka chat) dan data pendukung. * Biarkan **kampanye selalu aktif** dan **saring prospek hangat** agar bisa bertindak cepat. * Pusatkan semua komunikasi di Papo untuk **riwayat yang lengkap**. --- ## Pemecahan masalah (FAQ singkat) **Pesan tidak terkirim saat memindahkan kartu di Kanban?** * Periksa **URL webhook**, **event**, dan **izin**. * Pastikan **nilai/hashtag** tahap **identik** dengan nama kolom. **Tag tidak mengategorikan dengan benar?** * Periksa **ejaan** dan **huruf besar/kecil**. Samakan dengan standar funnel. **Kalender tidak tersinkron?** * Hubungkan ulang **Google Kalender** dan pastikan izin sudah diberikan. **Penanggung jawab tidak menerima notifikasi tugas?** * Periksa **penanggung jawab**, **email** yang terdaftar, dan **izin** perannya. **Email tidak muncul di CRM?** * **Masuk dengan Google** lagi di **Akun** dan tinjau otorisasi aksesnya. --- ## Daftar periksa implementasi * --- ## Peta video (untuk rujukan cepat) * **00:00–00:40** Pengantar dan gambaran umum materi. * **00:42–01:00** Pusat layanan multi-agen (kotak masuk terpadu). * **01:03–01:43** CRM dan kategorisasi (AI atau manual). * **03:01–05:29** Kanban + **Webhook Umum** + **pesan otomatis** saat memindahkan. * **06:00–06:29** Kampanye 24/7, prospek hangat, dan gambaran proses. * **09:02–09:41** Kolom terlihat/tersembunyi; **pintasan "Tautan ke Chat"**. * **12:09–12:46** **Tugas** (membuat, penanggung jawab, lampiran) + **Catatan**. * **14:39–15:16** **Perusahaan**: email dan **Kalender**. * **15:01–15:11** **Penjadwalan otomatis dengan AI** + menghubungkan Google Kalender. * **16:11–16:29** **Workflow** (prospek manual → formulir → Perusahaan → Orang). * **17:02–17:20** **Profil/Pengalaman** (tema, zona waktu, bahasa). * **17:26–17:37** **Akun**: koneksi Google untuk **email**. * **18:03–18:51** **Anggota**: undangan lewat tautan/email; **Peran** dan izin. * **21:03–21:17** Penutup dan pilar: **Pemusatan, Pengaturan, Otomatisasi**. --- ### Kesimpulan Dengan langkah-langkah ini, Anda mereproduksi alur video secara persis dalam format **dokumentasi**: dari layanan terpusat hingga otomatisasi funnel, termasuk tugas, catatan, kalender, workflow, dan manajemen tim. Sesuaikan nama/tahap dengan aturan Anda dan standarkan tag untuk mendapatkan **prediktabilitas** dan **skala** dalam proses penjualan Anda. --- **[Mulai gratis di Papo Global →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=crm-kanban-gambaran-umum-papo-global&utm_content=id)** Pengguna pertama $0, tanpa kartu kredit. Info selengkapnya di [papo.global](https://papo.global).