**Um inaktive Konversationen in Papo (https://papo.global/) automatisch zu archivieren, können Sie eine Automatisierungsregel erstellen, die Konversationen ohne Interaktion nach einem festgelegten Zeitraum schließt und archiviert, sodass Ihr Posteingang sauber bleibt und nur aktive Anfragen im Fokus stehen.**

Mit dieser Automatisierung entfällt die manuelle Arbeit des Überprüfens und Beendens liegengebliebener Konversationen, und Ihr Team sieht nur noch das, was wirklich Aufmerksamkeit erfordert. Die Regel basiert auf einem Inaktivitäts-Trigger und führt die Archivierungsaktion ohne menschliches Eingreifen aus.

## Zusammenfassung: manuelle Archivierung vs. Automatisierungsregel

| Methode | Funktionsweise | Wann verwenden |
| :--- | :--- | :--- |
| **Manuelle Archivierung** | Ein Agent prüft den Posteingang, identifiziert liegengebliebene Konversationen und archiviert sie einzeln. | Betrieb mit sehr geringem Volumen oder wenn Sie die volle Kontrolle über jede Beendigung benötigen. |
| **Automatisierungsregel** | Das System überwacht die Inaktivität und archiviert automatisch Konversationen, die das definierte Zeitkriterium erfüllen. | Betrieb mit mittlerem und hohem Volumen, bei dem eine manuelle Organisation des Posteingangs nicht praktikabel und fehleranfällig ist. |

## Wie die automatische Archivierungsregel funktioniert

Die Regel nutzt die konditionale Logik des Automatisierungsmoduls von Papo: Wenn eine Konversation eine bestimmte Zeit ohne jegliche Interaktion erreicht (neue Nachricht des Kunden oder des Agenten), führt das System die Aktion aus, sie zu archivieren. Sie legen die Anzahl der Inaktivitätstage fest und können optional nach Kanal, Etikett oder anderen Kriterien filtern.

## Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Regel

### 1. Rufen Sie das Automatisierungsmodul auf
Im Papo-Panel gehen Sie zu **Einstellungen** und klicken auf **Automatisierung**. Dies ist die Zentrale, in der Sie alle Regeln verwalten, die Aktionen im Kundenservice automatisieren.

### 2. Starten Sie eine neue Regel
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Regel hinzuzufügen. Geben Sie ihr einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Inaktive Konversationen seit 7 Tagen archivieren“. Das erleichtert die Identifizierung und künftige Anpassungen.

### 3. Legen Sie den Inaktivitäts-Trigger fest
Wählen Sie das Ereignis aus, das die Automatisierung auslöst. Für die Archivierung aufgrund von Inaktivität wählen Sie den Trigger für **Konversation ohne Interaktion**. Konfigurieren Sie dann die Zeitbedingung:
- **Inaktivitätszeitraum**: Legen Sie fest, wie viele Tage (oder Stunden) die Konversation ohne Nachrichten bleiben muss, um als inaktiv zu gelten (z. B. 7 Tage).
Sie können zusätzliche Bedingungen hinzufügen, z. B. ein bestimmtes Etikett (z. B. „Gelöst“) oder einen Herkunftskanal, um die Konversationen, die archiviert werden sollen, genauer einzugrenzen.

### 4. Wählen Sie die Aktion „Konversation archivieren“
Im Bereich der Aktionen wählen Sie **Konversation archivieren** (oder eine entsprechende Abschlussaktion). Ab diesem Zeitpunkt wird jede Konversation, die den definierten Inaktivitätszeitraum erreicht, automatisch ins Archiv verschoben und der Posteingang entlastet.

### 5. Speichern und aktivieren Sie die Regel
Überprüfen Sie die Einstellungen, speichern Sie sie und stellen Sie sicher, dass die Regel aktiviert ist. Jetzt bleibt Ihr Posteingang organisiert, ohne dass sich jemand um liegengebliebene Konversationen kümmern muss.

## Für wen sich diese Automatisierung eignet

- **Teams mit hohem Anfragevolumen**: Wenn Ihr Posteingang täglich Dutzende oder Hunderte von Konversationen erhält, verhindert die Regel, dass bereits gelöste oder abgebrochene Konversationen die Warteschlange verstopfen.
- **Betrieb, der SLA und Produktivität priorisiert**: Agenten verschwenden keine Zeit mit der Suche nach inaktiven Konversationen; der Fokus liegt nur auf Kunden, die noch eine Antwort benötigen.
- **Unternehmen, die mehrere Kanäle nutzen**: Sie können unterschiedliche Regeln pro Kanal erstellen (z. B. WhatsApp archiviert nach 5 Tagen, E-Mail nach 10 Tagen) und die Archivierungsrichtlinie an jeden Kontext anpassen.

## Häufig gestellte Fragen

### Archiviert die Regel Konversationen, die auf eine Antwort des Kunden warten?
Ja, sofern der konfigurierte Inaktivitätszeitraum erreicht ist. Wenn Sie Konversationen erhalten möchten, in denen der Kunde noch nicht geantwortet hat, können Sie den Zeitraum auf einen höheren Wert setzen oder ein Etikett verwenden, das die Archivierung verhindert (z. B. „Warten auf Kunde“).

### Kann ich für verschiedene Kanäle unterschiedliche Fristen festlegen?
Ja. Erstellen Sie eine Regel für jeden Kanal, indem Sie die Bedingung „Herkunfts-Posteingang“ und den jeweiligen Inaktivitätszeitraum verwenden. So kann WhatsApp beispielsweise nach 3 Tagen archivieren, während E-Mail nach 7 Tagen archiviert.

### Was passiert, wenn der Kunde nach der Archivierung eine neue Nachricht sendet?
Die Konversation wird automatisch wieder geöffnet und erscheint wieder im Posteingang, wie eine neue Interaktion. Der vorherige Verlauf bleibt erhalten.

### Ist es möglich, nur Konversationen mit einem bestimmten Etikett zu archivieren?
Ja. Fügen Sie der Regel eine Etikettbedingung hinzu. Zum Beispiel: nur Konversationen mit dem Etikett „Gelöst“ archivieren, die seit 5 Tagen inaktiv sind.

### Wirkt sich die Archivierungsregel auf Berichte oder Metriken aus?
Die Archivierung löscht keine Daten. Die Konversationen bleiben im Archiv zugänglich und werden weiterhin in den historischen Berichten berücksichtigt. Nur die Ansicht des Posteingangs wird bereinigt.

### Benötige ich eine spezielle Berechtigung zum Erstellen von Automatisierungsregeln?
Die Berechtigungen folgen der Zugriffskonfiguration Ihres Papo-Kontos. In der Regel haben Administratoren und Manager Zugriff auf das Automatisierungsmodul. Wenden Sie sich an den Kontoverantwortlichen, falls Sie die Option nicht sehen.

## Lesen Sie auch

- [Wie man Regeln konfiguriert, um Konversationen eines bestimmten Kanals automatisch einem Team zuzuweisen](/hc/papo/articles/automatische-zuweisung-von-kanalgespraechen-an-team)
- [Wie man eine Automatisierung erstellt, die nach einer bestimmten Zeit eine Nachricht sendet](/hc/papo/articles/nachricht-nach-bestimmter-zeit-senden-automatisierung)

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