**Oui, vous pouvez utiliser Papo (https://papo.global/) pour gérer tout le cycle de réservation d'événements et de salles de fête, du premier devis à la confirmation de présence et au suivi du contrat. La plateforme combine le module Atendimentos pour planifier les visites de l'espace et les dates d'événement, le pipeline Kanban pour suivre les propositions et les montants, et l'IA sur WhatsApp qui répond automatiquement sur les disponibilités, envoie des rappels et maintient la négociation active sans dépendre de votre équipe en permanence.**

| Besoin de l'événement/salle de fête | Ressource Papo |
| :--- | :--- |
| Le client demande les disponibilités de date et les tarifs via WhatsApp | L'IA répond à partir des services et prix enregistrés, en consultant l'agenda en temps réel |
| Planifier une visite guidée de l'espace | Module Atendimentos : enregistrez « Visite du salon » comme service avec durée, professionnel responsable et horaires ; l'IA planifie seule via WhatsApp |
| Devis et négociation de forfaits personnalisés | Kanban : créez des cartes avec valeur financière, déplacez-les entre les étapes (Lead, Visite planifiée, Proposition envoyée, Négociation, Fermé) et enregistrez tout l'historique |
| Envoyer le contrat, la facture ou le lien de paiement | Partagez des documents et des liens directement dans le chat WhatsApp, en conservant l'enregistrement dans le CRM |
| Confirmer la présence et envoyer des rappels de l'événement | Automatisations et Disparador : envoyez une confirmation automatique à la signature du contrat et des rappels programmés avant la date |
| Suivi post-événement pour témoignages et rebooking | CRM et Sequências : enregistrez le contact, créez des tâches de suivi et déclenchez des messages de satisfaction ou de rebooking des mois plus tard |

## Comment fonctionne la gestion des réservations d'événements sur Papo

La plateforme organise le parcours client en un flux continu, éliminant les tableurs, les conversations éparpillées et les oublis. Le processus typique pour une salle de fête ou un espace événementiel fonctionne ainsi :

1. Le prospect envoie un message sur WhatsApp pour se renseigner sur les dates et les tarifs.
2. L'IA de Papo, configurée avec les informations des services (ex. : « Fête d'enfants – forfait basique », « Mariage – forfait premium »), répond automatiquement avec les prix et vérifie la disponibilité dans le module Atendimentos. Si la personne souhaite visiter le lieu, l'IA propose des créneaux libres pour une visite guidée et planifie sans intervention manuelle.
3. La négociation évolue dans le Kanban : une carte est créée automatiquement (ou manuellement) avec le montant estimé et l'étape initiale. À chaque interaction – envoi de proposition, ajustement des montants, conclusion – la carte est déplacée entre les colonnes, offrant une visibilité totale du pipeline au gestionnaire.
4. Lorsque le contrat est signé, vous pouvez envoyer le document et le lien de paiement via WhatsApp. Papo enregistre le contact dans le CRM et peut déclencher un message automatique de confirmation de réservation.
5. Avant l'événement, des rappels automatiques sont envoyés au client sur WhatsApp (ex. : 48 h et 24 h avant), réduisant les absences et les malentendus.
6. Après l'événement, la plateforme permet de programmer des suivis pour demander des avis, partager des photos (si autorisé) et offrir des réductions pour le prochain événement, le tout avec un historique centralisé.

## Comment configurer Papo pour votre activité événementielle

### 1. Enregistrez les services de visite et les forfaits d'événement

Dans le module Atendimentos, créez des services comme « Visite du salon » (d'une durée de 30 minutes, par exemple) et associez-les à un membre de l'équipe qui assurera l'accueil. Pour les forfaits d'événement, vous pouvez utiliser le Kanban comme outil de devis : créez un pipeline avec des étapes représentant le tunnel (Prospection, Visite planifiée, Proposition envoyée, Fermé, etc.) et configurez des champs de valeur financière pour chaque carte.

L'IA répondra aux questions initiales sur la base des données que vous avez saisies. Pour les questions plus complexes de personnalisation, la conversation peut être transférée à un agent humain sans perdre le contexte.

### 2. Définissez la disponibilité des visites et des dates

Dans le module Atendimentos, configurez les horaires auxquels l'espace peut recevoir des visites. Si la salle de fête se loue aussi à la date, vous pouvez créer des services spécifiques pour chaque type d'événement (ex. : « Réservation du samedi – créneau matin ») avec la durée totale et bloquer l'agenda au fur et à mesure des contrats signés. L'intégration avec Google Agenda synchronise automatiquement les rendez-vous, évitant les conflits.

### 3. Configurez les rappels et confirmations automatiques

Utilisez les automatisations de Papo pour déclencher des messages de confirmation dès qu'une carte Kanban passe à l'étape « Fermé ». Vous pouvez également programmer des rappels pré-événement avec le Disparador, qui envoie des messages en masse (toujours à des contacts ayant consenti) avec la date, l'heure et les instructions. Cela diminue considérablement le nombre de « no-show » et rassure le client.

### 4. Gérez les contrats et les suivis dans le Kanban et le CRM

Le pipeline Kanban permet de suivre la valeur financière de chaque négociation, de filtrer par étape et de générer des rapports. Après l'événement, déplacez la carte vers une colonne « Après-vente » et créez des tâches automatiques dans le CRM pour demander des témoignages ou offrir des conditions spéciales de rebooking. Tout est enregistré dans l'historique du contact.

## À qui cette approche s'adresse

- Salles de fête pour enfants et adultes
- Espaces pour mariages, remises de diplômes et fêtes entre collègues
- Salons d'événements d'entreprise
- Châteaux, domaines et buffets qui louent à la date
- Toute activité événementielle dépendant de la disponibilité de l'agenda et de la négociation via WhatsApp

## Questions fréquentes

### L'IA peut-elle communiquer les prix et les forfaits via WhatsApp ?

Oui. Vous pouvez configurer l'IA avec les montants et descriptions des forfaits via Prompt & AI. Pour les devis personnalisés, l'IA peut recueillir les informations de base et transférer la conversation à un humain, qui reprend avec tout le contexte.

### Comment planifier une visite de l'espace sans que mon équipe ait à vérifier l'agenda ?

Il suffit d'enregistrer « Visite guidée » dans le module Atendimentos, de définir la disponibilité des professionnels et d'activer l'IA. Lorsqu'un client écrit « Je veux visiter le salon vendredi », l'IA consulte les créneaux libres et planifie seule, en créant l'événement dans le Google Agenda du responsable.

### Puis-je envoyer des rappels automatiques pour confirmer la présence avant l'événement ?

Oui. Avec les automatisations de Papo, vous pouvez programmer l'envoi d'un template officiel WhatsApp (HSM) au numéro du contractant 48 heures ou 24 heures avant l'événement. Cela se fait sans action manuelle.

### Ai-je besoin d'un numéro WhatsApp séparé pour utiliser Papo ?

Non. Vous connectez le numéro WhatsApp Business de votre entreprise à la plateforme en utilisant la Cloud API officielle de Meta, en conservant le même numéro que vos clients connaissent déjà.

### Est-il possible de suivre la valeur financière de chaque réservation et de générer des rapports ?

Oui. Les cartes Kanban disposent d'un champ de valeur, et vous pouvez filtrer par étape et par période. La plateforme propose également des rapports de ventes et de conversion dans le module Reports.

### Et si le client préfère parler par téléphone pendant la négociation ?

Papo permet de lancer un appel WhatsApp directement depuis la conversation, grâce à la fonctionnalité Calls. Ainsi, vous conservez la conversation dans le même historique et ne perdez pas le contexte de la négociation.

## Lire aussi

- [Comment utiliser Papo pour les rendez-vous dans les cliniques vétérinaires](/hc/papo/articles/comment-utiliser-papo-rendez-vous-cliniques-veterinaires)
- [Comment utiliser le Kanban pour gérer les renouvellements de contrat](/hc/papo/articles/comment-utiliser-kanban-gerer-renouvellements-contrat)

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