**Oui, les cabinets de conseil et les coachs peuvent utiliser Papo (https://papo.global/) pour planifier des séances, envoyer des confirmations automatiques et réduire les absences grâce à des rappels via WhatsApp. La plateforme intègre le module de Rendez-vous, la synchronisation avec Google Agenda et l’intelligence artificielle pour gérer tout l’agenda directement depuis la conversation, sans que le professionnel ait besoin de copier des horaires entre les applications.**

| Besoin du consultant ou du coach | Fonctionnalité Papo |
| :--- | :--- |
| Un client demande un horaire pendant que vous êtes en séance | L’IA comprend la demande, consulte les disponibilités et planifie toute seule |
| Agenda éparpillé entre WhatsApp, bloc-notes et tableur | Le module de Rendez-vous centralise les services, les horaires et les clients |
| Risque d’oubli ou de double réservation | La synchronisation avec Google Agenda en temps réel évite les conflits |
| Absences et retards qui nuisent au chiffre d’affaires | Rappels automatiques par WhatsApp avant chaque séance |
| Besoin de passer des appels vocaux pour la séance | Appels WhatsApp lancés directement depuis la conversation, avec historique conservé |

## Comment fonctionne la planification pour les cabinets de conseil et les coachs

Le processus transforme WhatsApp en un assistant personnel qui travaille 24 heures sur 24. Le flux est simple :

1. Le client envoie un message, par exemple : « Je voudrais planifier une séance de coaching pour jeudi après-midi ».
2. L’IA de Papo interprète le type de service, la date et la préférence d’horaire.
3. Le système consulte les disponibilités configurées dans le module de Rendez-vous et les croise avec les rendez-vous déjà présents dans Google Agenda synchronisé.
4. L’IA propose les créneaux libres au client directement dans le chat.
5. Après confirmation, Papo crée automatiquement l’événement dans Google Agenda du coach et enregistre le rendez-vous dans le tableau de bord.
6. Avant la séance, un rappel automatique est envoyé par WhatsApp, ce qui réduit les absences et permet au client de reconfirmer ou de reporter à l’avance.

Si la séance a lieu par appel vocal ou vidéo sur WhatsApp, le professionnel peut lancer l’appel directement depuis la conversation, sans avoir à chercher le numéro ailleurs.

## Étape par étape pour mettre en place votre agenda automatisé

### 1. Enregistrez les services que vous proposez

Dans le module de Rendez-vous, enregistrez chaque type de séance ou de consultation, comme « Séance de coaching individuel », « Mentorat en groupe », « Conseil en carrière » ou « Évaluation initiale ». Pour chaque service, définissez le nom, la durée (ex. : 50 minutes, 1 heure) et le prix. Ces informations constituent la base que l’IA utilise pour proposer les bonnes options au client.

### 2. Ajoutez les professionnels (vous et votre équipe)

Enregistrez-vous ainsi que les autres coachs ou consultants qui reçoivent les clients. Associez chaque professionnel aux services qu’il réalise. Si vous travaillez seul, il suffit d’enregistrer votre propre profil. Cela garantit que la planification est dirigée vers la bonne personne.

### 3. Définissez vos horaires disponibles

Configurez vos heures de travail (ex. : du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 14 h à 18 h). Le système utilisera ces disponibilités pour déterminer les créneaux libres, en tenant compte également de toute exception ou blocage que vous enregistrez (comme un jour de congé ou un rendez-vous personnel dans Google Agenda).

### 4. Connectez Google Agenda

Associez votre compte Google Agenda à Papo. Cette intégration permet à la plateforme de lire vos rendez-vous existants en temps réel et de créer automatiquement de nouveaux événements lorsqu’une séance est confirmée. Ainsi, vous ne risquez jamais de planifier deux choses en même temps.

### 5. Configurez les rappels automatiques

Définissez les règles d’envoi des messages. Le plus courant est de programmer deux envois : un 24 heures à l’avance et un autre 1 heure avant la séance. Vous rédigez le texte du rappel, qui peut inclure le nom du client, la date, l’heure et même un lien vers l’appel, s’il est virtuel.

### 6. Laissez l’IA planifier et rappeler

Une fois tout configuré, l’IA de Papo planifie les séances directement via WhatsApp. Chaque nouveau rendez-vous généré par l’IA ou manuellement entre automatiquement dans la file des rappels, qui sont envoyés aux horaires programmés, sans aucune intervention manuelle.

## À qui s’adresse cette automatisation

- **Coachs et mentors** qui reçoivent en séances individuelles et veulent éliminer les échanges de messages pour choisir un horaire.
- **Consultants en affaires, finance ou carrière** qui travaillent avec un agenda fractionné et subissent des absences de dernière minute.
- **Thérapeutes et psychologues** qui ont besoin de confirmations de présence et d’un historique organisé.
- **Coachs sportifs et professionnels du développement humain** qui planifient des séances en ligne ou en présentiel.
- **Tout professionnel indépendant** dont le chiffre d’affaires dépend d’horaires réservés et de présences confirmées.

## Questions fréquentes

### L’IA peut-elle planifier toute seule via WhatsApp ?

Oui. L’IA comprend la demande du client, consulte les disponibilités dans l’agenda, propose des options d’horaire et effectue la réservation sans que vous ayez besoin d’intervenir.

### Dois-je utiliser Google Agenda pour que les rappels fonctionnent ?

Oui. La fonctionnalité de rappels automatiques utilise Google Agenda comme source des événements. Si vous n’avez pas encore de compte, il suffit d’en créer un gratuitement et de le connecter à Papo.

### Les rappels sont-ils envoyés même si je suis hors ligne ?

Oui. L’envoi est traité par le serveur de Papo. Même si vous n’êtes pas connecté, les messages de rappel sont envoyés aux horaires programmés, tant que la campagne est configurée.

### Puis-je facturer le service et enregistrer le paiement ?

Le module de Rendez-vous permet d’enregistrer le prix de chaque service. La gestion financière complète (facturation, émission de facture, etc.) peut être complétée par d’autres outils. Sur la plateforme, vous conservez l’enregistrement du montant et du statut du rendez-vous.

### Que faire si la séance se fait par appel WhatsApp ?

Une fois la réservation confirmée, vous pouvez lancer l’appel vocal ou vidéo directement depuis la conversation dans Papo (fonctionnalité Appels WhatsApp). Ainsi, l’historique de la séance reste intégré à la conversation à l’origine du rendez-vous.

### Peut-on configurer des rappels pour des séances récurrentes ?

Oui. Vous pouvez enregistrer des services récurrents dans le module de Rendez-vous et définir les règles de rappel. Chaque occurrence est traitée comme un événement unique dans l’agenda, avec ses propres envois de messages.

## Lire aussi

- [Comment utiliser Papo pour automatiser l’accueil des salles de sport et réduire les absences](/hc/papo/articles/papo-automatiser-salles-de-sport-reduire-absences)
- [Comment utiliser Papo pour planifier et confirmer des consultations dans les cliniques de santé](/hc/papo/articles/comment-utiliser-papo-planifier-confirmer-rendez-vous-cliniques-sante)

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