Tutorial Papo Global – CRM e centro di assistenza > --- ## Obiettivi del tutorial * **Centralizzare** tutti i canali e i dati dei clienti. * **Organizzare** lead, persone, aziende, opportunità, attività e note. * **Automatizzare** classificazioni e messaggi in base alle fasi del funnel. > Pilastri evidenziati nel video: **centralizzazione, organizzazione e automazione**. --- ## Prerequisiti 1. Accesso a **Papo Global** con permessi di amministratore dello spazio/organizzazione. 2. Accesso al modulo **CRM**. 3. (Facoltativo) Un account **Google** per collegare **Calendario** ed **E-mail**. --- ## Panoramica (cosa vedrai) * **Centro di assistenza multi-operatore**: riunisce tutte le caselle di posta in un unico posto. * **CRM**: oggetti principali (Persone, Aziende, Opportunità, Attività, Note) + oggetti personalizzati. * **Funnel** in vista **Kanban** o **Tabella**, con **tag** e **fasi**. * **Webhook** e messaggi automatici quando **sposti le schede** tra le colonne. * **Workflow** (es.: quando un lead viene inserito manualmente, inviare un modulo e creare Azienda/Persona). * **Calendario/Auto-prenotazione con IA** e **integrazione con Google Calendar**. * **Membri e Ruoli** (Admin vs Membro) e inviti tramite link o e-mail. --- ## Passo dopo passo ### 1) Centro di assistenza multi-operatore 1. Apri il **Centro di assistenza multi-operatore**. 2. **Aggiungi/gestisci le tue caselle di posta** (es.: i canali che utilizzi). 3. Verifica che tutto compaia nello stesso pannello: così **centralizzi l'assistenza** e lo storico. > Vantaggio: un'unica vista per distribuire le conversazioni e alimentare il CRM. --- ### 2) Struttura del CRM 1. Apri **CRM** → controlla gli oggetti **Persone, Aziende, Opportunità, Attività, Note**. 2. Vai su **Modello dati** per **creare oggetti aggiuntivi** se necessario (es.: *Sondaggi*). 3. Adatta i **campi** al tuo processo. Puoi **mostrare/nascondere** e riordinare i campi. > Suggerimento: definisci i nomi di campi e fasi fin dall'inizio per evitare di rifare il lavoro. --- ### 3) Qualificazione dei lead (IA o manuale) 1. Nel **CRM**, attiva l'**Intelligenza Artificiale** per **categorizzare automaticamente** i tuoi lead (es.: identificare i *clienti caldi*). 2. In alternativa, **esegui la categorizzazione manualmente**. 3. Usa i **Tag** per indicare il contesto (origine, priorità, persona, fase, ecc.). > Importante: mantieni **coerenti** tag e fasi; nel video si spiega che alcuni valori devono essere **esattamente uguali** ai nomi usati nel funnel ("lo stesso hashtag è il valore della colonna"). --- ### 4) Funnel in Kanban (o Tabella) 1. Nel modulo **Opportunità**, scegli la vista **Kanban** o **Tabella**. 2. **Trascina le schede da sinistra a destra** per riflettere l'avanzamento del tuo processo. 3. Configura il **testo/messaggio** da inviare **quando la scheda viene spostata** (vedi Passo 5 – Webhook). > Prassi comune: *Nuovo → Contattato → Proposta → Chiusura*, adattando i nomi alle tue fasi. --- ### 5) Automazione al cambio di fase (Webhook generale del Kanban) **Obiettivo**: quando sposti una scheda nella colonna successiva, **inviare un messaggio automatico** e **aggiornare i dati**. 1. Nella schermata del **Kanban**, copia il **Webhook generale** fornito. 2. Vai su **CRM → Impostazioni → Webhook**. 3. Clicca su **Crea** (anche se ne esiste già uno, creane uno di esempio per fare una prova) e **incolla l'URL** del webhook. 4. **Imposta l'evento** relativo allo **spostamento di fase** (quando la scheda viene trascinata). 5. Configura il **messaggio predefinito** da inviare quando la scheda avanza. 6. Assicurati che i **valori/hashtag** usati nel webhook **corrispondano esattamente** ai **nomi delle colonne** del tuo Kanban. 7. Salva e **prova** spostando una scheda **da sinistra a destra**: il messaggio deve partire. > Se non parte: controlla l'URL, l'evento scelto, i permessi e **se il valore della colonna/hashtag è identico al 100%** a quello del Kanban. --- ### 6) Campi visibili e scorciatoie utili 1. Personalizza i **campi visibili** nelle Opportunità (es.: togli *Azienda* o *Data di chiusura* se non ti servono). 2. In **Campi nascosti**, aggiungi un **campo scorciatoia** come **"Link alla chat"**. 3. Risultato: con un **clic** **apri all'istante** la chat collegata a quel lead/cliente. --- ### 7) Campagne continue e priorità 1. Mantieni le tue **campagne attive 24/7** per acquisizione e nurturing. 2. Con **IA + tag**, individua **chi è caldo** e dai priorità al contatto. 3. **Guida il team commerciale** con viste/filtri che rendano chiari **i prossimi passi**. --- ### 8) Attività, allegati e notifiche 1. In **Attività**, clicca su **Aggiungi attività** (es.: *Riunione*). 2. **Assegna un responsabile** (es.: *Marcos*). Il responsabile riceve una **notifica**. 3. **Allega i file** rilevanti per l'attività. 4. Segui in **Attività** ciò che è in scadenza, completato e in sospeso. 5. Usa le **Note** per registrare apprendimenti e decisioni. --- ### 9) Calendario e auto-prenotazione con IA 1. Nel modulo **Aziende** (e/o nel calendario del sistema), **collega il tuo Google Calendar**. 2. Attiva l'**Auto-prenotazione con IA** (il sistema suggerisce e prenota gli orari automaticamente). 3. Con il Calendario collegato, gli appuntamenti **compaiono automaticamente** nel CRM. > Ricorda di autorizzare l'accesso al tuo account Google durante il collegamento. --- ### 10) Workflow (esempio pratico del video) Crea un flusso come quello mostrato: 1. **Trigger**: nuovo **lead manuale**. 2. **Azione**: **inviare un modulo** al lead. 3. **Azione**: **creare un'Azienda** per quel lead. 4. **Azione**: **creare una Persona** collegata all'Azienda. 5. **Adatta** i passi successivi alla tua operatività (invio di preventivi, attività, ecc.). > Puoi orchestrare tutto questo tramite i **Workflow** e/o con **n8n** via API, come mostrato. --- ### 11) Impostazioni di Profilo ed Esperienza 1. In **Profilo**, aggiorna **foto, nome, e-mail e password**. 2. In **Esperienza**, regola **tema (chiaro/scuro)**, **fuso orario** e **lingua**. --- ### 12) Account ed e-mail 1. In **Account**, **accedi con Google**. 2. Completa il **collegamento dell'e-mail** affinché i messaggi **arrivino direttamente** nel sistema. --- ### 13) Membri, ruoli e permessi 1. In **Membri**, clicca su **Invita** per generare un **link di invito** o inviarlo via **e-mail**. 2. Definisci i **Ruoli**: **Amministratore** (accesso ampio) o **Membro** (accesso limitato). 3. Regola le **regole/permessi** su ciò che ogni profilo **può** o **non può** fare. --- ## Buone pratiche * **Dai un nome con cura** alle colonne/fasi del Kanban e **standardizzale**. * Mantieni **tag brevi e coerenti** (origine, segmento, priorità, fase). * **Testa i webhook** in un ambiente di esempio prima di andare in produzione. * **Usa i campi nascosti** per scorciatoie (es.: aprire la chat) e dati ausiliari. * Mantieni le **campagne sempre attive** e **filtra i lead caldi** per agire in fretta. * Centralizza tutta la comunicazione in Papo per avere uno **storico completo**. --- ## Risoluzione dei problemi (FAQ rapide) **Il messaggio non parte quando sposto la scheda nel Kanban?** * Controlla l'**URL del webhook**, l'**evento** e i **permessi**. * Verifica che il **valore/hashtag** della fase **sia identico** al nome della colonna. **Il tag non categorizza correttamente?** * Controlla l'**ortografia** e le **maiuscole/minuscole**. Allinealo allo standard del funnel. **Il calendario non si sincronizza?** * Ricollega **Google Calendar** e assicurati di aver concesso i permessi. **Il responsabile non ha ricevuto la notifica dell'attività?** * Verifica il **responsabile**, l'**e-mail** registrata e i **permessi** del ruolo. **Le e-mail non compaiono nel CRM?** * Accedi di nuovo con **Google** in **Account** e rivedi le autorizzazioni di accesso. --- ## Checklist di implementazione * --- ## Mappa del video (per una consultazione rapida) * **00:00–00:40** Introduzione e panoramica di ciò che verrà mostrato. * **00:42–01:00** Centro di assistenza multi-operatore (caselle di posta unificate). * **01:03–01:43** CRM e categorizzazione (IA o manuale). * **03:01–05:29** Kanban + **Webhook generale** + **messaggio automatico** allo spostamento. * **06:00–06:29** Campagne 24/7, lead caldi e visione del processo. * **09:02–09:41** Campi visibili/nascosti; **scorciatoia "Link alla chat"**. * **12:09–12:46** **Attività** (creazione, responsabile, allegati) + **Note**. * **14:39–15:16** **Aziende**: e-mail e **Calendario**. * **15:01–15:11** **Auto-prenotazione con IA** + collegamento a Google Calendar. * **16:11–16:29** **Workflow** (lead manuale → modulo → Azienda → Persona). * **17:02–17:20** **Profilo/Esperienza** (tema, fuso orario, lingua). * **17:26–17:37** **Account**: collegamento Google per le **e-mail**. * **18:03–18:51** **Membri**: invito tramite link/e-mail; **Ruoli** e permessi. * **21:03–21:17** Chiusura e pilastri: **Centralizzazione, Organizzazione, Automazione**. --- ### Conclusione Con questi passaggi riproduci esattamente il flusso del video in formato di **documentazione**: dall'assistenza centralizzata all'automazione del funnel, passando per attività, note, calendario, workflow e gestione del team. Adatta nomi e fasi alle tue regole e standardizza i tag per ottenere **prevedibilità** e **scalabilità** nel tuo processo commerciale. --- **[Inizia gratis su Papo Global →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=crm-kanban-panoramica-papo-global&utm_content=it)** Primo utente a 0 $, senza carta di credito. Scopri di più su [papo.global](https://papo.global).