**Um einen VIP-Support in Papo (https://papo.global/) einzurichten, erstellen Sie einen exklusiven Posteingang für VIP-Kunden, verwenden Sie Prioritäts-Labels, um diese Konversationen zu kennzeichnen, und konfigurieren Sie eine Automatisierung, um das Vertriebsteam zu benachrichtigen. Aktivieren Sie anschließend einen personalisierten Willkommens-Flow, damit VIP-Kunden sofort eine erste, gezielte Antwort erhalten.**

Dieses Format hält Kunden mit hohem Wert aus der normalen Warteschlange heraus, verkürzt die Antwortzeit bei wichtigen Opportunities und stellt sicher, dass nur das richtige Team jede Konversation bearbeitet.

## Was einen VIP-Support in Papo ausmacht

Ein VIP-Support vereint drei Elemente, die die Plattform bereits bietet:

- **Exklusiver Posteingang**: ein separater Posteingang nur für die VIP-Zielgruppe, der dem Vertriebsteam oder dem Team für strategische Accounts zugeordnet ist.
- **Prioritäts-Label**: eine visuelle Markierung, mit der sich VIP-Konversationen im Posteingang filtern und sortieren lassen.
- **Automatisierung + Flow**: Regeln, die das Vertriebsteam benachrichtigen, sowie ein visueller Willkommens-Flow, der sofort antwortet, noch bevor ein Agent übernimmt.

Dadurch hängt der Betrieb nicht mehr davon ab, dass ein Agent jeden Kontakt manuell priorisiert.

## Zusammenfassung der Einrichtung

| Schritt | Was zu tun ist | Ergebnis |
| :--- | :--- | :--- |
| Exklusiver Posteingang | Einen separaten Posteingang für VIP erstellen und dem Vertriebsteam zuordnen. | VIP-Konversationen vermischen sich nicht mit der normalen Warteschlange. |
| Prioritäts-Label | Das Label „VIP“ auf wichtige Konversationen oder Kontakte anwenden. | Das Team kann die Warteschlange filtern und zuerst die Prioritäten bearbeiten. |
| Benachrichtigungsautomatisierung | Eine Regel konfigurieren, die das Vertriebsteam alarmiert, wenn eine VIP-Konversation eingeht. | Kein VIP wartet, ohne dass das Team davon weiß. |
| Willkommens-Flow | Einen visuellen Flow mit personalisierter Eingangsnachricht erstellen. | Der Kunde erhält eine sofortige und planbare Antwort, mit Übergabe an einen Menschen, wenn nötig. |

## So erstellen Sie den exklusiven Posteingang für VIP

Der erste Schritt besteht darin, den VIP-Support vom normalen Betrieb zu trennen. In Papo können Sie einen spezifischen Posteingang für diese Zielgruppe erstellen.

1. Gehen Sie zu **Einstellungen → Posteingänge → Posteingang hinzufügen**.
2. Wählen Sie den Kanal, über den Ihre VIP-Kunden bereits betreut werden – zum Beispiel den WhatsApp-Kanal des Vertriebs.
3. Geben Sie dem Posteingang einen klaren Namen, etwa „VIP – Vertrieb“.
4. Ordnen Sie nur das Vertriebsteam oder die Agenten zu, die diese Zielgruppe betreuen sollen.
5. Nutzen Sie die Teamverwaltung des Kontos, um ein dediziertes Team zu erstellen, falls noch keines existiert, und fügen Sie die verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter hinzu.

Auf diese Weise bleiben Konversationen, die in diesem Posteingang eingehen, auf das autorisierte Team beschränkt und konkurrieren nicht um Aufmerksamkeit mit der normalen Warteschlange.

## So wenden Sie das VIP-Prioritäts-Label an

Die visuelle Priorisierung erfolgt mit den Labels von Papo. Wenn eine Konversation von einem wichtigen Kunden eingeht, weisen Sie das Label **„VIP“** zu.

Diese Markierung ermöglicht:

- Den Posteingang so zu filtern, dass nur VIP-Konversationen angezeigt werden.
- Schnell zu erkennen, was zuerst beantwortet werden sollte.
- Das Label mit den Filtern des Posteingangs zu kombinieren, auch mit der Ansicht **„Nicht zugewiesen“**, um die Verteilung vor den übrigen Konversationen zu priorisieren.

Wenn der Betrieb bereits mit anderen Prioritäts-Labels wie „Dringend“ arbeitet, können Sie „VIP“ als höchste Serviceebene verwenden.

## So benachrichtigen Sie das Vertriebsteam automatisch

Nachdem der exklusive Posteingang und das VIP-Label konfiguriert sind, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass das Vertriebsteam benachrichtigt wird, sobald ein VIP eintrifft.

Mit den Automatisierungsregeln von Papo können Sie festlegen, dass jede Konversation, die im VIP-Posteingang eingeht – oder das VIP-Label erhält –, eine interne Benachrichtigung für das Vertriebsteam auslöst.

So müssen Sie nicht mehr auf manuelle Überwachung der Warteschlange setzen: Der Alarm erreicht das Team in dem Moment, in dem die Konversation erscheint, und verkürzt die Zeit bis zur ersten Antwort für Kunden mit hohem Wert.

## So konfigurieren Sie den personalisierten Willkommens-Flow

Das Flows-Modul ermöglicht es, eine visuelle Journey für den ersten Kontakt des VIP-Kunden zu erstellen.

Ein guter Willkommens-Flow kann:

- Eine automatische Nachricht senden, die sich für den Kontakt bedankt und mitteilt, dass der Kunde prioritär betreut wird.
- Bestätigen, dass ein Vertriebsmitarbeiter in Kürze aktiv wird.
- Eine erste relevante Information erfassen, etwa den Grund des Kontakts oder das interessierende Produkt.
- Die Konversation an das Vertriebsteam übergeben und dabei den gesamten Verlauf im VIP-Posteingang behalten.

So bleibt der Kunde nicht im Ungewissen: Er erhält eine sofortige Antwort im Ton Ihres Betriebs, während die Agenten Zeit gewinnen, um die Konversation mit Kontext zu übernehmen.

## Für wen dieses Modell sinnvoll ist

Diese Art der Konfiguration ist nützlich für Betriebe, die nicht alle Kontakte gleich behandeln können:

- B2B-Unternehmen mit strategischen Accounts oder Kunden mit hohem Ticketwert.
- Vertriebsteams, die heiße Leads betreuen und sie nicht in der normalen Warteschlange lassen dürfen.
- Betriebe, die bereits Kanäle wie WhatsApp und Instagram nutzen und den Support trennen möchten, ohne das Tool zu wechseln.
- White-Label-Reseller, die mehrere Kunden betreuen und eine VIP-Ebene für ihre wertvollsten Kunden anbieten müssen.

## Häufig gestellte Fragen

### Kann ich denselben Posteingang für normale und VIP-Kunden verwenden?

Ja. Wenn Sie lieber einen einzigen Posteingang behalten möchten, können Sie das Label „VIP“ verwenden, um wichtige Konversationen zu filtern und zu priorisieren. Ein exklusiver Posteingang macht die Trennung für das Team jedoch klarer und verhindert, dass ein VIP im allgemeinen Volumen untergeht.

### Wie wird das Vertriebsteam benachrichtigt, wenn ein VIP eintrifft?

Konfigurieren Sie eine Automatisierung, damit der Eingang einer Konversation im VIP-Posteingang – oder die Zuweisung des VIP-Labels – einen internen Alarm für das Vertriebsteam auslöst. So muss niemand die Warteschlange manuell überwachen.

### Ersetzt der Willkommens-Flow den menschlichen Support?

Nein. Der Flow liefert die erste sofortige Antwort und kann die Konversation an einen menschlichen Agenten weiterleiten. Ziel ist es, die Wartezeit zu verkürzen und den Support vorzubereiten, nicht den Vertriebsmitarbeiter zu ersetzen.

### Muss ich ein separates Team für den VIP-Support erstellen?

Es ist nicht verpflichtend, aber empfohlen. Wenn Sie den VIP-Posteingang einem bestimmten Team zuordnen, betreuen nur autorisierte Agenten diese Zielgruppe, was Störungen reduziert und den Service standardisiert.

### Wie kann ich verfolgen, wie viele VIP-Konversationen offen sind?

Nutzen Sie die Posteingangsübersicht des VIP-Posteingangs, um offene, ausstehende, nicht zugewiesene und gelöste Konversationen zu sehen. Sie können auch nach Label filtern, um das Volumen des prioritären Supports zu messen.

### Erfordert diese Konfiguration einen neuen Posteingang für jeden Kanal?

Jeder Posteingang ist an einen Kanal gebunden. Wenn Sie VIP beispielsweise bei WhatsApp und Instagram trennen möchten, können Sie für jeden Kanal einen VIP-Posteingang erstellen und demselben verantwortlichen Team zuordnen.

Lesen Sie auch:

- [So priorisieren Sie nicht zugewiesene Konversationen mithilfe der Posteingangsübersicht](/hc/papo/articles/nicht-zugewiesene-konversationen-posteingang-uebersicht-priorisieren)
- [Automatisierungsregeln vs. Flows: Wann Sie welche Funktion in Papo nutzen](/hc/papo/articles/automatisierungsregeln-vs-flows-papo-wann-verwenden)

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