Tudo sobre o CRM KanBan da Papo Global
https://www.youtube.com/watch?v=MkcRiRiBUW4
Tutorial Papo Global – CRM e Central de Atendimento
Objetivos do tutorial
- Centralizar todos os canais e dados do cliente.
- Organizar leads, pessoas, empresas, oportunidades, tarefas e notas.
- Automatizar classificações e mensagens por estágios do funil.
Pilares reforçados no vídeo: centralização, organização e automação.
Pré‑requisitos
1. Acesso ao Papo Global com permissão de administrador do espaço/organização.
2. Acesso ao módulo CRM.
3. (Opcional) Conta Google para conectar Agenda e E‑mail.
Visão geral (o que você verá)
- Central de multiatendimento: concentra caixas de entrada em um só lugar.
- CRM: objetos principais (Pessoas, Empresas, Oportunidades, Tarefas, Notas) + objetos personalizados.
- Funil em Kanban ou Tabela, com tags e estágios.
- Webhooks e mensagens automáticas ao mover cartões entre colunas.
- Workflows (ex.: quando um lead entra manualmente, enviar formulário e criar Empresa/Pessoa).
- Calendário/Autoagendamento com IA e integração Google Agenda.
- Membros e Papéis (Admin x Membro) e convites por link ou e‑mail.
Passo a passo
1) Central de Multiatendimento
1. Acesse Central de multiatendimento.
2. Adicione/gestione suas caixas de entrada (ex.: os canais que você usa).
3. Confirme que tudo aparece no mesmo painel – isso centraliza o atendimento e o histórico.
Benefício: uma visão única para distribuir conversas e alimentar o CRM.
2) Estrutura do CRM
1. Abra CRM → confira os objetos Pessoas, Empresas, Oportunidades, Tarefas, Notas.
2. Vá em Modelo de Dados para criar objetos extras se necessário (ex.: Pesquisas).
3. Ajuste os campos conforme seu processo. Você pode exibir/ocultar e reordenar campos.
Dica: modele os nomes de campos/estágios desde o início para evitar retrabalho.
3) Qualificação de Leads (IA ou manual)
1. No CRM, ative a Inteligência Artificial para categorizar automaticamente seus leads (ex.: identificar clientes
quentes).
2. Alternativamente, faça a categorização manual.
3. Use Tags para marcar contexto (origem, prioridade, persona, etapa etc.).
Importante: mantenha consistência de tags/estágios – você cita que certos valores precisam estar exatamente iguais aos
nomes usados no funil ("mesma hashtag é o valor da coluna").
4) Funil em Kanban (ou Tabela)
1. No módulo Oportunidades, escolha a visualização Kanban ou Tabela.
2. Arraste cartões da esquerda para a direita para refletir o avanço no seu processo.
3. Configure o texto/mensagem que deve ser disparado quando o cartão for movido (ver Passo 5 – Webhook).
Prática comum: Novo → Contato Feito → Proposta → Fechamento, ajustando nomes às suas etapas.
5) Automação ao mover etapas (Webhook Geral do Kanban)
Objetivo: ao mover um cartão para a próxima coluna, enviar mensagem automática e atualizar dados.
1. Na tela do Kanban, copie o Webhook Geral fornecido.
2. Vá em CRM → Configurações → Webhook.
3. Clique em Criar (mesmo que já exista um, crie um exemplo para testar) e cole a URL do webhook.
4. Defina o evento relacionado a movimentação de estágio (quando o cartão é arrastado).
5. Configure a mensagem pré‑definida que deve ser enviada quando o cartão avançar.
6. Garanta que os valores/hashtags usados no webhook batem exatamente com os nomes das colunas do seu Kanban.
7. Salve e teste movendo um cartão da esquerda para a direita – a mensagem deve ser disparada.
Se não disparar: confira URL, evento escolhido, permissões e se o valor de coluna/hashtag está 100% igual ao do Kanban.
6) Campos visíveis e atalhos úteis
1. Personalize os campos visíveis nas Oportunidades (ex.: tire Empresa, Data de Fechamento se não fizer sentido).
2. Em Campos Ocultos, adicione um campo de atalho como “Link pro Chat”.
3. Resultado: ao clicar, você abre o chat relacionado àquele lead/cliente instantaneamente.
7) Campanhas contínuas e prioridade
1. Deixe suas campanhas rodando 24/7 para captação e nutrição.
2. Com a IA + tags, identifique quem é quente e priorize o contato.
3. Oriente o time comercial com vistas/filtragens que tragam os próximos passos claros.
8) Tarefas, Anexos e Notificações
1. Em Tarefas, clique em Adicionar Tarefa (ex.: Reunião).
2. Atribua um responsável (ex.: Marcos). O responsável recebe notificação.
3. Anexe arquivos relevantes à tarefa.
4. Acompanhe em Tarefas o que está devido, concluído e pendente.
5. Use Notas para registrar aprendizados e decisões.
9) Calendário e Autoagendamento com IA
1. No módulo de Empresas (e/ou no calendário do sistema), conecte sua Google Agenda.
2. Ative o Autoagendamento com IA (o sistema sugere e marca horários automaticamente).
3. Com a Agenda conectada, os compromissos aparecem automaticamente no CRM.
Lembre de autorizar o acesso da conta Google durante a conexão.
10) Workflows (exemplo prático do vídeo)
Crie um fluxo como o demonstrado:
1. Gatilho: novo lead manual.
2. Ação: enviar formulário ao lead.
3. Ação: criar Empresa para esse lead.
4. Ação: criar Pessoa vinculada à Empresa.
5. Ajuste os próximos passos conforme sua operação (envio de proposta, tarefas etc.).
Você pode orquestrar isso via Workflows e/ou usando n8n por API, conforme mostrado.
11) Configurações de Perfil e Experiência
1. Em Perfil, atualize foto, nome, e‑mail, senha.
2. Em Experiência, ajuste tema (claro/escuro), fuso horário e idioma.
12) Contas e E‑mail
1. Em Contas, faça o login com Google.
2. Finalize a conexão de e‑mail para que as mensagens caiam diretamente no sistema.
13) Membros, Papéis e Permissões
1. Em Membros, clique em Convidar para gerar link de convite ou envie por e‑mail.
2. Defina Papéis: Administrador (acesso amplo) ou Membro (acesso restrito).
3. Ajuste regras/permissões do que cada perfil pode ou não pode fazer.
Boas práticas
- Nomeie colunas/estágios do Kanban com cuidado e padronize.
- Mantenha tags curtas e consistentes (origem, segmento, prioridade, etapa).
- Teste webhooks em um ambiente de exemplo antes de ir para produção.
- Use campos ocultos para atalhos (ex.: abrir chat) e dados auxiliares.
- Deixe campanhas always‑on e filtre leads quentes para ação rápida.
- Centralize toda a comunicação no Papo para histórico completo.
Resolução de problemas (FAQ rápido)
Mensagem não dispara ao mover no Kanban?
- Verifique URL do webhook, evento e permissões.
- Confirme que o valor/hashtag do estágio é idêntico ao nome da coluna.
Tag não está categorizando corretamente?
- Cheque ortografia e maiúsculas/minúsculas. Alinhe com o padrão do funil.
Agenda não sincroniza?
- Refazer a conexão com Google Agenda e garantir as permissões.
Responsável não recebeu notificação de tarefa?
- Confirme o responsável e e‑mail cadastrado e as permissões do papel.
E‑mails não aparecem no CRM?
- Refaça o login Google em Contas e revise as autorizações de acesso.
Checklist de implantação
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Mapa do vídeo (para consulta rápida)
- 00:00–00:40 Introdução e visão geral do que será mostrado.
- 00:42–01:00 Central de multiatendimento (caixas de entrada unificadas).
- 01:03–01:43 CRM e categorização (IA ou manual).
- 03:01–05:29 Kanban + Webhook Geral + mensagem automática ao mover.
- 06:00–06:29 Campanhas 24/7, leads quentes e visão do processo.
- 09:02–09:41 Campos visíveis/ocultos; atalho “Link pro Chat”.
- 12:09–12:46 Tarefas (criar, responsável, anexos) + Notas.
- 14:39–15:16 Empresas: e‑mails e Calendário.
- 15:01–15:11 Autoagendamento com IA + conectar Google Agenda.
- 16:11–16:29 Workflows (lead manual → formulário → Empresa → Pessoa).
- 17:02–17:20 Perfil/Experiência (tema, fuso, idioma).
- 17:26–17:37 Contas: conexão Google para e‑mails.
- 18:03–18:51 Membros: convite por link/e‑mail; Papéis e permissões.
- 21:03–21:17 Encerramento e pilares: Centralização, Organização, Automação.
Conclusão
Com essas etapas, você reproduz exatamente o fluxo do vídeo no formato de documentação: do atendimento centralizado à
automação do funil, passando por tarefas, notas, calendário, workflows e gestão de equipe. Ajuste os nomes/estágios às
suas regras e padronize tags para obter previsibilidade e escala no seu processo comercial.
