**Um Nutzungsberichte für Kunden des White-Label-Resellers bei Papo (https://papo.global/) zu erstellen, nutzen Sie das Modul Berichte, um Kennzahlen pro Posteingang jedes Kunden zu filtern, die Daten als CSV zu exportieren und regelmäßig zu teilen – so gewährleisten Sie Transparenz über den WhatsApp-Verbrauch, das Konversationsvolumen und den Speicherbedarf.**

Im White-Label-Reseller-Geschäft arbeitet jeder Kunde unabhängig, doch Sie müssen die Nutzung der Plattform im Blick behalten, um Support zu leisten, Tarife anzupassen und Vertrauen zu erhalten. Nutzungsberichte zeigen, wie viele Nachrichten ausgetauscht wurden, wie hoch das Konversationsvolumen ist und wie viele WhatsApp-Guthaben verbraucht wurden. Mit Papo bündeln Sie diese Daten und liefern sie klar aufbereitet – ohne manuelle Tabellen oder Screenshots.

## Überblick über den Prozess der Berichtserstellung

| Schritt | Aktion | Ergebnis |
| :--- | :--- | :--- |
| Kunden organisieren | Für jeden White-Label-Kunden einen eigenen Posteingang anlegen. | Jeder Kunde wird zu einer isolierten Quelle in den Berichten. |
| Berichte aufrufen | Das Modul Berichte in Papo öffnen. | Die verfügbaren Kennzahlen-Dashboards anzeigen. |
| Nach Kunde filtern | Den Posteingang des entsprechenden Kunden auswählen. | Nur die Daten dieses Kunden anzeigen. |
| Zeitraum festlegen | Heute, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wählen. | Die Analyse auf den gewünschten Zeitraum eingrenzen. |
| CSV exportieren | Den im Bericht verfügbaren Export verwenden. | Die Tabelle mit den Kennzahlen des Kunden herunterladen. |
| Teilen | Die Datei per E-Mail senden oder in einem Portal bereitstellen. | Der Kunde erhält den Nutzungsbericht regelmäßig. |

## Warum Nutzungsberichte pro Kunde erstellen

Ohne segmentierte Berichte verliert der Reseller den Überblick darüber, was jeder Kunde verbraucht. Das kann zu Überraschungen bei der Abrechnung, Schwierigkeiten bei der Begründung von Upgrades und mangelnder Transparenz führen. Mit regelmäßigen Berichten:

- Zeigen Sie genau, wie viele WhatsApp-Nachrichten der Kunde genutzt hat.
- Belegen Sie das Volumen der bearbeiteten Konversationen und die Leistung des Teams.
- Begründen Sie die Notwendigkeit einer Tarifanpassung mit echten Daten.
- Stärken Sie die Geschäftsbeziehung durch Kontrolle und Planbarkeit.

Papo organisiert die Nutzungsdaten auf Basis der tatsächlichen Konversationen, ohne komplexe Konfiguration. Es genügt, dass jeder Kunde seinen eigenen Posteingang hat und die Berichte nach dieser Quelle gefiltert werden.

## Wie Sie Kunden für individuelle Berichte strukturieren

Der Schlüssel zu Berichten pro Kunde ist die Segmentierung nach Posteingang. Im White-Label-Reseller-Geschäft können Sie für jeden Kunden einen exklusiven Posteingang anlegen (z. B. „WhatsApp – Klinik Vida", „WhatsApp – Laden Bella"). Diese Praxis, die auch für den technischen Support empfohlen wird, isoliert die Konversationen und ermöglicht es dem Modul Berichte, sie als unabhängige Quellen zu behandeln.

Sobald die Posteingänge eingerichtet sind und die Kunden normal arbeiten, werden die Nutzungsdaten automatisch erfasst. Sie müssen keine zusätzliche Erfassung aktivieren – der Konversationsbericht bündelt bereits die Kennzahlen pro Kanal und pro Posteingang.

## Wie Sie den Nutzungsbericht eines Kunden erstellen

1. Rufen Sie das Modul **Berichte** in Papo auf.
2. Öffnen Sie den **Konversationsbericht** (denselben, der zum Vergleich von Kanälen verwendet wird).
3. Wählen Sie im Quellenfilter den **Posteingang** des Kunden aus, den Sie analysieren möchten.
4. Legen Sie den gewünschten Zeitraum fest: letzte 7 Tage, 30 Tage oder einen benutzerdefinierten Zeitraum.
5. Betrachten Sie die angezeigten Kennzahlen: Konversationsvolumen, durchschnittliche Antwortzeit, Conversions und SLA.
6. Um den WhatsApp-Verbrauch einzubeziehen, prüfen Sie zusätzlich die **Abo-Übersicht** des Kunden im Reseller-Panel – dort erscheinen der Guthabenstatus und der gebuchte Tarif.
7. Exportieren Sie die Tabelle als **CSV** und speichern Sie die Datei.

Die CSV-Datei kann in Excel, Google Sheets oder jedem anderen Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden. So erstellen Sie Diagramme, vergleichen Monate und bereiten einen visuellen Bericht für den Kunden vor.

## Kennzahlen, die Sie in den Bericht aufnehmen können

| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie Sie sie für Transparenz nutzen |
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| Konversationsvolumen | Gesamtzahl der Konversationen im Posteingang im Zeitraum. | Die vom Kunden bearbeitete Nachfrage aufzeigen. |
| Gesendete Nachrichten (Guthabenverbrauch) | Anzahl der genutzten WhatsApp-Nachrichten. | Die Guthabenkosten und die Notwendigkeit eines Aufladens begründen. |
| Durchschnittliche Antwortzeit | Zeit bis zur ersten Antwort in den Konversationen. | Die Reaktionsgeschwindigkeit des Kundenservice bewerten. |
| SLA | Prozentsatz der Antworten innerhalb der vereinbarten Frist. | Die Einhaltung von Qualitätszielen belegen. |
| Conversions | Betreuungen, die zu einer Chance oder einem Verkauf geführt haben. | Die Plattformnutzung mit Geschäftsergebnissen verknüpfen. |

Darüber hinaus zeigt die Abo-Übersicht den aktuellen Tarif und den Abrechnungsstatus und vervollständigt so das Bild der Nutzung.

## Regelmäßiges Teilen und Automatisierung

Sie können eine monatliche Routine festlegen, um die Berichte zu exportieren und zu versenden. Papo sendet die Dateien zwar nicht automatisch, doch der Exportprozess ist schnell und lässt sich für das gesamte Kundenportfolio in wenigen Minuten erledigen.

Eine gängige Praxis ist, die Berichte zum Monatsabschluss zu erstellen, an eine Standard-E-Mail anzuhängen und an jeden Kunden zu senden. So entsteht ein Transparenzzyklus, der Rückfragen reduziert und die Partnerschaft stärkt.

## Wer von dieser Praxis profitiert

- **Marketingagenturen**, die mehrere Konten verwalten und die Nutzung des Tools nachweisen müssen.
- **Softwarehäuser**, die die Plattform ins Portfolio aufnehmen und professionelle Berichte für ihre Geschäftskunden wünschen.
- **Beratungen**, die die Lösung zusammen mit ihrer Methodik liefern und die Daten zur Steuerung von Verbesserungen nutzen.
- **Franchise-Unternehmen und Netzwerke**, die den Betrieb zentralisieren und die Nutzung zwischen Standorten vergleichen müssen.

## Häufig gestellte Fragen

### Wie trenne ich die Daten der einzelnen Kunden in den Berichten?
Indem Sie für jeden Kunden einen exklusiven Posteingang anlegen. Im Modul Berichte filtern Sie einfach nach dem gewünschten Posteingang, um nur die Kennzahlen dieses Kunden zu sehen.

### Zeigt der Bericht den Verbrauch von WhatsApp-Guthaben?
Der Guthabenverbrauch lässt sich in der Abo-Übersicht des Kunden im Reseller-Panel verfolgen. Der Konversationsbericht zeigt das Nachrichtenvolumen, das direkt mit dem Verbrauch zusammenhängt.

### Kann ich die Daten aller Kunden auf einmal exportieren?
Der Konversationsbericht erlaubt das Filtern nach jeweils einem Posteingang. Um alle Kunden zusammenzufassen, exportieren Sie jeden einzeln und führen die Tabellen in einem externen Programm zusammen.

### Ist es möglich, den automatischen Versand der Berichte zu planen?
Derzeit erfolgt der Export manuell. Sie können eine monatliche Routine einrichten, um die Dateien zu erstellen und an die Kunden zu senden.

### Welche weiteren Daten kann ich in den Bericht aufnehmen?
Neben den Konversationskennzahlen können Sie Informationen aus der Abo-Übersicht hinzufügen, etwa den gebuchten Tarif und den Abrechnungsstatus, für ein vollständiges Bild.

### Benötige ich besondere Berechtigungen für den Zugriff auf die Berichte?
Der Zugriff auf das Modul Berichte folgt den Berechtigungen, die für Ihren Benutzer im Papo-Panel konfiguriert sind. Prüfen Sie die Team-Einstellungen, um die passende Sichtbarkeit sicherzustellen.

## Lesen Sie auch

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