Papo (https://papo.global/) में एजेंटों और टीमों के बीच बातचीत ट्रांसफर करने के लिए, आप प्रत्येक बातचीत के साइड पैनल में असाइनमेंट विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। आप मैन्युअल रूप से किसी विशिष्ट एजेंट को सेवा सौंप सकते हैं, इसे किसी टीम (जैसे बिक्री या सहायता) की कतार में भेज सकते हैं, और अगले एजेंट को संदर्भ प्रदान करने के लिए एक आंतरिक नोट जोड़ सकते हैं।
यह सुनिश्चित करना कि प्रत्येक ग्राहक को सही व्यक्ति या टीम द्वारा सेवा दी जाए, कुशल सेवा के लिए आवश्यक है। एक अच्छी तरह से निष्पादित बातचीत ट्रांसफर ग्राहक को जानकारी दोहराने से बचाता है और समस्या के समाधान में तेजी लाता है। Papo आपकी टीम के लिए इन बदलावों को पारदर्शी तरीके से प्रबंधित करने के लिए लचीले उपकरण प्रदान करता है।
बातचीत ट्रांसफर करने के तरीके
सेवा को आगे बढ़ाने के कई तरीके हैं, जिनमें से प्रत्येक आपके ऑपरेशन की एक विशिष्ट आवश्यकता के लिए उपयुक्त है।
| ट्रांसफर का तरीका | कैसे करें | किसके लिए आदर्श |
|---|---|---|
| किसी एजेंट को मैन्युअल रूप से | बातचीत पैनल में, "असाइन किया गया एजेंट" फ़ील्ड को नए जिम्मेदार व्यक्ति के नाम में बदलें। | जब आप जानते हैं कि कौन सा सहकर्मी सेवा संभालेगा, जैसे निरंतरता या विशेषज्ञता के मामलों में। |
| किसी टीम को | बातचीत पैनल में, "असाइन की गई टीम" फ़ील्ड में वांछित टीम का चयन करें। | किसी विशिष्ट एजेंट को चुने बिना किसी विषय को सही विभाग (उदा: वित्त, तकनीकी सहायता) को अग्रेषित करना। |
| आंतरिक नोट के साथ | ट्रांसफर करने से पहले, बातचीत में एजेंट या टीम का उल्लेख करते हुए और संदर्भ समझाते हुए एक निजी नोट जोड़ें। | सभी ट्रांसफर के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि अगले एजेंट के पास पहले से चर्चा की गई बातों और ग्राहक की जरूरतों का सारांश हो। |
बातचीत को चरण-दर-चरण कैसे ट्रांसफर करें
ट्रांसफर की प्रक्रिया सीधे सेवा स्क्रीन पर की जाती है, जिससे दैनिक कार्यों में तेजी सुनिश्चित होती है।
1. किसी अन्य एजेंट को मैन्युअल असाइनमेंट
यह बातचीत को आगे बढ़ाने का सबसे सीधा तरीका है।
- बातचीत खुली होने पर, स्क्रीन के दाहिनी ओर संपर्क जानकारी पैनल का पता लगाएं।
- असाइन किया गया एजेंट फ़ील्ड ढूंढें। यह वर्तमान एजेंट का नाम दिखाएगा या खाली होगा।
- फ़ील्ड पर क्लिक करें और सूची से उस एजेंट का नाम चुनें जिसे बातचीत प्राप्त होनी चाहिए।
- बातचीत चयनित एजेंट के इनबॉक्स में चली जाएगी।
टिप: ट्रांसफर करने से पहले, एक नोट जोड़ने के लिए आंतरिक चैट का उपयोग करें। उदाहरण के लिए: "@Carlos, ग्राहक चालान की देय तिथि बदलना चाहता है। क्या आप मदद कर सकते हैं?" इस तरह, Carlos को आवश्यक सभी संदर्भों के साथ सेवा प्राप्त होती है।
2. किसी टीम को असाइनमेंट
जब किसी विषय को किसी विशिष्ट विभाग द्वारा संभाला जाना हो, तो उसे किसी टीम को ट्रांसफर करना आदर्श होता है।
- बातचीत की उसी स्क्रीन पर, असाइन की गई टीम फ़ील्ड का पता लगाएं।
- फ़ील्ड पर क्लिक करें और उपयुक्त टीम चुनें, जैसे "बिक्री", "सहायता" या "वित्त"।
- बातचीत आपकी कतार से निकल जाएगी और उस टीम के सभी सदस्यों के लिए उपलब्ध होगी।
एक बार जब बातचीत किसी टीम को असाइन कर दी जाती है, तो वह एक साझा कतार में चली जाती है। यदि टीम के लिए स्वचालित असाइनमेंट विकल्प सक्षम है, तो Papo एक ऑनलाइन और उपलब्ध सदस्य को बातचीत सौंप देगा, जो रोटेशन प्रणाली का पालन करेगा। अन्यथा, टीम का कोई भी सदस्य मैन्युअल रूप से सेवा संभाल सकता है।
3. बातचीत को निर्देशित करने के लिए ऑटोमेशन का उपयोग करना
प्रक्रिया को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, आप ऑटोमेशन नियम सेट कर सकते हैं जो बातचीत को स्वचालित रूप से सही टीम में ट्रांसफर करते हैं। सेटिंग्स → ऑटोमेशन में, एक नियम बनाना संभव है जो ट्रिगर्स के आधार पर एक टीम असाइन करें कार्रवाई का उपयोग करता है, जैसे स्रोत इनबॉक्स (उदा: "financeiro@suaempresa" से ईमेल वित्त टीम को जाते हैं) या एक विशिष्ट टैग का उपयोग।
कुशल ट्रांसफर के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
- हमेशा संदर्भ जोड़ें: कभी भी "अंधेरे में" बातचीत ट्रांसफर न करें। एक त्वरित आंतरिक नोट आपके सहकर्मी का समय बचाता है और ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाता है।
- भूमिका के अनुसार टीमें परिभाषित करें: जिम्मेदारियों (बिक्री, बिक्री के बाद, सहायता स्तर 2) के आधार पर स्पष्ट नामों वाली टीमें बनाएं। यह ट्रांसफर करने के निर्णय को बहुत अधिक सहज बनाता है।
- टीम को प्रशिक्षित करें: सुनिश्चित करें कि सभी एजेंट जानते हैं कि बातचीत कब और कैसे ट्रांसफर करनी है, साथ ही प्रत्येक टीम की जिम्मेदारियों को भी समझते हैं।
- उपलब्धता जांचें: किसी विशिष्ट एजेंट को ट्रांसफर करते समय, यदि संभव हो, तो जांचें कि वह त्वरित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करने के लिए ऑनलाइन है या नहीं। यदि नहीं, तो किसी टीम को असाइन करना अधिक प्रभावी हो सकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
किसी एजेंट और किसी टीम को असाइन करने में क्या अंतर है?
किसी एजेंट को असाइन करने से वह व्यक्ति बातचीत के लिए एकमात्र जिम्मेदार बन जाता है। किसी टीम को असाइन करने से बातचीत एक साझा कतार में आ जाती है, जहां टीम का कोई भी उपलब्ध सदस्य मैन्युअल या स्वचालित रूप से जिम्मेदारी ले सकता है।
क्या ग्राहक को बातचीत ट्रांसफर होने पर सूचित किया जाता है?
नहीं। ट्रांसफर और आंतरिक नोट्स ग्राहक के लिए अदृश्य कार्य हैं। नया एजेंट, यदि चाहे तो, सेवा में स्पष्टता बनाए रखने के लिए बातचीत संभालने पर अपना परिचय दे सकता है।
यदि मैं किसी ऐसे एजेंट को ट्रांसफर करता हूँ जो ऑफ़लाइन है तो क्या होगा?
बातचीत उसे असाइन कर दी जाएगी और जैसे ही वह ऑनलाइन होगा, उसके इनबॉक्स में दिखाई देगी। यदि समाधान तत्काल है, तो सक्रिय सदस्यों वाली टीम को ट्रांसफर करना अधिक अनुशंसित है।
क्या मैं ट्रांसफर रद्द कर सकता हूँ या बातचीत वापस ले सकता हूँ?
हाँ। बस बातचीत को वापस अपने आप को या पिछले एजेंट/टीम को असाइन करें। असाइन करने की कार्रवाई किसी भी समय अनुमति वाले व्यक्ति द्वारा की जा सकती है।
एक एजेंट किसी टीम की कतार में मौजूद बातचीत को कैसे लेता है?
एजेंट साइड मेनू में, बातचीत → टीमें में अपनी टीमों को असाइन की गई बातचीत देख सकते हैं। वहां से, बस वांछित बातचीत खोलें और बातचीत करना शुरू करें या औपचारिक रूप से खुद को असाइन करने के लिए क्लिक करें।
मुझे किसी टीम को असाइन करने का विकल्प क्यों नहीं दिख रहा है?
टीमों का निर्माण और प्रबंधन प्रशासक प्रोफ़ाइल वाले उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध एक कार्यक्षमता है। यदि आपको विकल्प नहीं दिखता है, तो हो सकता है कि आपके खाते में टीमें कॉन्फ़िगर न हों या आपकी उपयोगकर्ता अनुमति में यह कार्रवाई शामिल न हो।
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- Papo Global में टीमें कैसे बनाएं और सेवा कैसे वितरित करें
- अपनी टीम के संचार के लिए आंतरिक चैट का उपयोग करना
पहला उपयोगकर्ता मुफ्त है और आप बिना क्रेडिट कार्ड के आज ही अपनी सेवा को व्यवस्थित करना शुरू कर सकते हैं।