**Um Papo (https://papo.global/) in einem Unternehmen mit mehreren Abteilungen einzuführen, ist der Schlüssel, mit einem klaren Mapping der Teams, Kanäle und Serviceabläufe zu beginnen, alles in Teams und Postfächern zu organisieren, wesentliche Automatisierungen zu konfigurieren und den Betrieb schrittweise zu migrieren.** So kann jede Abteilung — wie Vertrieb, Support, Finanzen oder Logistik — die Plattform unabhängig nutzen, aber mit der zentralen Übersicht, die das CRM bietet, ohne Hektik im Tagesgeschäft.

## Zusammenfassung der Einführungsplanung

| Phase | Was zu tun ist | Warum es wichtig ist |
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| **1. Teams und Kanäle erfassen** | Abteilungen, ihre Servicekanäle (WhatsApp, Instagram usw.) und aktuelle Abläufe auflisten. | Vermeidet generische Postfächer und gewährleistet die korrekte Trennung der Kontakte. |
| **2. Teamstruktur entwerfen** | Teams in Papo erstellen (z. B. „Vertrieb SP“, „Nationaler Support“) und Mitglieder festlegen. | Zentralisiert die Berechtigungsverwaltung und erleichtert die Zuweisung von Gesprächen. |
| **3. Postfächer konfigurieren** | Für jede relevante Nummer/jeden relevanten Kanal ein Postfach erstellen und Teams zuordnen. | Jede Abteilung sieht nur die Gespräche, die sie betreffen, und die Vertraulichkeit bleibt gewahrt. |
| **4. Wesentliche Automatisierungen aktivieren** | Regeln, Makros und Tags für automatische Verteilung und schnelle Antworten nutzen. | Reduziert die Sortierzeit und die Anhäufung manueller Aufgaben. |
| **5. Schrittweise migrieren** | Mit einer Abteilung oder einem Kanal beginnen, den Betrieb validieren und dann erweitern. | Minimiert Risiken und ermöglicht Feinabstimmungen in jeder Phase. |

## Wie man die Einführung Schritt für Schritt plant

### 1. Alle Abteilungen, Kanäle und Abläufe erfassen
Bevor Sie irgendeine Konfiguration in Papo erstellen, versammeln Sie die Leitungskräfte der einzelnen Bereiche. Erheben Sie:
* Welche Kommunikationskanäle jedes Team nutzt (WhatsApp, Instagram, E-Mail, Telegram, Website-Chat).
* Wer heute welchen Kanal betreut.
* Ob es B2B-Kunden gibt, die als Unternehmen organisiert werden müssen, mit mehreren verknüpften Kontakten.
* Welche Phasen ein Gespräch durchläuft (Erstkontakt, Qualifizierung, Verkauf, Support).
Diese Bestandsaufnahme vermeidet Nacharbeit und hilft zu entscheiden, wie viele Postfächer und Teams benötigt werden.

### 2. Die Teamhierarchie entwerfen
In Papo ist die Teamstruktur die Grundlage der Organisation. Sie können Service-Teams wie **Support**, **Vertrieb** und **Finanzen** erstellen und dann festlegen, auf welche Postfächer jedes Team zugreifen kann. So hat jede Abteilung klar abgegrenzte Zuständigkeitsbereiche, ohne die Arbeit anderer zu beeinträchtigen. Um ein Team zu erstellen, sind nur ein Name und eine optionale Beschreibung erforderlich. Danach werden die Mitglieder (Benutzer des Kontos) zum Team hinzugefügt.

### 3. Postfächer erstellen und Teams zuordnen
Jede WhatsApp-Nummer, Instagram-Seite oder jeder andere Kanal sollte in Papo in ein Postfach umgewandelt werden. Zum Beispiel:
* Ein Postfach „Vertrieb – SP“ für die WhatsApp-Nummer des Vertriebs.
* Ein Postfach „Technischer Support“ für die WhatsApp-Nummer des Supports.
* Ein Postfach „Instagram“ für alle Interaktionen des sozialen Netzwerks, wenn ein einziges Team den Kanal betreut.
Beim Erstellen jedes Postfachs wählen Sie die **Mitarbeiter** (Agenten) aus, die darauf zugreifen, oder – noch besser – Sie ordnen ein ganzes Team zu. Dadurch sehen alle Teammitglieder automatisch die neuen Gespräche, ohne sie einzeln hinzufügen zu müssen.

### 4. Erste Automatisierungen konfigurieren
Nachdem die Postfächer organisiert sind, besteht der nächste Schritt darin, manuelle Arbeit mit den nativen Automatisierungen von Papo zu reduzieren:
* **Automatisierungsregeln:** Sie ermöglichen es beispielsweise, Gespräche aus einem bestimmten Kanal oder mit einem bestimmten Schlüsselwort automatisch zu taggen. So kann ein Gespräch, das über die Support-WhatsApp eingeht, das Tag „dringend“ erhalten, wenn es das Wort „Beschwerde“ enthält.
* **Makros:** Das sind Aktionsgruppen, die Sie mit einem Klick in einem Gespräch ausführen können, z. B. eine vorgefertigte Antwort senden und den Status ändern. Erstellen Sie Makros für häufige Fragen oder um das Gespräch an ein anderes Team zu übergeben.
* **Automatische Zuweisung:** Obwohl die genaue Konfiguration von den von Ihnen erstellten Regeln abhängt, kann die Plattform Gespräche automatisch unter Agenten eines Postfachs verteilen, Konflikte vermeiden und sicherstellen, dass niemand überlastet wird.

### 5. Schrittweise migrieren
Vermeiden Sie die Versuchung, alle Abteilungen auf einmal zu migrieren. Beginnen Sie mit einem Team, das ein geringeres Volumen hat oder offener für Veränderungen ist. Erstellen Sie das/die Postfach/Postfächer dieser Abteilung, ordnen Sie das Team zu und lassen Sie den Betrieb einige Tage laufen. Beobachten Sie die Benutzerfreundlichkeit, passen Sie die Automatisierungen an und wiederholen Sie den Prozess dann für die nächste Abteilung. Dieser Ansatz reduziert die Unsicherheit im Team und ermöglicht es dem Betrieb, sich in kontrollierten Schritten zu stabilisieren.

## Für wen diese Planung geeignet ist
* **Mittelständische und große Unternehmen** mit nach Bereichen segmentiertem Service (Vertrieb, Support, Inkasso).
* **Franchise-Netzwerke** oder Gruppen mit mehreren Marken, die die Kommunikation organisiert zentralisieren müssen.
* **Marketingagenturen**, die die WhatsApp-Kanäle mehrerer Kunden verwalten und jeden Kunden in einem separaten Postfach halten.
* **B2B-Unternehmen**, die Firmenkonten (Unternehmen im CRM) organisieren und die Ansprechpartner jedes Kunden trennen möchten.

## Häufig gestellte Fragen

### Kann ich für Vertrieb und Support unterschiedliche Postfächer mit derselben WhatsApp-Nummer haben?
Es ist nicht möglich, genau dieselbe WhatsApp-Nummer in zwei Postfächern zu verwenden, aber Sie können dieselbe Nummer in einem einzigen Postfach bedienen und Tags, Teams und Automatisierungsregeln nutzen, um die Gespräche intern zu segmentieren. So erfolgt die Sortierung automatisch.

### Wie weiß ich, welche Agenten in welchem Team sein sollten?
Legen Sie dies während des anfänglichen Mappings fest. Jedes Team sollte die Agenten enthalten, die diese Gespräche wirklich sehen und beantworten müssen. Wenn ein Agent in zwei Abteilungen arbeitet, kann er ohne Konflikte zu zwei verschiedenen Teams hinzugefügt werden.

### Ist es möglich, Gespräche und Kontakte von einer anderen Plattform zu migrieren?
Ja, Papo verfügt über Mechanismen, um Gespräche und Kontakte von anderen Plattformen zu migrieren. Der Prozess wird in einem eigenen Artikel des Hilfe-Centers beschrieben, der erklärt, wie der Verlauf und der Kundenstamm während der Übergangsphase erhalten bleiben.

### Muss ich alle Automatisierungen konfigurieren, bevor ich mit der Nutzung beginne?
Nein. Beginnen Sie mit einfachen Regeln, z. B. dem Taggen von Gesprächen nach Kanal, und fügen Sie nach und nach Komplexität hinzu. Wichtig ist, dass sich das Team an die Plattform gewöhnt, bevor es aufwendigere Automatisierungen implementiert.

### Kann ich das Unternehmen-CRM nutzen, um den B2B-Service nach Abteilung zu organisieren?
Ja. Das Modul Unternehmen von Papo ermöglicht es, mehrere Kontakte in einem einzigen Unternehmen zu gruppieren, was die Account-Übersicht für Vertriebs- und Customer-Success-Teams erleichtert. Identifizieren Sie beim anfänglichen Mapping, welche Abteilungen B2B-Konten betreuen, und planen Sie die Nutzung dieser Funktion von Anfang an.

### Wie stelle ich sicher, dass Agenten nur die Gespräche ihrer Abteilung sehen?
Indem Sie Teams organisieren und sie ausschließlich den Postfächern zuordnen, die sie betreffen. Ein Agent aus dem Support-Team, der nicht zum Vertriebsteam gehört, sieht keine Gespräche aus dem Vertriebspostfach. So bleiben Vertraulichkeit und Fokus jedes Teams erhalten.

## Lesen Sie auch
- Wie man den Service eines Franchise mit mehreren Einheiten in Papo zentralisiert
- [Wie man Papo in 5 Schritten konfiguriert, um mit dem Service auf WhatsApp zu beginnen](/hc/papo/articles/papo-in-5-schritten-fuer-whatsapp-support-einrichten)

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