Papo (https://papo.global/) की बातचीत स्क्रीन आपकी ग्राहक सेवा का केंद्र है, जहाँ आप ग्राहकों को संदेश भेज सकते हैं, अपनी टीम के लिए ही दिखने वाले आंतरिक नोट्स जोड़ सकते हैं, और प्रत्येक बातचीत को व्यवस्थित और वर्गीकृत करने के लिए टैग लगा सकते हैं। ये तीन आवश्यक कार्यक्षमताएँ ग्राहक के साथ कुशल संचार और संगठित आंतरिक सहयोग को एक ही स्थान पर संभव बनाती हैं।
अपनी टीम के वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए बातचीत स्क्रीन में महारत हासिल करना महत्वपूर्ण है। इसे इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि एजेंटों के पास सभी आवश्यक उपकरण उनकी पहुँच में हों, जिससे लगातार ऐप्स बदलने से बचा जा सके और यह सुनिश्चित हो सके कि ग्राहक का इतिहास और संदर्भ हमेशा उपलब्ध रहे।
| कार्यक्षमता | विवरण | मुख्य लाभ |
|---|---|---|
| संदेश भेजें | ग्राहक को सीधे मूल चैनल (WhatsApp, Instagram, आदि) पर एक जवाब लिखें और भेजें। | ग्राहक के साथ सीधा और वास्तविक समय में संचार। |
| आंतरिक नोट जोड़ें | बातचीत में एक टिप्पणी या जानकारी रिकॉर्ड करता है जो केवल आपकी टीम के सदस्यों को दिखाई देती है। | सहयोग, संदर्भ का हस्तांतरण और महत्वपूर्ण जानकारी का रिकॉर्ड रखना, ग्राहक को दिखाए बिना। |
| टैग लागू करें | बातचीत को वर्गीकृत करने के लिए रंगीन और अनुकूलन योग्य मार्कर जोड़ता है। | संगठन, प्राथमिकता निर्धारण, बातचीत को फ़िल्टर करना और ऑटोमेशन व रिपोर्ट के लिए आधार। |
बातचीत स्क्रीन की संरचना
जब आप कोई बातचीत खोलते हैं, तो आपको एक बुद्धिमानी से विभाजित इंटरफ़ेस मिलता है। केंद्र में, ग्राहक के साथ बातचीत का इतिहास होता है। नीचे, कंपोज़िशन बॉक्स होता है, जहाँ जादू होता है। किनारों पर या ऊपर, आपको आमतौर पर संपर्क के बारे में विस्तृत जानकारी और अतिरिक्त विकल्प मिलते हैं, जैसे बातचीत को किसी अन्य एजेंट को सौंपना, ग्राहक प्रोफ़ाइल देखना और टैग प्रबंधित करना।
यह संरचना ग्राहक की मांग को तेज़ी से और प्रासंगिक तरीके से हल करने के लिए आवश्यक सभी चीज़ों को केंद्रीकृत करती है।
ग्राहक को संदेश भेजना
बातचीत स्क्रीन का मुख्य कार्य, स्वाभाविक रूप से, अपने ग्राहकों के साथ संवाद करना है। नीचे दिया गया टेक्स्ट बॉक्स आपका कार्यक्षेत्र है।
संदेश भेजने के लिए:
- बातचीत मेनू में अपने इनबॉक्स में वांछित बातचीत पर जाएँ।
- स्क्रीन के निचले भाग में संदेश कंपोज़िशन बॉक्स में अपना जवाब टाइप करें।
- भेजें बटन पर क्लिक करें या संदेश ग्राहक तक पहुँचाने के लिए "Enter" दबाएँ।
टेक्स्ट के अलावा, कंपोज़िशन बॉक्स अन्य कार्यक्षमताएँ भी प्रदान कर सकता है, जैसे फ़ाइलें भेजना, त्वरित उत्तरों का उपयोग करना और भविष्य की तारीख और समय पर भेजे जाने वाले संदेशों को शेड्यूल करना।
सहयोग के लिए आंतरिक नोट्स का उपयोग करना
किसी बातचीत के बारे में हर जानकारी ग्राहक के साथ साझा करने की आवश्यकता नहीं होती है। आंतरिक नोट्स निजी टिप्पणियाँ होती हैं, जो केवल आपकी टीम को दिखाई देती हैं, और सीधे बातचीत की टाइमलाइन में दर्ज की जाती हैं।
वे निम्नलिखित के लिए अत्यंत उपयोगी हैं:
- संदर्भ देना: अगले एजेंट के लिए मामले का सारांश छोड़ना जो बातचीत को संभालेगा।
- मदद मांगना: किसी जटिल मामले पर मार्गदर्शन के लिए किसी पर्यवेक्षक या सहकर्मी को टैग करना।
- जानकारी दर्ज करना: ग्राहक द्वारा प्रदान किए गए महत्वपूर्ण विवरणों को नोट करना, जैसे ऑर्डर नंबर या कोई विशिष्ट प्राथमिकता।
- इतिहास बनाए रखना: किए गए कार्यों का दस्तावेजीकरण करना, जैसे प्लेटफ़ॉर्म के बाहर की गई कॉल।
एक नोट जोड़ने के लिए, प्लेटफ़ॉर्म भेजने के मोड को बदलने का विकल्प प्रदान करता है, आमतौर पर टेक्स्ट बॉक्स के पास एक टैब या बटन के माध्यम से, जो "जवाब" से "नोट" में बदल जाता है। एक नोट भेजने पर, यह बातचीत की टाइमलाइन में एक स्पष्ट दृश्य पहचान (जैसे एक अलग रंग) के साथ दिखाई देता है कि यह एक आंतरिक टिप्पणी है।
टैग के साथ बातचीत को व्यवस्थित करना
टैग (जिन्हें लेबल या मार्कर भी कहा जाता है) रंगीन कीवर्ड होते हैं जिन्हें आप बातचीत को वर्गीकृत करने के लिए लागू कर सकते हैं। वे एक संगठित और स्केलेबल ग्राहक सेवा का आधार हैं।
टैग के लिए सामान्य उपयोग के मामले:
- बातचीत की स्थिति: "भुगतान लंबित", "समस्या हल", "फ़ॉलो-अप"।
- प्राथमिकता: "अत्यावश्यक", "कम प्राथमिकता"।
- विभाग: "बिक्री", "तकनीकी सहायता", "वित्त"।
- लीड का प्रकार: "हॉट लीड", "कोटेशन भेजा गया", "अभियान X का ग्राहक"।
टैग लगाने के लिए, आपके पास आमतौर पर दो विकल्प होते हैं:
- बातचीत सूची में: बातचीत पर राइट-क्लिक करें और "टैग जोड़ें" विकल्प चुनें।
- बातचीत के अंदर: संपर्क जानकारी पैनल में, टैग प्रबंधित करने और जोड़ने के लिए एक अनुभाग होगा।
आप सीधे सेटिंग्स मेनू से नए टैग बना सकते हैं या, कई मामलों में, उसी समय जब आप इसे किसी बातचीत पर लागू करने वाले हों। यह लचीलापन आपकी टीम को वास्तविक समय में वर्कफ़्लो के अनुसार संगठन को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एक आंतरिक नोट और आंतरिक चैट में एक संदेश के बीच क्या अंतर है?
एक आंतरिक नोट ग्राहक के साथ एक विशिष्ट बातचीत के भीतर की गई एक टिप्पणी है, जो केवल टीम को दिखाई देती है और उस इतिहास से जुड़ी होती है। जबकि आंतरिक चैट एक अलग इंस्टेंट मैसेजिंग टूल है, जो आपके सहकर्मियों के साथ 1-पर-1 या समूह वार्तालापों के लिए है, जो किसी विशिष्ट ग्राहक सेवा से जुड़ा नहीं होता है।
क्या मैं अपने स्वयं के टैग बना सकता हूँ?
हाँ। Papo आपको पूरी तरह से अनुकूलित टैग प्रणाली बनाने की अनुमति देता है, जिसमें ऐसे नाम और रंग होते हैं जो आपके संचालन के लिए समझ में आते हैं। आप उन्हें प्लेटफ़ॉर्म के सेटिंग्स क्षेत्र में प्रबंधित कर सकते हैं।
क्या ग्राहक मेरे द्वारा जोड़े गए टैग या आंतरिक नोट्स देखता है?
नहीं। टैग और आंतरिक नोट्स दोनों ही आपकी टीम के विशेष उपयोग के लिए उपकरण हैं। वे संगठन, सहयोग और जानकारी के रिकॉर्ड के लिए काम करते हैं, और ग्राहक को उनके बारे में कोई जानकारी नहीं होती है।
क्या संदेश को तुरंत भेजने के बजाय उसे शेड्यूल करना संभव है?
हाँ। बातचीत स्क्रीन पर संदेश कंपोज़िशन बॉक्स में आमतौर पर भविष्य की तारीख और समय पर भेजने के लिए एक सुविधा शामिल होती है। यह फ़ॉलो-अप करने, रिमाइंडर भेजने या यह सुनिश्चित करने के लिए आदर्श है कि संचार सही समय पर हो।
मैं इस स्क्रीन से किसी अन्य एजेंट को बातचीत कैसे सौंपूँ?
बातचीत स्क्रीन में ग्राहक सेवा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को प्रबंधित करने के विकल्प होते हैं। आपको बातचीत को किसी अन्य एजेंट या किसी विशिष्ट टीम को "सौंपने" के लिए एक बटन या मेनू मिल सकता है। कई सेटिंग्स में, यदि आप किसी ऐसी बातचीत का जवाब देते हैं जिसका अभी तक कोई जिम्मेदार व्यक्ति नहीं है, तो वह स्वचालित रूप से आपको सौंप दी जाएगी।
यह भी पढ़ें
- अपनी टीम के संचार के लिए आंतरिक चैट का उपयोग करना
- Papo Global में संदेश भेजने का समय कैसे निर्धारित करें
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