**Um die verfügbaren Zeiten für Terminbuchungen zu ermitteln, führt die Papo-Plattform (https://papo.global/) eine zweistufige Überprüfung durch: Zuerst werden die Arbeitszeiten und die Dauer der im Service-Modul konfigurierten Dienstleistungen abgefragt; anschließend werden diese Informationen in Echtzeit mit Ihrem integrierten Google Kalender abgeglichen, wobei alle Zeiten ausgeschlossen werden, die bereits durch andere Verpflichtungen belegt sind. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Künstliche Intelligenz Ihren Kunden nur wirklich freie Termine anbietet.** Das intelligente Terminbuchungssystem von Papo wurde entwickelt, um Terminkonflikte zu eliminieren und den Buchungsprozess vollständig zu automatisieren. Es kombiniert die von Ihnen in der Plattform definierten Geschäftsregeln mit der dynamischen Realität Ihres persönlichen oder beruflichen Kalenders. Die endgültige Verfügbarkeit, die der Kunde sieht, ist das Ergebnis der Kombination zweier Informationsquellen: | Informationsquelle | Was sie definiert? | Beispiel | | :--- | :--- | :--- | | **Service-Modul (Papo)** | Die Basis der "möglichen" Zeiten. Definiert die Wochentage, die Start- und Endzeiten der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters und die Dauer jeder Dienstleistung. | Montag bis Freitag, von 9 bis 18 Uhr, mit Mittagspause von 12 bis 13 Uhr. Der Service "Erstberatung" dauert 60 Minuten. | | **Google Kalender (Integriert)** | Die Ausnahmen und Echtzeit-Blockierungen. Zeigt Zeiten an, die durch Besprechungen, persönliche Termine oder außerhalb von Papo vorgenommene Buchungen "belegt" sind. | Ein persönlicher Arzttermin am Dienstag um 15 Uhr. Ein Teammeeting am Mittwoch um 10 Uhr. | ## Wie das System die Verfügbarkeit bestimmt? Der Prozess der Überprüfung freier Termine ist eine intelligente Prüfung, die in Sekundenschnelle erfolgt, sobald ein Kunde eine Buchung anfragt. Er funktioniert in zwei Hauptschritten. ### 1. Die Basis der Verfügbarkeit: Einstellungen in Papo Alles beginnt im **Service-Modul** von Papo. Hier legen Sie die grundlegenden Regeln Ihres Betriebs fest: * **Arbeitszeiten:** Sie definieren die Tage und Zeiten, an denen jeder Mitarbeiter für Termine zur Verfügung steht. Zum Beispiel: Dr. Müller ist von Montag bis Mittwoch, von 8 bis 17 Uhr, verfügbar. * **Dauer der Dienstleistungen:** Sie erfassen Ihre Dienstleistungen und geben an, wie lange jede einzelne dauert. Zum Beispiel: "Haarschnitt" dauert 45 Minuten, während "Färben" 2 Stunden in Anspruch nimmt. Basierend auf diesen Informationen erstellt Papo eine anfängliche "Karte" aller Zeitblöcke, die theoretisch verfügbar sind. ### 2. Die Echtzeit-Überprüfung: Integration mit Google Kalender Nachdem die theoretisch freien Zeiten identifiziert wurden, führt das System den wichtigsten Schritt aus: die Abfrage Ihres integrierten **Google Kalenders**. Die Plattform überprüft einzeln, ob die potenziellen Termine tatsächlich in Ihrem Kalender frei sind. Wenn Sie ein Mittagessen mit einem Freund, ein internes Meeting oder einen anderen persönlichen Termin in Ihrem Google Kalender eingetragen haben, identifiziert das Papo-System diesen Block als "belegt". Diese Zeit wird sofort aus der Liste der dem Kunden anzubietenden Optionen entfernt, selbst wenn sie innerhalb Ihrer in Papo konfigurierten Arbeitszeit liegt. Das Ergebnis ist eine endgültige Liste von 100 % freien und sicheren Terminen für die Buchung. ## Der Buchungsprozess in der Praxis Stellen Sie sich vor, ein Kunde sendet Ihnen sonntags um 22 Uhr eine Nachricht über WhatsApp und bittet um einen Termin. So geht die Papo KI damit um: 1. **Der Kunde fragt an:** "Hallo, ich möchte gerne einen Termin für Dienstagmorgen vereinbaren." 2. **KI interpretiert die Anfrage:** Die Künstliche Intelligenz versteht die gewünschte Dienstleistung ("Beratung") und die bevorzugte Zeit ("Dienstagmorgen"). 3. **Abfrage in Papo:** Das System überprüft die Arbeitszeiten des Mitarbeiters für Diensttage (z.B. 8 bis 12 Uhr) und die Dauer der Dienstleistung "Beratung" (z.B. 1 Stunde). Es erstellt eine Liste potenzieller Termine: 8 Uhr, 9 Uhr, 10 Uhr und 11 Uhr. 4. **Abfrage im Google Kalender:** Das System überprüft dann den Google Kalender des Mitarbeiters und stellt fest, dass er dienstags von 10 bis 11 Uhr ein internes Meeting hat. 5. **Filterung der Zeiten:** Die Zeit um 10 Uhr wird aus der Optionsliste entfernt. 6. **Präsentation an den Kunden:** Die KI antwortet dem Kunden: "Gerne! Für Dienstagmorgen habe ich Termine um 8 Uhr und um 9 Uhr verfügbar. Welchen bevorzugen Sie?" 7. **Bestätigung und Blockierung:** Sobald der Kunde die Zeit wählt (z.B. 9 Uhr), bestätigt die KI dies und erstellt sofort einen Eintrag im Google Kalender des Mitarbeiters für diese Zeit, blockiert sie für zukünftige Buchungen und stellt sicher, dass es keine Doppelbuchungen gibt. ## Häufig gestellte Fragen (FAQ) ### Was passiert, wenn ich einen persönlichen Termin in meinem Google Kalender habe? Das System identifiziert diesen als belegte Zeit und bietet ihn keinem Kunden an. Die Integration wurde genau dafür entwickelt, alle Ihre Termine, ob beruflich oder persönlich, zu respektieren und Konflikte zu vermeiden. ### Was passiert, wenn ich einen Termin manuell in meinem Google Kalender hinzufüge? Die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit. Sobald Sie einen Termin in Ihrem Google Kalender erstellen oder annehmen, erkennt Papo diese neue Blockierung. Wenn ein Kunde einen Termin für dieselbe Zeit anfragt, wird dieser nicht mehr angeboten. ### Muss ich meine Arbeitszeiten sowohl in Papo als auch im Google Kalender konfigurieren? Nein. Die Konfiguration erfolgt komplementär. Ihre **festen Arbeitszeiten** (z.B. Mo-Fr, 9-18 Uhr) sollten im Service-Modul von Papo konfiguriert werden. Der **Google Kalender** dient dazu, **Ausnahmen** und dynamische Termine zu verwalten, die im Alltag entstehen. ### Kann Papo die Details meiner persönlichen Termine lesen? Nein. Aus Datenschutzgründen überprüft die Plattform lediglich den Verfügbarkeitsstatus einer Zeit ("frei" oder "belegt"). Das System liest, speichert oder hat keinen Zugriff auf Titel, Beschreibung, Ort oder Gästeliste Ihrer privaten Termine im Google Kalender. ### Wie geht das System mit Dienstleistungen unterschiedlicher Dauer um? Das System berücksichtigt immer die spezifische Dauer jeder Dienstleistung, wie sie im Service-Modul erfasst ist. Wenn ein Kunde einen 30-minütigen Service anfragt, sucht die KI nach einem freien 30-minütigen Block. Wenn der Service 2 Stunden dauert, sucht sie nach einem kontinuierlichen 2-Stunden-Block. ### Was passiert, wenn am angefragten Datum keine Termine verfügbar sind? Wenn nach dem Abgleich der Arbeitszeiten mit dem Google Kalender keine freien Termine verfügbar sind, informiert die KI den Kunden höflich darüber und kann den nächsten Tag oder Zeitraum mit Verfügbarkeit vorschlagen. ## Lesen Sie auch * [Terminbuchungen für Salons und Kliniken mit Papo optimieren](/hc/papo/articles/optimierung-terminbuchungen-salons-kliniken-papo) * Wie Sie das Service-Modul für die Buchung von Dienstleistungen und Terminen nutzen --- **[Kostenlos starten und Ihren Kalender automatisieren →](https://papo.global/?utm_source=helpcenter&utm_medium=article&utm_campaign=verfuegbarkeitszeiten-fuer-terminbuchungen-papo&utm_content=de)** Mit Papo ist Ihr erster Benutzer kostenlos, damit Sie die Terminautomatisierung testen können.