Tudo sobre o CRM KanBan da Papo Global

Tutorial Papo Global – CRM e Central de Atendimento

Objetivos do tutorial

Centralizar todos os canais e dados do cliente.
Organizar leads, pessoas, empresas, oportunidades, tarefas e notas.
Automatizar classificações e mensagens por estágios do funil.

Pilares reforçados no vídeo: centralização, organização e automação.

Pré‑requisitos

Acesso ao Papo Global com permissão de administrador do espaço/organização.
Acesso ao módulo CRM.
(Opcional) Conta Google para conectar Agenda e E‑mail.

Visão geral (o que você verá)

Central de multiatendimento: concentra caixas de entrada em um só lugar.
CRM: objetos principais (Pessoas, Empresas, Oportunidades, Tarefas, Notas) + objetos personalizados.
Funil em Kanban ou Tabela, com tags e estágios.
Webhooks e mensagens automáticas ao mover cartões entre colunas.
Workflows (ex.: quando um lead entra manualmente, enviar formulário e criar Empresa/Pessoa).
Calendário/Autoagendamento com IA e integração Google Agenda.
Membros e Papéis (Admin x Membro) e convites por link ou e‑mail.

Passo a passo

1) Central de Multiatendimento

Acesse Central de multiatendimento.
Adicione/gestione suas caixas de entrada (ex.: os canais que você usa).
Confirme que tudo aparece no mesmo painel – isso centraliza o atendimento e o histórico.

Benefício: uma visão única para distribuir conversas e alimentar o CRM.

2) Estrutura do CRM

Abra CRM → confira os objetos Pessoas, Empresas, Oportunidades, Tarefas, Notas.
Vá em Modelo de Dados para criar objetos extras se necessário (ex.: Pesquisas).
Ajuste os campos conforme seu processo. Você pode exibir/ocultar e reordenar campos.

Dica: modele os nomes de campos/estágios desde o início para evitar retrabalho.

3) Qualificação de Leads (IA ou manual)

No CRM, ative a Inteligência Artificial para categorizar automaticamente seus leads (ex.: identificar clientes quentes).
Alternativamente, faça a categorização manual.
Use Tags para marcar contexto (origem, prioridade, persona, etapa etc.).

Importante: mantenha consistência de tags/estágios – você cita que certos valores precisam estar exatamente iguais aos nomes usados no funil ("mesma hashtag é o valor da coluna").

4) Funil em Kanban (ou Tabela)

No módulo Oportunidades, escolha a visualização Kanban ou Tabela.
Arraste cartões da esquerda para a direita para refletir o avanço no seu processo.
Configure o texto/mensagem que deve ser disparado quando o cartão for movido (ver Passo 5 – Webhook).

Prática comum: Novo → Contato Feito → Proposta → Fechamento, ajustando nomes às suas etapas.

5) Automação ao mover etapas (Webhook Geral do Kanban)

Objetivo: ao mover um cartão para a próxima coluna, enviar mensagem automática e atualizar dados.

Na tela do Kanban, copie o Webhook Geral fornecido.
Vá em CRM → Configurações → Webhook.
Clique em Criar (mesmo que já exista um, crie um exemplo para testar) e cole a URL do webhook.
Defina o evento relacionado a movimentação de estágio (quando o cartão é arrastado).
Configure a mensagem pré‑definida que deve ser enviada quando o cartão avançar.
Garanta que os valores/hashtags usados no webhook batem exatamente com os nomes das colunas do seu Kanban.
Salve e teste movendo um cartão da esquerda para a direita – a mensagem deve ser disparada.

Se não disparar: confira URL, evento escolhido, permissões e se o valor de coluna/hashtag está 100% igual ao do Kanban.

6) Campos visíveis e atalhos úteis

Personalize os campos visíveis nas Oportunidades (ex.: tire Empresa, Data de Fechamento se não fizer sentido).
Em Campos Ocultos, adicione um campo de atalho como “Link pro Chat”.
Resultado: ao clicar, você abre o chat relacionado àquele lead/cliente instantaneamente.

7) Campanhas contínuas e prioridade

Deixe suas campanhas rodando 24/7 para captação e nutrição.
Com a IA + tags, identifique quem é quente e priorize o contato.
Oriente o time comercial com vistas/filtragens que tragam os próximos passos claros.

8) Tarefas, Anexos e Notificações

Em Tarefas, clique em Adicionar Tarefa (ex.: Reunião).
Atribua um responsável (ex.: Marcos). O responsável recebe notificação.
Anexe arquivos relevantes à tarefa.
Acompanhe em Tarefas o que está devido, concluído e pendente.
Use Notas para registrar aprendizados e decisões.

9) Calendário e Autoagendamento com IA

No módulo de Empresas (e/ou no calendário do sistema), conecte sua Google Agenda.
Ative o Autoagendamento com IA (o sistema sugere e marca horários automaticamente).
Com a Agenda conectada, os compromissos aparecem automaticamente no CRM.

Lembre de autorizar o acesso da conta Google durante a conexão.

10) Workflows (exemplo prático do vídeo)

Crie um fluxo como o demonstrado:

Gatilho: novo lead manual.
Ação: enviar formulário ao lead.
Ação: criar Empresa para esse lead.
Ação: criar Pessoa vinculada à Empresa.
Ajuste os próximos passos conforme sua operação (envio de proposta, tarefas etc.).

Você pode orquestrar isso via Workflows e/ou usando n8n por API, conforme mostrado.

11) Configurações de Perfil e Experiência

Em Perfil, atualize foto, nome, e‑mail, senha.
Em Experiência, ajuste tema (claro/escuro), fuso horário e idioma.

12) Contas e E‑mail

Em Contas, faça o login com Google.
Finalize a conexão de e‑mail para que as mensagens caiam diretamente no sistema.

13) Membros, Papéis e Permissões

Em Membros, clique em Convidar para gerar link de convite ou envie por e‑mail.
Defina Papéis: Administrador (acesso amplo) ou Membro (acesso restrito).
Ajuste regras/permissões do que cada perfil pode ou não pode fazer.

Boas práticas

Nomeie colunas/estágios do Kanban com cuidado e padronize.
Mantenha tags curtas e consistentes (origem, segmento, prioridade, etapa).
Teste webhooks em um ambiente de exemplo antes de ir para produção.
Use campos ocultos para atalhos (ex.: abrir chat) e dados auxiliares.
Deixe campanhas always‑on e filtre leads quentes para ação rápida.
Centralize toda a comunicação no Papo para histórico completo.

Resolução de problemas (FAQ rápido)

Mensagem não dispara ao mover no Kanban?

Verifique URL do webhook, evento e permissões.
Confirme que o valor/hashtag do estágio é idêntico ao nome da coluna.

Tag não está categorizando corretamente?

Cheque ortografia e maiúsculas/minúsculas. Alinhe com o padrão do funil.

Agenda não sincroniza?

Refazer a conexão com Google Agenda e garantir as permissões.

Responsável não recebeu notificação de tarefa?

Confirme o responsável e e‑mail cadastrado e as permissões do papel.

E‑mails não aparecem no CRM?

Refaça o login Google em Contas e revise as autorizações de acesso.

Checklist de implantação

Mapa do vídeo (para consulta rápida)

00:00–00:40 Introdução e visão geral do que será mostrado.
00:42–01:00 Central de multiatendimento (caixas de entrada unificadas).
01:03–01:43 CRM e categorização (IA ou manual).
03:01–05:29 Kanban + Webhook Geral + mensagem automática ao mover.
06:00–06:29 Campanhas 24/7, leads quentes e visão do processo.
09:02–09:41 Campos visíveis/ocultos; atalho “Link pro Chat”.
12:09–12:46 Tarefas (criar, responsável, anexos) + Notas.
14:39–15:16 Empresas: e‑mails e Calendário.
15:01–15:11 Autoagendamento com IA + conectar Google Agenda.
16:11–16:29 Workflows (lead manual → formulário → Empresa → Pessoa).
17:02–17:20 Perfil/Experiência (tema, fuso, idioma).
17:26–17:37 Contas: conexão Google para e‑mails.
18:03–18:51 Membros: convite por link/e‑mail; Papéis e permissões.
21:03–21:17 Encerramento e pilares: Centralização, Organização, Automação.

Conclusão

Com essas etapas, você reproduz exatamente o fluxo do vídeo no formato de documentação: do atendimento centralizado à automação do funil, passando por tarefas, notas, calendário, workflows e gestão de equipe. Ajuste os nomes/estágios às suas regras e padronize tags para obter previsibilidade e escala no seu processo comercial.