इस ट्यूटोरियल में हम CRM की ज़रूरी सुविधाओं को देखेंगे, ताकि आप ग्राहक सेवा में इस टूल का इस्तेमाल कुशलता और व्यवस्थित तरीके से शुरू कर सकें।
1. मुख्य मेन्यू
बाईं ओर के पैनल में आपको मुख्य विकल्प मिलेंगे:
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Conversations: अपने ग्राहकों के साथ सभी बातचीत देखें।
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Contacts: ग्राहकों की जानकारी मैनेज करें।
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Reports: ग्राहक सेवा का प्रदर्शन देखें।
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Campaigns: लीड्स को ऑटोमैटिक मैसेज भेजें।
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Help Center: ट्यूटोरियल और मदद देखें।
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Settings: टीम और इनबॉक्स मैनेज करें।
2. बातचीत मैनेज करना
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पेंडिंग: जब कोई ग्राहक अभी भी जवाब का इंतज़ार कर रहा हो, तो बातचीत को "पेंडिंग" मार्क करें। इसके लिए बातचीत पर राइट-क्लिक करें और "Mark as pending" चुनें।
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रिज़ॉल्व्ड: जब सेवा पूरी हो जाए, तो राइट-क्लिक करें और "Mark as resolved" चुनें। बातचीत रिज़ॉल्व्ड टैब में चली जाएगी।
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स्नूज़: अगर आपको ग्राहक को बाद में जवाब देना है, तो राइट-क्लिक करें और "Snooze" विकल्प चुनें। बातचीत पर वापस लौटने का समय तय करें।
3. टीम सदस्यों को बातचीत असाइन करना
आप दो तरीकों से टीम सदस्यों को बातचीत असाइन कर सकते हैं:
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बातचीत पर राइट-क्लिक करें, "Assign agent" चुनें और ज़िम्मेदार सदस्य को चुनें।
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अगर आप बातचीत का जवाब देते हैं, तो वह अपने-आप आपको असाइन हो जाएगी।
4. कॉन्टैक्ट में जानकारी जोड़ना
- अगर आप ग्राहक के बारे में नोट्स जोड़ना चाहते हैं, तो "Edit Contact" पर क्लिक करें, ज़रूरी जानकारी डालें, और वह ग्राहक की हिस्ट्री में दर्ज हो जाएगी।
5. लेबल
ग्राहकों को व्यवस्थित करने के लिए Labels का इस्तेमाल करें:
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नया लेबल बनाने के लिए Labels में जाएँ, "Add label" पर क्लिक करें, एक नाम तय करें (जैसे: "हॉट लीड") और एक रंग चुनें।
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किसी ग्राहक को लेबल असाइन करने के लिए बातचीत पर राइट-क्लिक करें और "Assign label" चुनें।
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आप संबंधित लेबल पर क्लिक करके "कोटेशन", "हॉट" या "कोल्ड" जैसे लेबल के आधार पर ग्राहकों को फ़िल्टर कर सकते हैं।
6. मैसेज भेजना
- किसी ग्राहक को नया मैसेज भेजने के लिए Contacts में जाएँ, कॉन्टैक्ट चुनें, "New message" पर क्लिक करें, WhatsApp नंबर चुनें और अपना मैसेज टाइप करें।
7. रिपोर्ट
Reports टैब में आप इन पर नज़र रख सकते हैं:
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खुली, पेंडिंग और रिज़ॉल्व्ड बातचीत की संख्या।
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जवाब देने का समय और टीम सदस्यों का प्रदर्शन।
8. हेल्प सेंटर
Help Center से आप ट्यूटोरियल और अक्सर पूछे जाने वाले सवालों वाला एक सेक्शन बना सकते हैं, ताकि आपकी टीम खुद CRM इस्तेमाल करना सीख सके।
इन चरणों के साथ आप CRM की बुनियादी सुविधाओं का इस्तेमाल करने और अपनी टीम की सेवा को ज़्यादा कुशल बनाने के लिए तैयार हैं। हमेशा CRM से ही जवाब दें, ताकि सर्विस बॉट अपने-आप रुक जाए।
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