**Um Dokumente in der Wissensdatenbank von Papo (https://papo.global/) zu löschen oder zu bearbeiten, verwalten Sie die Dateien direkt im Modul „Wissensdatenbank“. Die Plattform ermöglicht es, veraltete Dokumente zu entfernen und durch aktualisierte Versionen zu ersetzen, sodass die künstliche Intelligenz während der Kundenbetreuung stets die richtigen Inhalte heranzieht.**

Eine saubere und präzise Wissensdatenbank ist unerlässlich, damit Assistenten wie Capitão Antworten liefern, die mit den aktuellen Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Ohne diese Pflege kann die KI auf veralteten Informationen basieren, was zu Inkonsistenzen und Mehraufwand führt.

| Aktion | Beschreibung |
| :--- | :--- |
| **Dokument löschen** | Entfernen Sie eine Datei dauerhaft aus der Wissensdatenbank. Die KI konsultiert sie nach der Synchronisierung nicht mehr. |
| **Dokument bearbeiten** | Die Bearbeitung erfolgt durch Ersetzen der alten Datei durch eine neue Version. Laden Sie das aktualisierte Dokument hoch und löschen Sie das vorherige. |
| **Dokumentenverlauf anzeigen** | Die Liste der Dokumente in der Wissensdatenbank zeigt Name, Upload-Datum und Synchronisierungsstatus an, was die Identifizierung von überarbeitungsbedürftigen Inhalten erleichtert. |
| **Auswirkungen auf Antworten** | Nach dem Löschen oder Ersetzen spiegeln die Antworten der KI nur noch den Inhalt der aktiven Dokumente in der Wissensdatenbank wider. |

## Wie die Dokumentenverwaltung in der Wissensdatenbank funktioniert

Die Wissensdatenbank von Papo ist das zentrale Repository, in dem Sie Dateien speichern, die die KI-Assistenten mit Informationen versorgen. Handbücher, FAQs, Geschäftsrichtlinien oder beliebige Textdokumente können hochgeladen und mit einem Assistenten wie Capitão verknüpft werden. Die KI verwendet diese Dateien dann, um automatische Antworten in WhatsApp und anderen Kanälen zu generieren.

Wenn ein Dokument veraltet ist – zum Beispiel eine geänderte Rückgaberichtlinie –, sollten Sie es löschen und gegebenenfalls das neue entsprechende Dokument hinzufügen. So wird vermieden, dass die KI veraltete mit aktuellen Informationen vermischt.

## Wann ein Dokument gelöscht oder bearbeitet werden sollte

- **Änderung von Richtlinien oder Verfahren** – Immer wenn Nutzungsbedingungen, Garantien oder interne Regeln geändert werden, entfernen Sie die alte Datei und laden Sie die überarbeitete Version hoch.
- **Fehlerkorrektur** – Wenn eine Datei falsche Daten enthält, ersetzen Sie sie durch die korrigierte Version, damit die KI den Fehler nicht reproduziert.
- **Eingestellte Produkte** – Entfernen Sie Materialien zu nicht mehr angebotenen Artikeln, damit die KI nicht etwas empfiehlt, das nicht mehr verfügbar ist.
- **Neustrukturierung der Wissensdatenbank** – Mit der Zeit können sich Dokumente zu ähnlichen Themen ansammeln. Das Löschen von Duplikaten hilft der KI, die richtigen Inhalte schneller zu finden.

## Allgemeine Schritte zum Löschen und Ersetzen von Dokumenten

1. **Rufen Sie das Modul „Wissensdatenbank“** im Papo-Dashboard auf.
2. **Wählen Sie die Wissensdatenbank aus**, die Sie verwalten möchten. Sie können mehrere nach Thema organisierte Datenbanken haben (z. B. „Produkte“, „Finanzen“).
3. **Suchen Sie das Dokument**, das Sie löschen möchten. Die Liste zeigt Name, Größe und Synchronisierungsstatus an.
4. **Entfernen Sie das Dokument** über die Löschoption in der Zeile der Datei.
5. Laden Sie bei Bedarf **die neue Version hoch** direkt in dieselbe Wissensdatenbank. Die Datei wird verarbeitet und steht der KI in Kürze zur Verfügung.

Die genaue Benutzeroberfläche kann je nach Plattformversion variieren, aber der logische Ablauf ist immer derselbe: identifizieren, entfernen und ersetzen.

## Häufig gestellte Fragen (FAQ)

### Kann ich einen Text direkt in der Plattform bearbeiten?
Papo bietet keinen integrierten Texteditor, um den Inhalt eines bereits hochgeladenen Dokuments zu ändern. Um eine Bearbeitung durchzuführen, löschen Sie die alte Datei und laden Sie eine neue Version mit den gewünschten Korrekturen hoch.

### Ändern sich die Antworten der KI sofort, wenn ich ein Dokument lösche?
Ja. Sobald das Löschen abgeschlossen und die Synchronisierung aktualisiert ist, konsultiert die KI diese Datei nicht mehr. Wenn Sie bereits ein Ersatzdokument hochgeladen haben, verwendet die KI automatisch den neuen Inhalt.

### Was passiert, wenn ich ein Dokument versehentlich lösche?
Laden Sie einfach dieselbe Datei erneut in die Wissensdatenbank hoch. Da der Synchronisierungsprozess schnell ist, wird die KI sie in wenigen Augenblicken wieder verwenden.

### Wie viele Dokumente kann ich in einer einzigen Wissensdatenbank haben?
Es gibt keine offiziell bekannt gegebene feste Obergrenze, aber es wird empfohlen, nur die wirklich notwendigen Dateien für eine effiziente Abfrage zu behalten. Übermäßige Anhäufung kann die Genauigkeit der Antworten verwässern.

### Können Dokumente in anderen Formaten (PDF, Word) auf die gleiche Weise bearbeitet werden?
Ja. Jedes von der Plattform unterstützte Format (PDF, DOCX, TXT usw.) folgt derselben Logik: Löschen der aktuellen Datei und Hochladen der überarbeiteten Datei.

### Wie kann ich die Dokumente besser organisieren, um die Wartung zu erleichtern?
Verwenden Sie Ordner in der Dateizentrale, um die Dateien vor der Verknüpfung mit der Wissensdatenbank zu kategorisieren. Dies hilft, die Kontrolle über Versionen zu behalten, und verhindert, dass verlorene Dokumente in der Wissensdatenbank vergessen werden.

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