Papo (https://papo.global/) में किसी निष्क्रिय एजेंट की कई बातचीत को टीम के किसी अन्य सदस्य को स्थानांतरित करने के लिए, बातचीत सूची में बैच चयन सुविधा का उपयोग करें और बल्क स्थानांतरण क्रिया लागू करें। इससे यह सुनिश्चित होता है कि उस एजेंट द्वारा संभाली जा रही सभी ग्राहक बातचीत एक साथ पुनः आवंटित हो जाएँ, बिना संवाद बाधित किए।
जब कोई एजेंट छुट्टी पर जाता है, नौकरी छोड़ता है, या किसी अवधि के लिए अनुपलब्ध हो जाता है, तो उसकी जिम्मेदारी वाली बातचीत रुकी नहीं रह सकती। एक-एक करके हर बातचीत मैन्युअल रूप से स्थानांतरित करने के बजाय, Papo एक साथ कई बातचीत चुनकर बल्क में पुनः असाइन करने देता है।
बातचीत सूची में बल्क क्रियाओं का सारांश
| स्थिति | अनुशंसित क्रिया | परिणाम |
|---|---|---|
| एजेंट ने कंपनी छोड़ दी | उससे असाइन की गई सभी बातचीत चुनें और बल्क में किसी अन्य एजेंट या टीम को स्थानांतरित करें। | कोई ग्राहक बिना जिम्मेदार नहीं रहता; इतिहास सुरक्षित रहता है। |
| एजेंट बीमार है या ऑफ़लाइन है | उस एजेंट की बातचीत फ़िल्टर करें, ज़रूरी बातचीत चुनें और उपलब्ध सहकर्मियों को असाइन करें। | प्राथमिकता वाली सेवाएँ चलती रहती हैं। |
| कार्यभार पुनर्वितरण | अनसुलझी बातचीतों का समूह चुनें और किसी टीम या साझा कतार में भेजें। | टीम सदस्यों के बीच मात्रा संतुलित होती है। |
| टीमों का पुनर्गठन | किसी चैनल या टैग की बातचीत चुनें और सभी को नई जिम्मेदार टीम में ले जाएँ। | संरचनात्मक बदलावों के अनुसार संचालन जल्दी ढल जाता है। |
व्यवहार में बातचीत बल्क में कैसे स्थानांतरित करें
यह प्रक्रिया बातचीत स्क्रीन पर उपलब्ध फ़िल्टर और मल्टी-सेलेक्शन का उपयोग करती है। आपको हर बातचीत अलग से खोलने की ज़रूरत नहीं है।
- मुख्य मेनू में बातचीत मॉड्यूल पर जाएँ। आपको सभी सक्रिय बातचीतों की सूची दिखेगी।
- सूची के शीर्ष पर उपलब्ध फ़िल्टर का उपयोग करके निष्क्रिय एजेंट की बातचीत अलग करें। असाइनमेंट फ़िल्टर में एजेंट का नाम चुनें।
- फ़िल्टर की गई सूची के साथ, सूची हेडर में चेकबॉक्स चुनकर दिखाई देने वाली सभी बातचीत चुनें। ज़रूरत हो तो आप अलग-अलग चेकबॉक्स चुनकर कुछ विशेष बातचीत मैन्युअल रूप से चुन सकते हैं।
- मनचाही बातचीत चुनने के बाद, ऊपरी बार में दिखने वाले बल्क क्रिया विकल्प पर क्लिक करें। किसी अन्य एजेंट या टीम को असाइन करने की क्रिया चुनें।
- खुलने वाली विंडो में नया जिम्मेदार एजेंट या लक्ष्य टीम चुनें और ऑपरेशन की पुष्टि करें। चुनी गई सभी बातचीत एक साथ स्थानांतरित हो जाएँगी।
यह प्रक्रिया हर बातचीत का पूरा इतिहास बनाए रखती है, जिसमें आंतरिक नोट्स और टैग शामिल हैं, जिससे नया जिम्मेदार व्यक्ति पूरे संदर्भ के साथ सेवा संभाल सकता है।
बल्क स्थानांतरण का उपयोग कब करें
बल्क स्थानांतरण उन स्थितियों के लिए सही उपकरण है जिनमें तेज़ी और व्यापकता चाहिए: किसी कर्मचारी का नौकरी छोड़ना: सभी सक्रिय बातचीत तुरंत पुनः आवंटित करनी होंगी। लंबी अनुपस्थिति: छुट्टी, अवकाश या चिकित्सीय अनुपस्थिति जिससे ग्राहक बिना जवाब रह जाएँ। विभाग या विशेषज्ञता बदलना: जब कोई एजेंट भूमिका बदलता है और उसके मामले दूसरी टीम में जाने चाहिए। मांग में उछाल: किसी अत्यधिक व्यस्त एजेंट का भार कम करने के लिए कुछ बातचीत उपलब्ध सहकर्मियों को भेजना। कतारों का पुनर्गठन: नई टीम बनाते या सेवा संरचना बदलते समय पुरानी बातचीत को नई व्यवस्था में पुनः स्थापित करना। एकल स्थानांतरण के लिए, बातचीत स्क्रीन पर सीधे व्यक्तिगत स्थानांतरण — साइड पैनल में एजेंट या टीम असाइन करना — अब भी सबसे तेज़ विकल्प है। बड़ी मात्रा के लिए, बैच चयन दोहराव वाला काम खत्म करता है और प्रक्रिया में किसी ग्राहक को भूलने का जोखिम कम करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं एक ही समय में कई एजेंटों की बातचीत स्थानांतरित कर सकता हूँ?
हाँ। मनचाही बातचीत दिखाने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें (उदाहरण के लिए, स्थिति फ़िल्टर को दिनांक फ़िल्टर के साथ मिलाएँ) और सभी चुनें। बल्क क्रिया पूरे बैच पर लागू होगी, चाहे पिछला एजेंट कोई भी रहा हो।
क्या बल्क स्थानांतरण में आंतरिक नोट सुरक्षित रहता है?
हाँ। बातचीत का पूरा इतिहास, जिसमें आंतरिक नोट्स और लागू किए गए टैग शामिल हैं, बना रहता है। नया एजेंट या टीम पूरा संदर्भ देखेगी।
जब बातचीत का जिम्मेदार बदलता है तो क्या ग्राहक को सूचित किया जाता है?
नहीं। स्थानांतरण, चाहे व्यक्तिगत हो या बल्क, ग्राहक के लिए अदृश्य है। सेवा उसी इतिहास में जारी रहती है, बिना किसी बाहरी सूचना के।
क्या मैं सूची के अलग-अलग पृष्ठों से बातचीत चुन सकता हूँ?
बैच चयन स्क्रीन पर दिखाई देने वाली चीज़ों पर काम करता है। अधिक बातचीत स्थानांतरित करने के लिए, फ़िल्टर समायोजित करें ताकि प्रति पृष्ठ अधिकतम आइटम दिखें और ज़रूरत पड़ने पर ऑपरेशन दोहराएँ।
निष्क्रिय एजेंट द्वारा पहले ही सुलझाई गई बातचीत का क्या होता है?
"सुलझा हुआ" स्थिति वाली बातचीत आम तौर पर स्थानांतरित करने की ज़रूरत नहीं होती। सबसे अच्छा है कि खुली या लंबित बातचीत पर ध्यान दें, क्योंकि उन्हीं में निरंतरता चाहिए।
क्या बल्क स्थानांतरण का उपयोग करने के लिए विशेष अनुमति चाहिए?
आपके खाते के लिए उपलब्ध क्रियाएँ व्यवस्थापक द्वारा तय अनुमति स्तर पर निर्भर करती हैं। यदि विकल्प न दिखे, तो खाता प्रबंधक से अनुरोध करें।
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