CRM में नए लीड्स के लिए ईमेल सूचनाएं कैसे कॉन्फ़िगर करें

जब भी Papo के CRM में कोई नया लीड जोड़ा जाए, तो ईमेल अलर्ट प्राप्त करने के लिए आप “संपर्क बनाया गया” ट्रिगर और ईमेल भेजने की क्रिया वाला Flow कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इससे सेल्स टीम को लीड के डेटा के साथ तुरंत सूचना मिलती है, बिना मैन्युअल जाँच पर निर्भर रहने के।

इस ऑटोमेशन से, बेस में आने वाला हर लीड — चाहे आयात, फ़ॉर्म या मैन्युअल रजिस्ट्रेशन से हो — ज़िम्मेदार विक्रेताओं के लिए एक नोटिफ़िकेशन ईमेल जनरेट करता है, जिससे फ़ॉलो-अप तेज़ होता है और प्रतिक्रिया समय कम होता है।

कॉन्फ़िगरेशन का सारांश

घटक	फ़्लो में भूमिका	उपयोग का उदाहरण
Flow (Flows/Chatbot)	ट्रिगर को पूरा करने वाले प्रत्येक संपर्क के लिए निष्पादित क्रियाओं का विज़ुअल क्रम।	“नए लीड का अलर्ट” नाम का Flow।
ट्रिगर “संपर्क बनाया गया”	CRM में नया संपर्क सहेजे जाने पर फ़्लो को स्वचालित रूप से शुरू करता है।	आयात, मैन्युअल रूप से या इंटीग्रेशन से बनाया गया संपर्क।
ईमेल भेजने की क्रिया	लीड के डेटा के साथ नोटिफ़िकेशन ईमेल भेजती है।	नाम, फ़ोन, ईमेल और संपर्क के स्रोत वाला संदेश।
संपर्क वेरिएबल्स	ईमेल सामग्री को व्यक्तिगत बनाने वाले डायनामिक फ़ील्ड।	`{{ contact.first_name }}`, `{{ contact.phone }}`, `{{ contact.source }}`.

यह कैसे काम करता है: चरण-दर-चरण

उपयुक्त ट्रिगर के साथ Flow बनाएँ
Papo पैनल में Flows / Chatbot मॉड्यूल पर जाएँ। नया Flow शुरू करें और उसे “नए लीड की सूचना” जैसा नाम दें। एडिटर में, डिफ़ॉल्ट ट्रिगर को संपर्क बनाया गया इवेंट से बदलें — यह Flows मॉड्यूल की इवेंट सूची में उपलब्ध है। इस तरह, CRM में नया संपर्क रिकॉर्ड डाले जाने पर हर बार फ़्लो चलेगा, चाहे उसका स्रोत कोई भी हो।
ईमेल भेजने की क्रिया कॉन्फ़िगर करें
ट्रिगर के बाद, “+” पर क्लिक करें और ईमेल भेजने की क्रिया चुनें। प्रेषक के रूप में उपयोग होने वाला ईमेल इनबॉक्स चुनें (आपको सेटिंग्स → इनबॉक्स में एक इनबॉक्स कॉन्फ़िगर करना होगा)। प्राप्तकर्ता फ़ील्ड में, सेल्स टीम या डिस्ट्रिब्यूशन ग्रुप का ईमेल पता डालें। विषय और संदेश के मुख्य भाग में, लीड की जानकारी स्वचालित रूप से शामिल करने के लिए संपर्क वेरिएबल्स का उपयोग करें। मुख्य भाग का उदाहरण:

नया लीड प्राप्त हुआ:
नाम: {{ contact.first_name }} {{ contact.last_name }}
फ़ोन: {{ contact.phone }}
ईमेल: {{ contact.email }}
स्रोत: {{ contact.source }}
निर्माण तिथि: {{ contact.created_at }}

आप टीम के लिए अभिवादन या निर्देश भी जोड़ सकते हैं।
शर्तें समायोजित करें (वैकल्पिक)
यदि आप केवल विक्रेताओं के किसी विशिष्ट समूह या किसी विशेष स्रोत के लीड्स को सूचित करना चाहते हैं, तो ईमेल भेजने से पहले एक शर्त जोड़ें। उदाहरण के लिए, जाँचें कि संपर्क का टैग “हॉट लीड” है या स्रोत “वेबसाइट” है। इस तरह, ईमेल केवल उन्हीं लीड्स को भेजा जाएगा जो मानदंड को पूरा करते हैं।
Flow सक्रिय करें
क्रम की समीक्षा करें, सहेजें और Flow की स्थिति को सक्रिय में बदलें। उस क्षण से, CRM में बनाया गया हर नया संपर्क स्वचालित रूप से फ़्लो को ट्रिगर करेगा और नोटिफ़िकेशन ईमेल भेजेगा।

यह ऑटोमेशन किनके लिए उपयुक्त है?

सेल्स टीमें जिन्हें नए लीड्स के बारे में रीयल-टाइम सूचना चाहिए, बिना CRM में मैन्युअल जाँच पर निर्भर रहने के।
वे कंपनियाँ जो फ़ॉर्म, लैंडिंग पेज या सूची आयात से लीड्स कैप्चर करती हैं और पहले संपर्क को तेज़ करना चाहती हैं।
सक्रिय प्रॉस्पेक्टिंग करने वाले B2B ऑपरेशन्स जो चाहते हैं कि रजिस्ट्रेशन पूरा होते ही विक्रेता को लीड का सारांश मिले।
वे व्यवसाय जो Papo को संपर्कों के केंद्रीय हब के रूप में उपयोग करते हैं और प्रवेश चैनल की परवाह किए बिना नए रिकॉर्ड के अलर्ट को स्वचालित करना चाहते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सूचनाएं भेजने के लिए क्या मुझे Papo में कॉन्फ़िगर किया गया ईमेल इनबॉक्स होना ज़रूरी है?

हाँ। प्लेटफ़ॉर्म पर कम से कम एक सक्रिय ईमेल इनबॉक्स होना आवश्यक है। आप इसे सेटिंग्स → इनबॉक्स में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, ऐसा ईमेल खाता जोड़कर जो सूचनाओं के प्रेषक के रूप में उपयोग होगा।

क्या मैं ईमेल कई प्राप्तकर्ताओं को भेज सकता/सकती हूँ?

हाँ, आप प्राप्तकर्ता फ़ील्ड में कॉमा से अलग किए गए कई ईमेल पते डाल सकते हैं, या डिस्ट्रिब्यूशन ग्रुप का पता उपयोग कर सकते हैं। शर्तों के आधार पर अलग-अलग टीमों को सूचित करने के लिए एक ही Flow में अलग-अलग ईमेल क्रियाएँ भी बना सकते हैं।

क्या Flow बड़ी संख्या में आयात किए गए संपर्कों के लिए काम करता है?

हाँ। आयात के ज़रिए शामिल किया गया प्रत्येक संपर्क अलग-अलग फ़्लो को ट्रिगर करता है। इस तरह, लीड्स की पूरी सूची हर नए रिकॉर्ड के लिए एक ईमेल नोटिफ़िकेशन जनरेट करती है।

ईमेल के मुख्य भाग में लीड की व्यक्तिगत जानकारी कैसे शामिल करें?

Flow एडिटर में उपलब्ध संपर्क वेरिएबल्स का उपयोग करें। नाम, फ़ोन, ईमेल, स्रोत और निर्माण तिथि जैसे फ़ील्ड {{ contact.campo }} सिंटैक्स का उपयोग करके डायनामिक रूप से डाले जा सकते हैं। संदेश संपादित करते समय प्लेटफ़ॉर्म उपलब्ध वेरिएबल्स की सूची दिखाता है।

क्या नोटिफ़िकेशन ईमेल के प्रेषक को व्यक्तिगत बनाया जा सकता है?

हाँ, प्रेषक वही ईमेल इनबॉक्स होगा जिसे आप भेजने की क्रिया में चुनते हैं। आप अपने ऑपरेशन की आवश्यकता के अनुसार अलग-अलग नाम और पतों वाले विभिन्न इनबॉक्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

यदि नोटिफ़िकेशन ईमेल डिलीवर न हो तो क्या होता है?

Papo संपर्क के इतिहास में भेजने की स्थिति रिकॉर्ड करता है। यदि डिलीवरी विफल होती है, तो आप रिपोर्ट्स मॉड्यूल या स्वयं Flow में त्रुटि लॉग देख सकते हैं। पुनः भेजने की नीतियों और सीमाओं के विवरण के लिए, प्लेटफ़ॉर्म के दस्तावेज़ देखें।

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