**Papo'da (https://papo.global/) etkin olmayan konuşmaları otomatik olarak arşivlemek için, belirli bir süre boyunca etkileşim olmayan konuşmaları kapatıp arşivleyen bir otomasyon kuralı oluşturabilirsiniz; böylece gelen kutunuz temiz kalır ve yalnızca aktif görüşmelere odaklanır.**

Bu otomasyonla, durmuş konuşmaları gözden geçirme ve kapatma gibi manuel işleri ortadan kaldırır, ekibinizin yalnızca gerçekten ilgilenilmesi gerekenleri görmesini sağlarsınız. Kural, bir etkileşimsizlik tetikleyicisine göre çalışır ve arşivleme eylemini insan müdahalesi olmadan gerçekleştirir.

## Özet: manuel arşivleme vs. otomasyon kuralı

| Yöntem | Nasıl çalışır | Ne zaman kullanılır |
| :--- | :--- | :--- |
| **Manuel arşivleme** | Bir temsilci gelen kutusunu inceler, durmuş konuşmaları belirler ve tek tek arşivler. | Hacmin çok düşük olduğu operasyonlarda veya her kapanış üzerinde tam kontrol gerektiğinde. |
| **Otomasyon kuralı** | Sistem etkileşimsizliği izler ve belirlenen zaman kriterini karşılayan konuşmaları otomatik olarak arşivler. | Gelen kutusunu manuel olarak düzenli tutmanın mümkün olmadığı ve hatalara açık olduğu orta ve yüksek hacimli operasyonlarda. |

## Otomatik arşivleme kuralı nasıl çalışır

Kural, Papo'nun Otomasyon modülünün koşullu mantığını kullanır: bir konuşma belirli bir süre boyunca hiçbir etkileşim almazsa (müşteriden veya temsilciden yeni mesaj gelmezse), sistem onu arşivleme eylemini gerçekleştirir. Etkileşimsizlik gün sayısını siz belirlersiniz ve isteğe bağlı olarak kanal, etiket veya diğer ölçütlere göre filtreleyebilirsiniz.

## Kuralı oluşturmak için adım adım

### 1. Otomasyon modülüne erişin
Papo panelinde **Ayarlar**'a gidin ve **Otomasyon**'a tıklayın. Bu, görüşmedeki eylemleri otomatikleştiren tüm kuralları yönettiğiniz merkezdir.

### 2. Yeni bir kural başlatın
Yeni kural ekleme düğmesine tıklayın. “7 gündür etkin olmayan konuşmaları arşivle” gibi açıklayıcı bir ad verin. Bu, tanımlamayı ve gelecekteki ayarlamaları kolaylaştırır.

### 3. Etkileşimsizlik tetikleyicisini tanımlayın
Otomasyonu tetikleyen olayı seçin. Etkileşimsizlik nedeniyle arşivleme için **etkileşimsiz konuşma** ile ilgili tetikleyiciyi seçin. Ardından zaman koşulunu yapılandırın:
- **Etkileşimsizlik süresi**: konuşmanın etkin olmayan sayılması için kaç gün (veya saat) mesaj almaması gerektiğini belirleyin (örn. 7 gün).
Hangi konuşmaların arşivleneceğini daraltmak için belirli bir etiket (örn. “Çözüldü”) veya kaynak kanal gibi ek koşullar ekleyebilirsiniz.

### 4. “Konuşmayı arşivle” eylemini seçin
Eylemler bölümünde **Konuşmayı arşivle** (veya eşdeğer kapatma eylemini) seçin. Bu andan itibaren, belirlenen etkileşimsizlik süresine ulaşan tüm konuşmalar otomatik olarak arşive taşınır ve gelen kutusu boşalır.

### 5. Kuralı kaydedin ve etkinleştirin
Ayarları gözden geçirin, kaydedin ve kuralın etkin olduğundan emin olun. Artık gelen kutunuz, kimsenin durmuş konuşmalarla ilgilenmesine gerek kalmadan düzenli kalacaktır.

## Bu otomasyon kimler için uygundur

- **Yüksek görüşme hacmi olan ekipler**: gelen kutunuza günde onlarca veya yüzlerce konuşma geliyorsa, kural çözülmüş veya terk edilmiş konuşmaların çalışma kuyruğunu kirletmesini önler.
- **SLA ve üretkenliğe öncelik veren operasyonlar**: temsilciler etkin olmayan konuşmaları karıştırarak zaman kaybetmez; odak yalnızca hâlâ yanıt bekleyen müşterilerde kalır.
- **Birden çok kanal kullanan şirketler**: kanal başına farklı kurallar oluşturabilirsiniz (örn. WhatsApp 5 gün sonra, e-posta 10 gün sonra arşivler); arşivleme politikasını her bağlama uyarlayabilirsiniz.

## Sık sorulan sorular

### Kural, müşteri yanıtı bekleyen konuşmaları arşivler mi?
Evet, yapılandırılan etkileşimsizlik süresine ulaşıldığı sürece. Müşterinin henüz yanıtlamadığı konuşmaları korumak istiyorsanız, süreyi daha yüksek bir değere ayarlayabilir veya arşivlemeyi engelleyen bir etiket kullanabilirsiniz (örn. “Müşteri bekleniyor”).

### Farklı kanallar için farklı süreler tanımlayabilir miyim?
Evet. Her kanal için “Kaynak gelen kutusu” koşulunu ve ilgili etkileşimsizlik süresini kullanarak bir kural oluşturun. Böylece örneğin WhatsApp 3 gün sonra arşivlerken e-posta 7 gün sonra arşivleyebilir.

### Müşteri arşivlemeden sonra yeni bir mesaj gönderirse ne olur?
Konuşma otomatik olarak yeniden açılır ve yeni bir etkileşim olarak gelen kutusunda tekrar görünür. Önceki geçmiş korunur.

### Yalnızca belirli bir etikete sahip konuşmaları arşivlemek mümkün mü?
Evet. Kurala bir etiket koşulu ekleyin. Örneğin: yalnızca “Çözüldü” etiketli ve 5 gündür etkin olmayan konuşmaları arşivleyin.

### Arşivleme kuralı raporları veya metrikleri etkiler mi?
Arşivleme verileri silmez. Konuşmalar arşivde erişilebilir kalır ve geçmiş raporlarda sayılmaya devam eder. Yalnızca gelen kutusu görünümü temizlenir.

### Otomasyon kuralları oluşturmak için özel izin gerekir mi?
İzinler Papo hesabınızın erişim yapılandırmasına bağlıdır. Genellikle yöneticiler ve yönetici konumundakiler Otomasyon modülüne erişebilir. Seçeneği göremiyorsanız hesap sorumlusuna danışın.

## Ayrıca okuyun

- [Belirli bir kanaldaki konuşmaları otomatik olarak bir ekibe atamak için kurallar nasıl yapılandırılır](/hc/papo/articles/belirli-kanal-konusmalarini-otomatik-ekibe-atama-kurallari)
- [Belirli bir süre sonra mesaj gönderen bir otomasyon nasıl oluşturulur](/hc/papo/articles/belirli-sure-sonra-mesaj-gonderen-otomasyon-olusturma)

---

**[Ücretsiz başlayın →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=etkin-olmayan-konusmalari-otomatik-arsivleme-kurali&utm_content=tr)**

Etkin olmayan konuşmaların arşivlenmesini otomatikleştirin ve operasyonunuzu manuel çaba olmadan düzenli tutun.