Tutorial Papo Global – CRM și centru de asistență > --- ## Obiectivele tutorialului * **Centralizarea** tuturor canalelor și a datelor despre clienți. * **Organizarea** lead-urilor, persoanelor, companiilor, oportunităților, sarcinilor și notițelor. * **Automatizarea** clasificărilor și a mesajelor în funcție de etapele pâlniei de vânzări. > Pilonii subliniați în video: **centralizare, organizare și automatizare**. --- ## Cerințe preliminare 1. Acces la **Papo Global** cu permisiune de administrator al spațiului/organizației. 2. Acces la modulul **CRM**. 3. (Opțional) Un cont **Google** pentru a conecta **Calendarul** și **E-mailul**. --- ## Prezentare generală (ce vei vedea) * **Centru de asistență multi-agent**: reunește toate inbox-urile într-un singur loc. * **CRM**: obiecte principale (Persoane, Companii, Oportunități, Sarcini, Notițe) + obiecte personalizate. * **Pâlnie** în vizualizare **Kanban** sau **Tabel**, cu **etichete** și **etape**. * **Webhook-uri** și mesaje automate la **mutarea cardurilor** între coloane. * **Workflow-uri** (ex.: când un lead este adăugat manual, se trimite un formular și se creează Companie/Persoană). * **Calendar/Auto-programare cu IA** și **integrare cu Google Calendar**. * **Membri și Roluri** (Admin vs. Membru) și invitații prin link sau e-mail. --- ## Pas cu pas ### 1) Centru de asistență multi-agent 1. Accesează **Centrul de asistență multi-agent**. 2. **Adaugă/gestionează inbox-urile** (ex.: canalele pe care le folosești). 3. Verifică dacă totul apare în același panou – astfel **centralizezi asistența** și istoricul. > Beneficiu: o singură vizualizare pentru a distribui conversațiile și a alimenta CRM-ul. --- ### 2) Structura CRM-ului 1. Deschide **CRM** → verifică obiectele **Persoane, Companii, Oportunități, Sarcini, Notițe**. 2. Mergi la **Model de date** pentru a **crea obiecte suplimentare**, dacă este nevoie (ex.: *Sondaje*). 3. Ajustează **câmpurile** după procesul tău. Poți **afișa/ascunde** și reordona câmpurile. > Sfat: stabilește de la început denumirile câmpurilor și ale etapelor ca să eviți munca refăcută. --- ### 3) Calificarea lead-urilor (IA sau manual) 1. În **CRM**, activează **Inteligența Artificială** pentru a **categoriza automat** lead-urile (ex.: identificarea *clienților fierbinți*). 2. Alternativ, **fă categorizarea manual**. 3. Folosește **Etichete** pentru a marca contextul (sursă, prioritate, persona, etapă etc.). > Important: păstrează **consecvența** etichetelor/etapelor – așa cum se spune în video, anumite valori trebuie să fie **exact la fel** ca denumirile folosite în pâlnie („același hashtag este valoarea coloanei”). --- ### 4) Pâlnia în Kanban (sau Tabel) 1. În modulul **Oportunități**, alege vizualizarea **Kanban** sau **Tabel**. 2. **Trage cardurile de la stânga la dreapta** pentru a reflecta progresul în procesul tău. 3. Configurează **textul/mesajul** care trebuie trimis **când cardul este mutat** (vezi Pasul 5 – Webhook). > Practică obișnuită: *Nou → Contactat → Ofertă → Închidere*, adaptând denumirile la etapele tale. --- ### 5) Automatizare la schimbarea etapei (Webhook general al Kanban-ului) **Obiectiv**: când muți un card în coloana următoare, **trimiți un mesaj automat** și **actualizezi datele**. 1. Pe ecranul **Kanban**, copiază **Webhook-ul general** furnizat. 2. Mergi la **CRM → Setări → Webhook**. 3. Dă clic pe **Creează** (chiar dacă există deja unul, creează unul de test) și **lipește URL-ul** webhook-ului. 4. **Definește evenimentul** legat de **mutarea între etape** (când cardul este tras). 5. Configurează **mesajul predefinit** care trebuie trimis când cardul avansează. 6. Asigură-te că **valorile/hashtag-urile** folosite în webhook **corespund exact** cu **denumirile coloanelor** din Kanban. 7. Salvează și **testează** mutând un card **de la stânga la dreapta** – mesajul trebuie să fie trimis. > Dacă nu se declanșează: verifică URL-ul, evenimentul ales, permisiunile și **dacă valoarea coloanei/hashtag-ului este 100% identică** cu cea din Kanban. --- ### 6) Câmpuri vizibile și scurtături utile 1. Personalizează **câmpurile vizibile** din Oportunități (ex.: elimină *Companie* sau *Data închiderii* dacă nu au sens pentru tine). 2. În **Câmpuri ascunse**, adaugă un **câmp scurtătură** precum **„Link către chat”**. 3. Rezultat: cu un **clic**, **deschizi instantaneu** chatul asociat acelui lead/client. --- ### 7) Campanii continue și prioritate 1. Lasă **campaniile să ruleze 24/7** pentru atragere și nurturing. 2. Cu **IA + etichete**, identifică **cine este fierbinte** și prioritizează contactul. 3. **Ghidează echipa de vânzări** cu vizualizări/filtre care arată clar **pașii următori**. --- ### 8) Sarcini, atașamente și notificări 1. În **Sarcini**, dă clic pe **Adaugă sarcină** (ex.: *Ședință*). 2. **Atribuie un responsabil** (ex.: *Marcos*). Responsabilul primește o **notificare**. 3. **Atașează fișierele** relevante pentru sarcină. 4. Urmărește în **Sarcini** ce este scadent, finalizat și în așteptare. 5. Folosește **Notițele** pentru a consemna lecții învățate și decizii. --- ### 9) Calendar și auto-programare cu IA 1. În modulul **Companii** (și/sau în calendarul sistemului), **conectează Google Calendar**. 2. Activează **Auto-programarea cu IA** (sistemul sugerează și rezervă automat intervale orare). 3. Cu Calendarul conectat, programările **apar automat** în CRM. > Nu uita să autorizezi accesul la contul Google în timpul conectării. --- ### 10) Workflow-uri (exemplu practic din video) Creează un flux ca cel prezentat: 1. **Declanșator**: **lead manual** nou. 2. **Acțiune**: **trimite un formular** lead-ului. 3. **Acțiune**: **creează o Companie** pentru acest lead. 4. **Acțiune**: **creează o Persoană** asociată Companiei. 5. **Ajustează** pașii următori după operațiunea ta (trimiterea ofertei, sarcini etc.). > Poți orchestra acest lucru prin **Workflow-uri** și/sau folosind **n8n** prin API, așa cum s-a arătat. --- ### 11) Setări de Profil și Experiență 1. În **Profil**, actualizează **fotografia, numele, e-mailul și parola**. 2. În **Experiență**, ajustează **tema (luminoasă/întunecată)**, **fusul orar** și **limba**. --- ### 12) Conturi și e-mail 1. În **Conturi**, **autentifică-te cu Google**. 2. Finalizează **conectarea e-mailului** pentru ca mesajele să **ajungă direct** în sistem. --- ### 13) Membri, roluri și permisiuni 1. În **Membri**, dă clic pe **Invită** pentru a genera un **link de invitație** sau a-l trimite prin **e-mail**. 2. Definește **Rolurile**: **Administrator** (acces larg) sau **Membru** (acces restricționat). 3. Ajustează **regulile/permisiunile** privind ce **poate** sau **nu poate** face fiecare profil. --- ## Bune practici * **Denumește cu grijă coloanele/etapele** din Kanban și **standardizează-le**. * Păstrează **etichete scurte și consecvente** (sursă, segment, prioritate, etapă). * **Testează webhook-urile** într-un mediu de test înainte de a trece în producție. * **Folosește câmpurile ascunse** pentru scurtături (ex.: deschiderea chatului) și date auxiliare. * Ține **campaniile mereu active** și **filtrează lead-urile fierbinți** pentru acțiune rapidă. * Centralizează toată comunicarea în Papo pentru un **istoric complet**. --- ## Depanare (FAQ rapid) **Mesajul nu se trimite când muți cardul în Kanban?** * Verifică **URL-ul webhook-ului**, **evenimentul** și **permisiunile**. * Confirmă că **valoarea/hashtag-ul** etapei **este identic** cu numele coloanei. **Eticheta nu categorizează corect?** * Verifică **ortografia** și **majusculele/minusculele**. Aliniaz-o la standardul pâlniei. **Calendarul nu se sincronizează?** * Reconectează **Google Calendar** și asigură-te că permisiunile sunt acordate. **Responsabilul nu a primit notificarea sarcinii?** * Verifică **responsabilul**, **e-mailul** înregistrat și **permisiunile** rolului. **E-mailurile nu apar în CRM?** * Autentifică-te din nou **cu Google** în **Conturi** și verifică autorizațiile de acces. --- ## Checklist de implementare * --- ## Harta videoclipului (pentru consultare rapidă) * **00:00–00:40** Introducere și prezentare generală a ceea ce va fi arătat. * **00:42–01:00** Centru de asistență multi-agent (inbox-uri unificate). * **01:03–01:43** CRM și categorizare (IA sau manual). * **03:01–05:29** Kanban + **Webhook general** + **mesaj automat** la mutare. * **06:00–06:29** Campanii 24/7, lead-uri fierbinți și imaginea procesului. * **09:02–09:41** Câmpuri vizibile/ascunse; **scurtătura „Link către chat”**. * **12:09–12:46** **Sarcini** (creare, responsabil, atașamente) + **Notițe**. * **14:39–15:16** **Companii**: e-mailuri și **Calendar**. * **15:01–15:11** **Auto-programare cu IA** + conectarea Google Calendar. * **16:11–16:29** **Workflow-uri** (lead manual → formular → Companie → Persoană). * **17:02–17:20** **Profil/Experiență** (temă, fus orar, limbă). * **17:26–17:37** **Conturi**: conectare Google pentru **e-mailuri**. * **18:03–18:51** **Membri**: invitație prin link/e-mail; **Roluri** și permisiuni. * **21:03–21:17** Încheiere și piloni: **Centralizare, Organizare, Automatizare**. --- ### Concluzie Cu acești pași reproduci exact fluxul din video în format de **documentație**: de la asistența centralizată la automatizarea pâlniei, trecând prin sarcini, notițe, calendar, workflow-uri și gestionarea echipei. Adaptează denumirile/etapele la regulile tale și standardizează etichetele pentru a obține **predictibilitate** și **scalabilitate** în procesul de vânzări. --- **[Începe gratuit pe Papo Global →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=crm-kanban-prezentare-generala-papo-global&utm_content=ro)** Primul utilizator 0 $, fără card. Află mai multe pe [papo.global](https://papo.global).