Papo Global Tutorial – CRM und Kundenservice-Zentrale > --- ## Ziele des Tutorials * **Zentralisieren** aller Kanäle und Kundendaten. * **Organisieren** von Leads, Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben und Notizen. * **Automatisieren** von Klassifizierungen und Nachrichten je nach Phase im Vertriebstrichter. > Im Video hervorgehobene Säulen: **Zentralisierung, Organisation und Automatisierung**. --- ## Voraussetzungen 1. Zugang zu **Papo Global** mit Administratorrechten für den Arbeitsbereich/die Organisation. 2. Zugang zum Modul **CRM**. 3. (Optional) Ein **Google**-Konto, um **Kalender** und **E-Mail** zu verbinden. --- ## Überblick (was Sie sehen werden) * **Multi-Agenten-Servicezentrale**: bündelt alle Posteingänge an einem Ort. * **CRM**: Kernobjekte (Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Notizen) + benutzerdefinierte Objekte. * **Vertriebstrichter** als **Kanban** oder **Tabelle**, mit **Tags** und **Phasen**. * **Webhooks** und automatische Nachrichten beim **Verschieben von Karten** zwischen Spalten. * **Workflows** (z. B.: Wenn ein Lead manuell angelegt wird, ein Formular senden und Unternehmen/Person erstellen). * **Kalender/KI-Selbstterminierung** und **Google-Kalender-Integration**. * **Mitglieder und Rollen** (Admin vs. Mitglied) sowie Einladungen per Link oder E-Mail. --- ## Schritt für Schritt ### 1) Multi-Agenten-Servicezentrale 1. Öffnen Sie die **Multi-Agenten-Servicezentrale**. 2. **Fügen Sie Ihre Posteingänge hinzu bzw. verwalten Sie sie** (z. B. die Kanäle, die Sie nutzen). 3. Prüfen Sie, ob alles im selben Bereich erscheint – so **zentralisieren Sie den Service** und den Verlauf. > Vorteil: eine einzige Ansicht, um Konversationen zu verteilen und das CRM zu befüllen. --- ### 2) Struktur des CRM 1. Öffnen Sie **CRM** → prüfen Sie die Objekte **Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Notizen**. 2. Gehen Sie zu **Datenmodell**, um bei Bedarf **zusätzliche Objekte zu erstellen** (z. B. *Umfragen*). 3. Passen Sie die **Felder** an Ihren Prozess an. Sie können Felder **ein-/ausblenden** und neu anordnen. > Tipp: Legen Sie Feld- und Phasennamen von Anfang an fest, um Nacharbeit zu vermeiden. --- ### 3) Lead-Qualifizierung (KI oder manuell) 1. Aktivieren Sie im **CRM** die **Künstliche Intelligenz**, um Ihre Leads **automatisch zu kategorisieren** (z. B. um *heiße Kunden* zu erkennen). 2. Alternativ können Sie **manuell kategorisieren**. 3. Verwenden Sie **Tags**, um den Kontext zu kennzeichnen (Quelle, Priorität, Persona, Phase usw.). > Wichtig: Halten Sie Tags/Phasen **einheitlich** – wie im Video erwähnt, müssen bestimmte Werte **exakt** mit den im Trichter verwendeten Namen übereinstimmen („derselbe Hashtag ist der Spaltenwert“). --- ### 4) Vertriebstrichter als Kanban (oder Tabelle) 1. Wählen Sie im Modul **Verkaufschancen** die Ansicht **Kanban** oder **Tabelle**. 2. **Ziehen Sie Karten von links nach rechts**, um den Fortschritt in Ihrem Prozess abzubilden. 3. Legen Sie den **Text/die Nachricht** fest, die **beim Verschieben der Karte** gesendet werden soll (siehe Schritt 5 – Webhook). > Übliche Praxis: *Neu → Kontaktiert → Angebot → Abschluss*, mit an Ihre Phasen angepassten Namen. --- ### 5) Automatisierung beim Phasenwechsel (allgemeiner Kanban-Webhook) **Ziel**: Beim Verschieben einer Karte in die nächste Spalte **eine automatische Nachricht senden** und **Daten aktualisieren**. 1. Kopieren Sie auf dem **Kanban**-Bildschirm den bereitgestellten **allgemeinen Webhook**. 2. Gehen Sie zu **CRM → Einstellungen → Webhook**. 3. Klicken Sie auf **Erstellen** (auch wenn bereits einer existiert, legen Sie zum Testen einen Beispiel-Webhook an) und **fügen Sie die Webhook-URL ein**. 4. **Legen Sie das Ereignis** für den **Phasenwechsel** fest (wenn die Karte verschoben wird). 5. Konfigurieren Sie die **vordefinierte Nachricht**, die beim Weiterrücken der Karte gesendet werden soll. 6. Stellen Sie sicher, dass die im Webhook verwendeten **Werte/Hashtags** **exakt** mit den **Spaltennamen** Ihres Kanban **übereinstimmen**. 7. Speichern Sie und **testen** Sie, indem Sie eine Karte **von links nach rechts** verschieben – die Nachricht sollte gesendet werden. > Falls nichts ausgelöst wird: Prüfen Sie URL, gewähltes Ereignis, Berechtigungen und **ob der Spalten-/Hashtag-Wert zu 100 % identisch** mit dem im Kanban ist. --- ### 6) Sichtbare Felder und nützliche Verknüpfungen 1. Passen Sie die **sichtbaren Felder** in den Verkaufschancen an (z. B. *Unternehmen* oder *Abschlussdatum* entfernen, wenn sie für Sie keinen Sinn ergeben). 2. Fügen Sie unter **Ausgeblendete Felder** ein **Verknüpfungsfeld** wie **„Link zum Chat“** hinzu. 3. Ergebnis: Per **Klick** öffnen Sie den Chat zu diesem Lead/Kunden **sofort**. --- ### 7) Laufende Kampagnen und Priorität 1. Lassen Sie Ihre **Kampagnen rund um die Uhr laufen**, um Leads zu gewinnen und zu pflegen. 2. Erkennen Sie mit **KI + Tags**, **wer heiß ist**, und priorisieren Sie den Kontakt. 3. **Steuern Sie das Vertriebsteam** mit Ansichten/Filtern, die **die nächsten Schritte** klar zeigen. --- ### 8) Aufgaben, Anhänge und Benachrichtigungen 1. Klicken Sie unter **Aufgaben** auf **Aufgabe hinzufügen** (z. B. *Meeting*). 2. **Weisen Sie eine verantwortliche Person zu** (z. B. *Marcos*). Diese erhält eine **Benachrichtigung**. 3. **Hängen Sie relevante Dateien** an die Aufgabe an. 4. Verfolgen Sie unter **Aufgaben**, was fällig, erledigt und offen ist. 5. Nutzen Sie **Notizen**, um Erkenntnisse und Entscheidungen festzuhalten. --- ### 9) Kalender und KI-Selbstterminierung 1. **Verbinden Sie Ihren Google-Kalender** im Modul **Unternehmen** (und/oder im Systemkalender). 2. Aktivieren Sie die **KI-Selbstterminierung** (das System schlägt Zeitfenster vor und bucht sie automatisch). 3. Mit verbundenem Kalender **erscheinen Termine automatisch** im CRM. > Denken Sie daran, beim Verbinden den Zugriff auf Ihr Google-Konto zu autorisieren. --- ### 10) Workflows (Praxisbeispiel aus dem Video) Erstellen Sie einen Ablauf wie den gezeigten: 1. **Auslöser**: neuer **manueller Lead**. 2. **Aktion**: **ein Formular** an den Lead **senden**. 3. **Aktion**: **ein Unternehmen** für diesen Lead **erstellen**. 4. **Aktion**: **eine Person** erstellen, die mit dem Unternehmen verknüpft ist. 5. **Passen Sie** die nächsten Schritte an Ihren Betrieb an (Angebotsversand, Aufgaben usw.). > Sie können dies über **Workflows** und/oder mit **n8n** per API orchestrieren, wie gezeigt. --- ### 11) Einstellungen für Profil und Darstellung 1. Aktualisieren Sie unter **Profil** **Foto, Name, E-Mail und Passwort**. 2. Stellen Sie unter **Darstellung** **Design (hell/dunkel)**, **Zeitzone** und **Sprache** ein. --- ### 12) Konten und E-Mail 1. **Melden Sie sich** unter **Konten** **mit Google an**. 2. Schließen Sie die **E-Mail-Verbindung** ab, damit Nachrichten **direkt** im System **ankommen**. --- ### 13) Mitglieder, Rollen und Berechtigungen 1. Klicken Sie unter **Mitglieder** auf **Einladen**, um einen **Einladungslink** zu erzeugen oder per **E-Mail** zu senden. 2. Legen Sie **Rollen** fest: **Administrator** (umfassender Zugriff) oder **Mitglied** (eingeschränkter Zugriff). 3. Passen Sie die **Regeln/Berechtigungen** an, was jedes Profil **darf** und **nicht darf**. --- ## Bewährte Vorgehensweisen * **Benennen Sie Kanban-Spalten/-Phasen** sorgfältig und **vereinheitlichen** Sie sie. * Halten Sie **Tags kurz und einheitlich** (Quelle, Segment, Priorität, Phase). * **Testen Sie Webhooks** in einer Beispielumgebung, bevor Sie live gehen. * **Nutzen Sie ausgeblendete Felder** für Verknüpfungen (z. B. Chat öffnen) und Zusatzdaten. * Lassen Sie **Kampagnen dauerhaft laufen** und **filtern Sie heiße Leads**, um schnell zu handeln. * Bündeln Sie die gesamte Kommunikation in Papo für einen **vollständigen Verlauf**. --- ## Fehlerbehebung (kurze FAQ) **Nachricht wird beim Verschieben im Kanban nicht gesendet?** * Prüfen Sie **Webhook-URL**, **Ereignis** und **Berechtigungen**. * Bestätigen Sie, dass der **Wert/Hashtag** der Phase **identisch** mit dem Spaltennamen ist. **Tag kategorisiert nicht korrekt?** * Prüfen Sie **Schreibweise** sowie **Groß-/Kleinschreibung**. Richten Sie ihn am Standard des Trichters aus. **Kalender synchronisiert nicht?** * Verbinden Sie den **Google-Kalender** erneut und stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen erteilt sind. **Verantwortliche Person hat keine Aufgabenbenachrichtigung erhalten?** * Prüfen Sie die **verantwortliche Person**, die hinterlegte **E-Mail** und die **Berechtigungen** der Rolle. **E-Mails erscheinen nicht im CRM?** * Melden Sie sich unter **Konten** erneut **mit Google** an und prüfen Sie die Zugriffsberechtigungen. --- ## Checkliste für die Einführung * --- ## Videoübersicht (zum schnellen Nachschlagen) * **00:00–00:40** Einführung und Überblick über die Inhalte. * **00:42–01:00** Multi-Agenten-Servicezentrale (vereinheitlichte Posteingänge). * **01:03–01:43** CRM und Kategorisierung (KI oder manuell). * **03:01–05:29** Kanban + **allgemeiner Webhook** + **automatische Nachricht** beim Verschieben. * **06:00–06:29** Kampagnen rund um die Uhr, heiße Leads und Prozessübersicht. * **09:02–09:41** Sichtbare/ausgeblendete Felder; **Verknüpfung „Link zum Chat“**. * **12:09–12:46** **Aufgaben** (erstellen, Verantwortliche, Anhänge) + **Notizen**. * **14:39–15:16** **Unternehmen**: E-Mails und **Kalender**. * **15:01–15:11** **KI-Selbstterminierung** + Google-Kalender verbinden. * **16:11–16:29** **Workflows** (manueller Lead → Formular → Unternehmen → Person). * **17:02–17:20** **Profil/Darstellung** (Design, Zeitzone, Sprache). * **17:26–17:37** **Konten**: Google-Verbindung für **E-Mails**. * **18:03–18:51** **Mitglieder**: Einladung per Link/E-Mail; **Rollen** und Berechtigungen. * **21:03–21:17** Abschluss und Säulen: **Zentralisierung, Organisation, Automatisierung**. --- ### Fazit Mit diesen Schritten bilden Sie den Ablauf des Videos exakt als **Dokumentation** nach: vom zentralisierten Kundenservice bis zur Automatisierung des Vertriebstrichters, inklusive Aufgaben, Notizen, Kalender, Workflows und Teamverwaltung. Passen Sie Namen/Phasen an Ihre Regeln an und vereinheitlichen Sie Tags, um **Planbarkeit** und **Skalierbarkeit** in Ihrem Vertriebsprozess zu erreichen. --- **[Jetzt kostenlos mit Papo Global starten →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=crm-kanban-ueberblick-papo-global&utm_content=de)** Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf [papo.global](https://papo.global).