**Mit Papo (https://papo.global/) können Kfz-Werkstätten und Autozentren Inspektionen terminieren, Angebote versenden und Wartungserinnerungen direkt über WhatsApp verschicken – und dabei die vollständige Historie jedes Fahrzeugs im CRM der Plattform pflegen. Das Tool organisiert den Werkstattkalender, reduziert No-Shows und hält das Team auf die Arbeit fokussiert, während die Künstliche Intelligenz dem Kunden in Sekunden antwortet.**

| Bedarf der Werkstatt | Funktion von Papo |
| :--- | :--- |
| Der Kunde fragt nach einem Angebot oder Termin, während das Team beschäftigt ist | Die KI interpretiert die Anfrage, prüft den Kalender und antwortet mit Preisen und verfügbaren Terminen |
| Manuelle Terminplanung mit hohem Konfliktrisiko | Das Modul Termine bündelt Leistungen, Mitarbeiter und Zeiten – synchronisiert mit dem Google Kalender |
| Fahrzeughistorie verteilt auf Notizbücher oder Tabellen | CRM mit benutzerdefinierten Feldern erfasst Modell, Kennzeichen, Kilometerstand und die gesamte Servicehistorie |
| Kunden vergessen geplante Inspektionen und Wartungen | Automatische Erinnerungen per WhatsApp vor dem Servicetermin |
| Verkaufschancen für Teile und Leistungen ohne Nachverfolgung | Integriertes Kanban zur Verwaltung offener Angebote und deren Umwandlung in einen gebuchten Service |

## Wie die automatisierte Kundenbetreuung für Werkstätten funktioniert

Sie machen aus dem WhatsApp-Account Ihrer Werkstatt einen Assistenten, der rund um die Uhr arbeitet. Der Kunde schickt eine Nachricht – „Ich möchte mein Auto am Freitag zur Inspektion bringen“ oder „Was kostet ein Ölwechsel?“ – und die KI von Papo antwortet sofort, ohne dass ein Mechaniker oder Mitarbeiter verfügbar sein muss.

Der Ablauf ist einfach:

1. Der Kunde fragt per WhatsApp nach einer Leistung oder bittet um einen Termin.
2. Die KI von Papo erkennt die Art der Leistung (Inspektion, Ölwechsel, Achsvermessung) und den gewünschten Termin.
3. Das System prüft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im Modul Termine und gleicht sie mit den bereits im Google Kalender synchronisierten Terminen ab.
4. Die KI schlägt freie Zeiten vor und nennt bei einem Angebot den hinterlegten Preis für diese Leistung.
5. Nach der Bestätigung durch den Kunden legt Papo den Termin im Google Kalender des Mechanikers an, erfasst den Vorgang im Dashboard und speichert die Interaktion in der Fahrzeughistorie.
6. Am Vorabend oder einige Stunden vor dem Service wird automatisch eine Erinnerung per WhatsApp versendet. Das reduziert No-Shows und gibt dem Kunden die Möglichkeit, zu bestätigen oder umzubuchen.

Wenn die Betreuung einen Anruf erfordert, um ein komplexeres Angebot zu erklären, können Sie direkt aus der WhatsApp-Konversation heraus einen Sprachanruf starten, ohne den Kontext zu verlieren.

## Schritt für Schritt zum Aufbau Ihres Werkstattbetriebs in Papo

### 1. Legen Sie die Leistungen an, die Ihre Werkstatt anbietet
Registrieren Sie im Modul Termine jede Art von Leistung: „Inspektion bei 10.000 km“, „Ölwechsel“, „Auswuchten und Achsvermessung“, „Elektronische Diagnose“. Definieren Sie für jede Leistung den Namen, die Dauer (z. B. 1 Stunde) und den Preis. Diese Informationen sind die Grundlage dafür, dass die KI Angebote unterbreitet und die richtige Zeit im Kalender reserviert.

### 2. Fügen Sie die Mitarbeiter Ihres Teams hinzu
Legen Sie die Mechaniker und Mitarbeiter an, die die Leistungen erbringen. Verknüpfen Sie jeden Mitarbeiter mit den Leistungen, die er ausführt. Wenn Sie allein arbeiten, genügt es, Ihr eigenes Profil anzulegen. So wird bei der Terminvergabe die Spezialisierung jedes Einzelnen berücksichtigt.

### 3. Definieren Sie die Verfügbarkeit der Werkstatt
Konfigurieren Sie Öffnungstage und -zeiten (z. B. Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr). Das System nutzt dieses Zeitfenster, um dem Kunden freie Termine anzubieten. Sie können auch Sperrzeiten oder Ausnahmen für Feiertage und freie Tage hinterlegen.

### 4. Verbinden Sie den Google Kalender
Verknüpfen Sie das Google-Kalender-Konto, mit dem Sie die Termine der Werkstatt steuern. Dank der Echtzeit-Synchronisierung liest Papo bestehende Termine aus und erstellt bei Bestätigung einer Leistung automatisch neue Einträge – Doppelbuchungen sind damit ausgeschlossen.

### 5. Konfigurieren Sie die automatischen Erinnerungen
Nutzen Sie die Automatisierungen der Plattform, um Erinnerungsnachrichten per WhatsApp zu versenden. Planen Sie zum Beispiel einen Hinweis 24 Stunden vorher und einen weiteren 1 Stunde vor dem Termin – mit Datum, Leistung und Namen des Mitarbeiters. Das reduziert Vergessen drastisch.

### 6. Organisieren Sie die Fahrzeughistorie im CRM
Das CRM von Papo ermöglicht es Ihnen, dem Kundendatensatz benutzerdefinierte Felder wie Kennzeichen, Modell, Baujahr und Kilometerstand hinzuzufügen. Jedes Mal, wenn eine Leistung gebucht oder ein Angebot versendet wird, bleibt die Konversation mit diesem Eintrag verknüpft. Bei der nächsten Wartung greift das Team so auf die vollständige Historie des Fahrzeugs zu, ohne erneut nachfragen zu müssen.

## Für wen sich diese Automatisierung eignet

- **Kfz-Werkstätten** kleiner und mittlerer Größe, die ihre Kundenbetreuung professionalisieren möchten.
- **Autozentren** und Autohäuser mit mehreren Leistungen und eng getaktetem Kalender.
- **Autoteilehändler mit Service**, die die Montage terminieren und Angebote nachverfolgen müssen.
- **Vertragshändler und Fachwerkstätten**, die Flottenfahrzeuge oder planmäßige Inspektionen betreuen.
- **Selbstständige Mechaniker**, die alles über WhatsApp organisieren und keine Zeit haben, Gespräche in eine Tabelle zu übertragen.

## Häufig gestellte Fragen

### Kann die KI selbstständig per WhatsApp Termine buchen?
Ja. Die KI von Papo interpretiert die Anfrage des Kunden, prüft den Werkstattkalender, schlägt freie Termine vor und bestätigt die Buchung, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

### Muss ich den Google Kalender verbinden, um die Terminvergabe zu nutzen?
Nein, das ist nicht verpflichtend, denn das Modul Termine verfügt über einen eigenen Kalender. Die Integration mit dem Google Kalender ist jedoch empfehlenswert, um bestehende Termine zu synchronisieren und automatisch Einträge zu erstellen – so vermeiden Sie Konflikte.

### Wie reduzieren automatische Erinnerungen No-Shows?
Die Erinnerungen versenden vor dem Service Nachrichten per WhatsApp und rufen Datum, Uhrzeit und Art der Wartung in Erinnerung. Der Kunde kann rechtzeitig bestätigen oder umbuchen, und die Werkstatt gewinnt Planungssicherheit.

### Kann ich Angebote per WhatsApp versenden und die Konversion verfolgen?
Ja. Die KI kann den im Modul Termine hinterlegten Preis der Leistung nennen, und Sie können für jedes versendete Angebot eine Karte im Kanban anlegen. So verfolgt das Team den Stand der Verhandlung und hakt nach, bis der Termin gebucht ist.

### Wie pflege ich die Fahrzeughistorie auf der Plattform?
Sie können dem Kundendatensatz im CRM Felder wie Kennzeichen und Modell hinzufügen. Jeder Service und jedes Angebot wird in der Konversation festgehalten und bildet eine vollständige Historie, die jederzeit abgerufen werden kann.

### Funktioniert es auch für Werkstätten ohne Website?
Ja. Papo ist eine Web-Plattform, die im Browser des Computers läuft – ohne Website oder App. Die Interaktion mit dem Kunden findet über WhatsApp statt, einen Kanal, den er ohnehin nutzt.

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