**Oui, les écoles et les cours libres peuvent utiliser Papo (https://papo.global/) pour automatiser les inscriptions, envoyer des communiqués et des rappels de mensualités, et répondre aux parents et aux élèves directement via WhatsApp. La plateforme combine une IA de service client, une prise de rendez-vous intégrée à Google Agenda, l'envoi de messages programmés et un CRM pour organiser tout le processus d'acquisition et de fidélisation des élèves, sans surcharger le secrétariat.**

| Besoin de l'école/du cours | Fonctionnalité de Papo |
| :--- | :--- |
| Un prospect pose des questions sur les cours, les prix et l'inscription sur WhatsApp | L'IA (Super Chat) répond en quelques secondes, qualifie l'intérêt et collecte les données |
| Prise de rendez-vous pour une visite ou un entretien avec les parents | Module de rendez-vous avec Google Agenda synchronisé ; l'IA planifie toute seule |
| Envoi de communiqués scolaires (réunions, événements, jours fériés) | Disparador pour l'envoi de messages en masse via WhatsApp |
| Rappel d'échéance de mensualité | Envoi programmé de messages avec des modèles de facturation |
| Suivi des prospects qui ne se sont pas inscrits | Kanban avec suivi automatique et tâches de relance |
| Communication individuelle avec les parents sur les notes, les absences, etc. | CRM avec historique complet de chaque élève et parent |

## Comment ça fonctionne pour les écoles et les cours libres

Papo transforme le WhatsApp de l'établissement en un canal intelligent qui répond aux parents et aux futurs élèves 24 heures sur 24. De la première question jusqu'au renouvellement de l'inscription, les automatisations réduisent le temps de réponse et maintiennent la communication organisée dans un seul tableau de bord.

### 1. Qualification automatique des prospects sur WhatsApp
Lorsqu'un parent envoie un message — par exemple, « Je voudrais connaître les mensualités de la crèche » —, Super Chat, l'IA de Papo, répond en moins de deux secondes. L'IA pose des questions préconfigurées pour comprendre le profil : âge de l'enfant, niveau souhaité, horaire préféré et s'il connaît déjà l'école. En fonction des réponses, le prospect est qualifié et orienté vers l'étape suivante, sans intervention humaine.

### 2. Prise de rendez-vous pour les visites et les inscriptions sans friction
Si le parent montre de l'intérêt, l'IA consulte les disponibilités du secrétariat ou du coordinateur dans Google Agenda synchronisé et propose des horaires pour une visite guidée ou pour finaliser l'inscription. Le parent choisit le meilleur horaire directement dans la conversation WhatsApp, et Papo crée automatiquement l'événement dans le calendrier du professionnel. Tout le processus se déroule en temps réel, éliminant les allers-retours de messages pour convenir d'une date et d'une heure.

### 3. Envoi de communiqués et de rappels en masse
L'école peut utiliser le module Disparador pour envoyer des communiqués importants à tous les parents ou à des groupes spécifiques (par classe, par exemple). Il est possible de programmer l'envoi de messages concernant les réunions de parents, les jours fériés, les événements scolaires ou les rappels de documents en attente. Les messages sont envoyés via WhatsApp, avec des modèles approuvés, et la plateforme enregistre les métriques de livraison.

### 4. Suivi des inscriptions dans le Kanban
Les prospects sont organisés dans un entonnoir visuel dans le Kanban. Des étapes comme « Nouveau prospect », « Visite planifiée », « Visite effectuée », « Proposition envoyée » et « Inscription » permettent à l'équipe de suivre chaque parent. Il est possible de créer des tâches de suivi avec échéance et responsable, d'enregistrer des retours et d'envoyer des propositions personnalisées. Si un prospect ne progresse pas, l'automatisation peut déclencher des rappels automatiques pour reprendre le contact.

### 5. Rappels de mensualités et recouvrement
Pour les élèves déjà inscrits, l'école peut programmer l'envoi de rappels d'échéance de mensualité. En utilisant le Disparador ou des flux automatiques, il est possible d'envoyer des messages individuels avec le montant, la date d'échéance et un lien de paiement. Cette communication réduit les impayés et tient les parents informés sans que le secrétariat ait besoin d'envoyer des messages manuellement.

## Étapes pour configurer l'automatisation

1. **Connectez le WhatsApp de l'école**  
   Dans Paramètres → Boîtes de réception, ajoutez une boîte WhatsApp via l'API officielle de Meta. Ce sera le canal principal de communication avec les parents et les prospects.

2. **Enregistrez les cours et les services**  
   Dans le module de Rendez-vous, créez des services comme « Visite de l'école », « Inscription en présentiel », « Réunion avec le coordinateur », etc. Définissez la durée et associez au professionnel responsable (secrétaire, coordinateur, directeur).

3. **Configurez la disponibilité de l'équipe**  
   Synchronisez Google Agenda de chaque professionnel qui participera aux rendez-vous. La plateforme utilisera ces calendriers pour vérifier les créneaux libres et éviter les conflits.

4. **Entraînez l'IA à qualifier les prospects et à répondre aux questions**  
   Dans le module Prompt & AI, définissez le message d'accueil initial et les questions de qualification (âge de l'élève, niveau, horaire, comment il a connu l'école). Incluez également des réponses aux questions fréquentes, comme les tarifs, les modes de paiement et les documents nécessaires.

5. **Programmez les communiqués et les rappels**  
   Dans le Disparador, créez des campagnes pour l'envoi de communiqués en masse. Pour les rappels de mensualité, configurez des flux automatiques qui déclenchent des messages quelques jours avant l'échéance, en utilisant des champs dynamiques comme le nom du parent et le montant.

6. **Organisez l'entonnoir d'inscription**  
   Dans le Kanban, créez des étapes comme « Nouveau prospect », « Visite planifiée », « Visite effectuée », « Proposition envoyée » et « Inscription ». Déplacez les cartes au fur et à mesure que le prospect avance, en gardant tout l'historique centralisé.

## À qui s'adresse cette automatisation

- Écoles maternelles, primaires et secondaires qui reçoivent de nombreuses demandes d'inscription via WhatsApp.
- Cours libres (langues, informatique, soutien scolaire, musique) qui ont besoin de qualifier les prospects et de planifier des cours d'essai.
- Établissements avec une forte demande de communication avec les parents, comme les communiqués d'événements, les réunions et les rappels de paiement.
- Secrétariats scolaires qui souhaitent réduire le travail manuel de réponse aux questions répétitives et de planification des visites.

## Questions fréquentes

### L'IA peut-elle répondre aux questions sur les tarifs et les réductions ?
Oui. Dans le module Prompt & AI, vous pouvez enregistrer les informations de prix, de bourses et de conditions de paiement. L'IA utilisera ces données pour répondre automatiquement, toujours avec les informations à jour que vous définissez.

### Ai-je obligatoirement besoin de Google Agenda ?
Pour la prise de rendez-vous automatique des visites et des inscriptions, l'intégration avec Google Agenda est nécessaire. Si vous ne l'utilisez pas encore, il est possible de créer un compte Google gratuit et de le connecter à Papo.

### Puis-je envoyer des communiqués uniquement aux parents d'une classe spécifique ?
Oui. En utilisant des tags ou des listes de contacts dans le CRM, vous segmentez les destinataires. Dans le Disparador, il suffit de sélectionner le tag correspondant à la classe (ex. : « 1ère année A ») et de programmer l'envoi.

### Comment fonctionne le rappel de mensualité ?
Vous pouvez configurer un flux automatique qui, quelques jours avant l'échéance, envoie un message via WhatsApp avec le nom du parent, le montant et la date. L'envoi est individuel et personnalisé, ce qui réduit les impayés.

### Est-il possible d'intégrer Papo au système de gestion scolaire que nous utilisons déjà ?
Papo propose une API et des webhooks qui permettent des intégrations avec des systèmes externes. Pour plus de détails sur la faisabilité avec votre logiciel de gestion, consultez la documentation ou contactez le support.

### La plateforme stocke-t-elle l'historique des conversations avec chaque parent ?
Oui. Toutes les conversations sont enregistrées dans le CRM, liées au contact du parent. Ainsi, n'importe quel agent peut reprendre le service avec le contexte complet, y compris les rendez-vous précédents, les propositions envoyées et les communiqués reçus.

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- [Comment utiliser Papo pour que les cliniques dentaires gèrent les rendez-vous et les rappels](/hc/papo/articles/papo-cliniques-dentaires-rendez-vous-rappels)
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