Tutorial de Papo Global – CRM y Central de Atención > --- ## Objetivos del tutorial * **Centralizar** todos los canales y datos del cliente. * **Organizar** leads, personas, empresas, oportunidades, tareas y notas. * **Automatizar** clasificaciones y mensajes por etapas del embudo. > Pilares destacados en el video: **centralización, organización y automatización**. --- ## Requisitos previos 1. Acceso a **Papo Global** con permiso de administrador del espacio/organización. 2. Acceso al módulo **CRM**. 3. (Opcional) Cuenta de **Google** para conectar **Calendario** y **Correo electrónico**. --- ## Visión general (lo que verás) * **Central de atención multiagente**: reúne todas las bandejas de entrada en un solo lugar. * **CRM**: objetos principales (Personas, Empresas, Oportunidades, Tareas, Notas) + objetos personalizados. * **Embudo** en **Kanban** o **Tabla**, con **etiquetas** y **etapas**. * **Webhooks** y mensajes automáticos al **mover tarjetas** entre columnas. * **Workflows** (p. ej.: cuando un lead entra manualmente, enviar un formulario y crear Empresa/Persona). * **Calendario/Autoagendamiento con IA** e **integración con Google Calendar**. * **Miembros y Roles** (Admin vs. Miembro) e invitaciones por enlace o correo electrónico. --- ## Paso a paso ### 1) Central de atención multiagente 1. Accede a la **Central de atención multiagente**. 2. **Agrega/gestiona tus bandejas de entrada** (p. ej.: los canales que utilizas). 3. Confirma que todo aparece en el mismo panel: así **centralizas la atención** y el historial. > Beneficio: una vista única para distribuir conversaciones y alimentar el CRM. --- ### 2) Estructura del CRM 1. Abre **CRM** → revisa los objetos **Personas, Empresas, Oportunidades, Tareas, Notas**. 2. Ve a **Modelo de Datos** para **crear objetos adicionales** si hace falta (p. ej.: *Encuestas*). 3. Ajusta los **campos** según tu proceso. Puedes **mostrar/ocultar** y reordenar campos. > Consejo: define los nombres de campos/etapas desde el principio para evitar retrabajo. --- ### 3) Calificación de leads (IA o manual) 1. En el **CRM**, activa la **Inteligencia Artificial** para **categorizar automáticamente** tus leads (p. ej.: identificar *clientes calientes*). 2. Como alternativa, **haz la categorización manual**. 3. Usa **Etiquetas** para marcar el contexto (origen, prioridad, persona, etapa, etc.). > Importante: mantén la **coherencia** de etiquetas/etapas; en el video se menciona que ciertos valores deben ser **exactamente iguales** a los nombres usados en el embudo ("el mismo hashtag es el valor de la columna"). --- ### 4) Embudo en Kanban (o Tabla) 1. En el módulo **Oportunidades**, elige la vista **Kanban** o **Tabla**. 2. **Arrastra las tarjetas de izquierda a derecha** para reflejar el avance en tu proceso. 3. Configura el **texto/mensaje** que debe enviarse **cuando se mueva la tarjeta** (ver Paso 5 – Webhook). > Práctica habitual: *Nuevo → Contactado → Propuesta → Cierre*, adaptando los nombres a tus etapas. --- ### 5) Automatización al mover etapas (Webhook General del Kanban) **Objetivo**: al mover una tarjeta a la siguiente columna, **enviar un mensaje automático** y **actualizar datos**. 1. En la pantalla del **Kanban**, copia el **Webhook General** proporcionado. 2. Ve a **CRM → Configuración → Webhook**. 3. Haz clic en **Crear** (aunque ya exista uno, crea uno de ejemplo para probar) y **pega la URL** del webhook. 4. **Define el evento** relacionado con el **movimiento de etapa** (cuando se arrastra la tarjeta). 5. Configura el **mensaje predefinido** que debe enviarse cuando la tarjeta avance. 6. Asegúrate de que los **valores/hashtags** usados en el webhook **coinciden exactamente** con los **nombres de las columnas** de tu Kanban. 7. Guarda y **prueba** moviendo una tarjeta **de izquierda a derecha**: el mensaje debe enviarse. > Si no se envía: revisa la URL, el evento elegido, los permisos y **si el valor de la columna/hashtag es 100 % idéntico** al del Kanban. --- ### 6) Campos visibles y atajos útiles 1. Personaliza los **campos visibles** en Oportunidades (p. ej.: quita *Empresa* o *Fecha de cierre* si no tienen sentido para ti). 2. En **Campos Ocultos**, agrega un **campo de atajo** como **"Enlace al Chat"**. 3. Resultado: al **hacer clic**, **abres el chat** relacionado con ese lead/cliente **al instante**. --- ### 7) Campañas continuas y prioridad 1. Mantén tus **campañas activas 24/7** para captación y nutrición. 2. Con **IA + etiquetas**, identifica **quién está caliente** y prioriza el contacto. 3. **Orienta al equipo comercial** con vistas/filtros que muestren con claridad **los próximos pasos**. --- ### 8) Tareas, Adjuntos y Notificaciones 1. En **Tareas**, haz clic en **Agregar Tarea** (p. ej.: *Reunión*). 2. **Asigna un responsable** (p. ej.: *Marcos*). El responsable recibe una **notificación**. 3. **Adjunta archivos** relevantes para la tarea. 4. Sigue en **Tareas** lo que está por vencer, completado y pendiente. 5. Usa **Notas** para registrar aprendizajes y decisiones. --- ### 9) Calendario y Autoagendamiento con IA 1. En el módulo **Empresas** (y/o en el calendario del sistema), **conecta tu Google Calendar**. 2. Activa el **Autoagendamiento con IA** (el sistema sugiere y reserva horarios automáticamente). 3. Con el Calendario conectado, las citas **aparecen automáticamente** en el CRM. > Recuerda autorizar el acceso a tu cuenta de Google durante la conexión. --- ### 10) Workflows (ejemplo práctico del video) Crea un flujo como el que se muestra: 1. **Disparador**: nuevo **lead manual**. 2. **Acción**: **enviar un formulario** al lead. 3. **Acción**: **crear una Empresa** para ese lead. 4. **Acción**: **crear una Persona** vinculada a la Empresa. 5. **Ajusta** los próximos pasos según tu operación (envío de propuesta, tareas, etc.). > Puedes orquestarlo mediante **Workflows** y/o usando **n8n** por API, como se muestra. --- ### 11) Configuración de Perfil y Experiencia 1. En **Perfil**, actualiza **foto, nombre, correo electrónico y contraseña**. 2. En **Experiencia**, ajusta el **tema (claro/oscuro)**, la **zona horaria** y el **idioma**. --- ### 12) Cuentas y Correo electrónico 1. En **Cuentas**, **inicia sesión con Google**. 2. Completa la **conexión del correo** para que los mensajes **lleguen directamente** al sistema. --- ### 13) Miembros, Roles y Permisos 1. En **Miembros**, haz clic en **Invitar** para generar un **enlace de invitación** o enviarlo por **correo electrónico**. 2. Define los **Roles**: **Administrador** (acceso amplio) o **Miembro** (acceso restringido). 3. Ajusta las **reglas/permisos** de lo que cada perfil **puede** o **no puede** hacer. --- ## Buenas prácticas * **Nombra las columnas/etapas** del Kanban con cuidado y **estandarízalas**. * Mantén **etiquetas cortas y coherentes** (origen, segmento, prioridad, etapa). * **Prueba los webhooks** en un entorno de ejemplo antes de pasar a producción. * **Usa campos ocultos** para atajos (p. ej.: abrir el chat) y datos auxiliares. * Mantén las **campañas siempre activas** y **filtra los leads calientes** para actuar rápido. * Centraliza toda la comunicación en Papo para tener un **historial completo**. --- ## Solución de problemas (FAQ rápido) **¿El mensaje no se envía al mover la tarjeta en el Kanban?** * Revisa la **URL del webhook**, el **evento** y los **permisos**. * Confirma que el **valor/hashtag** de la etapa **es idéntico** al nombre de la columna. **¿La etiqueta no categoriza correctamente?** * Revisa la **ortografía** y las **mayúsculas/minúsculas**. Alinéala con el estándar del embudo. **¿El calendario no se sincroniza?** * Vuelve a conectar **Google Calendar** y asegúrate de conceder los permisos. **¿El responsable no recibió la notificación de la tarea?** * Confirma el **responsable**, el **correo electrónico** registrado y los **permisos** del rol. **¿Los correos no aparecen en el CRM?** * Vuelve a **iniciar sesión con Google** en **Cuentas** y revisa las autorizaciones de acceso. --- ## Checklist de implementación * --- ## Mapa del video (para consulta rápida) * **00:00–00:40** Introducción y visión general de lo que se mostrará. * **00:42–01:00** Central de atención multiagente (bandejas de entrada unificadas). * **01:03–01:43** CRM y categorización (IA o manual). * **03:01–05:29** Kanban + **Webhook General** + **mensaje automático** al mover. * **06:00–06:29** Campañas 24/7, leads calientes y visión del proceso. * **09:02–09:41** Campos visibles/ocultos; **atajo "Enlace al Chat"**. * **12:09–12:46** **Tareas** (crear, responsable, adjuntos) + **Notas**. * **14:39–15:16** **Empresas**: correos y **Calendario**. * **15:01–15:11** **Autoagendamiento con IA** + conectar Google Calendar. * **16:11–16:29** **Workflows** (lead manual → formulario → Empresa → Persona). * **17:02–17:20** **Perfil/Experiencia** (tema, zona horaria, idioma). * **17:26–17:37** **Cuentas**: conexión con Google para **correos**. * **18:03–18:51** **Miembros**: invitación por enlace/correo; **Roles** y permisos. * **21:03–21:17** Cierre y pilares: **Centralización, Organización, Automatización**. --- ### Conclusión Con estos pasos, reproduces exactamente el flujo del video en formato de **documentación**: desde la atención centralizada hasta la automatización del embudo, pasando por tareas, notas, calendario, workflows y gestión del equipo. Adapta los nombres/etapas a tus reglas y estandariza las etiquetas para lograr **previsibilidad** y **escala** en tu proceso comercial. --- **[Empieza gratis en Papo Global →](https://chat.papo.global/app/auth/signup?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=crm-kanban-vision-general-papo-global&utm_content=es)** Primer usuario US$ 0, sin tarjeta. Más información en [papo.global](https://papo.global).