Papo Global (papo.global) में टीमें ज़िम्मेदारी के हिसाब से बने एजेंटों के समूह हैं, जैसे सेल्स, सपोर्ट या अकाउंट्स। एडमिनिस्ट्रेटर हर टीम Settings → Teams में बनाता है; इसके बाद बातचीत टीम को असाइन की जा सकती है, और ऑटो असाइन चालू होने पर सिस्टम किसी ऑनलाइन सदस्य को चुन लेता है।
यह कहां है और स्क्रीन पर क्या है
| आइटम | जानकारी |
|---|---|
| रास्ता | Settings → Teams |
| कौन खोल सकता है | सिर्फ़ Administrator रोल वाले यूज़र |
| बनाने का बटन | Create new team |
| फ़ील्ड | Team name (ज़रूरी, कम से कम 2 अक्षर), वैकल्पिक आइकन, Team Description |
| बांटने का विकल्प | Allow auto assign for this team. (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू) |
| लिस्ट में विकल्प | Edit team (गियर आइकन) और Delete |
एक एजेंट एक साथ कई टीमों में रह सकता है।
टीम बनाने के चरण
- साइड मेन्यू में Settings और फिर Teams पर क्लिक करें।
- Create new team पर क्लिक करें।
- Team name भरें, जैसे "Sales" या "Customer Support"।
- वैकल्पिक: नाम के बाईं ओर वाले बटन पर क्लिक करके टीम के लिए इमोजी या आइकन (रंग के साथ) चुनें।
- वैकल्पिक: छोटा-सा Team Description लिखें ताकि सबको पता रहे कि टीम क्या संभालती है।
- अगर आप चाहते हैं कि सिस्टम बातचीत बांटे, तो Allow auto assign for this team. चालू रहने दें (नीचे देखें)।
- Create new team पर क्लिक करें।
- एजेंट जोड़ने वाले चरण में टीम के एजेंट चुनें (या select all agents) और Add agents पर क्लिक करें। कम से कम एक एजेंट चुनना ज़रूरी है।
- आख़िरी स्क्रीन पर Finish पर क्लिक करें।
एजेंट पहले से अकाउंट में होने चाहिए; अगर अभी नहीं जोड़े हैं, तो एजेंट कैसे जोड़ें देखें।
बातचीत टीम तक कैसे पहुंचती है
जब कोई टीम चुनता है, तो बातचीत उस टीम की हो जाती है:
- बातचीत के अंदर: साइड पैनल में Assigned Team फ़ील्ड।
- बातचीत की लिस्ट में: बातचीत के कार्ड पर राइट-क्लिक करके Assign team।
- अपने-आप: Settings → Automation में Assign a Team एक्शन नियमों के हिसाब से बातचीत भेजता है (जैसे इनबॉक्स या लेबल के आधार पर)।
हर टीम की बातचीत साइड मेन्यू में Conversations → Teams के नीचे इकट्ठी रहती है, ताकि हर सदस्य टीम की कतार जल्दी देख सके।
टीम का ऑटो असाइन कैसे काम करता है
Allow auto assign for this team. चालू होने पर, जब बातचीत टीम को असाइन होती है और उसका कोई एजेंट नहीं होता, तो Papo Global ऐसा एजेंट चुनता है जो:
- टीम का सदस्य हो;
- बातचीत वाले इनबॉक्स का भी सदस्य हो;
- ऑनलाइन हो और नई बातचीत लेने की क्षमता रखता हो।
योग्य एजेंटों में बारी-बारी से (round robin) चुनाव होता है। अगर कोई सदस्य इन शर्तों पर खरा नहीं उतरता, तो बातचीत बिना एजेंट के टीम में रहती है जब तक कोई उसे न ले। अगर बातचीत का पहले से कोई ऐसा एजेंट था जो टीम में नहीं है, तो उसका असाइनमेंट हटा दिया जाता है।
विकल्प बंद होने पर बातचीत बिना एजेंट के टीम में रहती है और सदस्य उसे ख़ुद लेते हैं।
एडिट करना और हटाना
- Edit team दो चरण खोलता है: टीम की जानकारी (नाम, आइकन, विवरण और ऑटो असाइन; Update team से सेव करें) और Edit Agents (सदस्य चुनें या हटाएं; Update agents in team से सेव करें)।
- Delete पुष्टि के लिए टीम का नाम लिखने को कहता है। हटाने से बातचीत से उस टीम का असाइनमेंट हट जाता है; बातचीत अकाउंट में बनी रहती है।
टिप्स
- हर एजेंट को सही इनबॉक्स में जोड़ें: ऑटो असाइन सिर्फ़ उन्हें चुनता है जो टीम और इनबॉक्स दोनों के सदस्य हैं।
- टीमों के नाम काम के हिसाब से रखें ("Sales", "After-sales"), व्यक्ति के नाम पर नहीं, ताकि स्टाफ़ बदलने पर नाम न बदलना पड़े।
- Assign a Team वाला ऑटोमेशन इस्तेमाल करें ताकि हर विषय बिना मैन्युअल छंटाई के सही टीम तक पहुंचे।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
बातचीत टीम में गई, पर किसी को असाइन क्यों नहीं हुई?
हो सकता है ऑटो असाइन बंद हो, या कोई सदस्य एक साथ ऑनलाइन, क्षमता वाला और उस बातचीत के इनबॉक्स का सदस्य न हो।
क्या एक एजेंट एक से ज़्यादा टीमों में हो सकता है?
हां। एक एजेंट कई टीमों का सदस्य हो सकता है।
मुझे Settings में Teams नहीं दिख रहा। क्यों?
यह स्क्रीन सिर्फ़ Administrator रोल के लिए है।
क्या टीम हटाने से बातचीत भी मिट जाती है?
नहीं। सिर्फ़ उन बातचीत से टीम हटती है जो उसे असाइन थीं।
यह भी पढ़ें: Papo Global अकाउंट में एजेंट कैसे जोड़ें · Papo Global डैशबोर्ड की झलक
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