प्रत्येक इनबॉक्स के लिए विशिष्ट सेवा समय कैसे कॉन्फ़िगर करें

Papo (https://papo.global/) में प्रत्येक इनबॉक्स के लिए विशिष्ट सेवा समय कॉन्फ़िगर करने के लिए, आप इच्छित इनबॉक्स की सेटिंग्स में जाते हैं और कार्यदिवस व समय निर्धारित करते हैं, साथ ही व्यक्तिगत अनुपस्थिति संदेश भी। प्रत्येक इनबॉक्स अपने स्वयं के कार्यसमय के साथ चलता है, बिना प्लेटफ़ॉर्म के वैश्विक समय को प्रभावित किए।

जब आपकी कंपनी कई चैनलों का उपयोग करती है — जैसे बिक्री के लिए WhatsApp, सपोर्ट के लिए Instagram और वित्त के लिए ई‑मेल — तो प्रत्येक टीम के कार्यसमय अलग हो सकते हैं। Papo आपको स्वतंत्र इनबॉक्स बनाने देता है और प्रत्येक में आप वह समय सेट कर सकते हैं जब मानव सहायता सक्रिय रहती है। इस अवधि के बाहर, सिस्टम स्वचालित रूप से अनुपस्थिति संदेश भेजता है और बातचीत को कतार में रखता है, किसी भी एजेंट को सौंपे बिना, अगली पाली शुरू होने तक।

सुविधा	यह क्या करती है	मल्टीचैनल संचालन के लिए लाभ
प्रति इनबॉक्स सेवा समय	किसी विशिष्ट इनबॉक्स के कार्यदिवस और समय निर्धारित करता है।	प्रत्येक चैनल (WhatsApp, Instagram, ई‑मेल) का अपना कार्यसमय हो सकता है, बिना दूसरों से टकराव के।
व्यक्तिगत अनुपस्थिति संदेश	जब संदेश उस इनबॉक्स के समय के बाहर आता है तो ग्राहक को स्वचालित पाठ भेजा जाता है।	विभाग के समय को स्पष्ट रूप से बताता है, अपेक्षाएँ प्रबंधित करता है और ग्राहक की चिंता कम करता है।
इनबॉक्स से टीम जोड़ना	इनबॉक्स तक पहुँच केवल चुनी गई टीम के सहयोगियों तक सीमित करता है।	यह सुनिश्चित करता है कि बातचीत सही विशेषज्ञों तक पहुँचे और अन्य विभागों के एजेंटों को अनुचित सूचनाएँ न मिलें।
असाइनमेंट नियंत्रण	समय के बाहर की बातचीत एजेंटों को वितरित नहीं की जाती; अगली पाली तक कतार में रहती है।	SLA प्रभावित होने से बचाता है और आराम के दौरान टीम को सूचनाएँ मिलने से रोकता है।

प्रति इनबॉक्स सेवा समय कैसे काम करता है

Papo में आप जो भी इनबॉक्स बनाते हैं (WhatsApp, Instagram, ई‑मेल, आदि) उसका अपना कार्यसमय हो सकता है। जब नया संदेश आता है, तो प्लेटफ़ॉर्म उस विशिष्ट इनबॉक्स का समय जाँचता है।

समय के भीतर: बातचीत सामान्य वितरण प्रवाह से चलती है — रोटेशन नियमों के अनुसार या मैन्युअल रूप से संबद्ध टीम के एजेंट को सौंपी जाती है।
समय के बाहर: सिस्टम तुरंत उस इनबॉक्स के लिए कॉन्फ़िगर किया गया अनुपस्थिति संदेश भेजता है और बातचीत को सामान्य कतार में “अपठित” रखता है। इसे तभी एजेंट को सौंपा जाएगा जब उस इनबॉक्स का सेवा समय फिर शुरू होगा।

इस प्रकार, यदि बिक्री टीम WhatsApp पर सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक काम करती है और सपोर्ट Instagram पर सुबह 8 बजे से रात 8 बजे तक सेवा देता है, तो प्रत्येक का अपना प्रवाह होगा, बिना एक-दूसरे को प्रभावित किए।

प्रति इनबॉक्स अलग-अलग समय कॉन्फ़िगर करने के चरण

स्वतंत्र समय वाले इनबॉक्स बनाने और उन्हें सही टीमों से जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें।

1. प्रत्येक चैनल या टीम के लिए अलग इनबॉक्स बनाएँ

सेटिंग्स → इनबॉक्स पर जाएँ और प्रत्येक चैनल के लिए नया इनबॉक्स जोड़ें जिसे आप अपने समय के साथ प्रबंधित करना चाहते हैं (जैसे “WhatsApp बिक्री”, “Instagram सपोर्ट”)। निर्माण के दौरान, आप चैनल चुन सकते हैं और फिर एजेंट या टीमें संबद्ध कर सकते हैं। यदि आपने अभी तक टीमें नहीं बनाई हैं, तो उन्हें बाद में बना सकते हैं।

2. इनबॉक्स का सेवा समय निर्धारित करें

इनबॉक्स सूची में, जिस इनबॉक्स को कॉन्फ़िगर करना है उसे खोजें और उसकी सेटिंग्स में जाएँ। सेवा समय अनुभाग खोजें। इसमें आप यह कर सकते हैं:

सप्ताह के उन दिनों को चिह्नित करें जिनमें टीम सेवा देती है।
प्रत्येक दिन के लिए, कार्यसमय का प्रारंभ और समाप्ति समय निर्धारित करें।
जिन दिनों सेवा नहीं है (जैसे शनिवार और रविवार) उन्हें अचिह्नित छोड़ें।

3. अनुपस्थिति संदेश को व्यक्तिगत बनाएँ

उसी स्थान पर, समय के बाहर ग्राहकों को भेजे जाने वाले स्वचालित संदेश के लिए एक फ़ील्ड है। ऐसा पाठ बनाएँ जिसमें शामिल हो:

संपर्क के लिए धन्यवाद।
जानकारी कि टीम सेवा समय के बाहर है।
उस विभाग का कार्यसमय।
वापसी की अपेक्षा (जैसे “हम लौटते ही उत्तर देंगे, सोमवार सुबह 9 बजे से।”)।

WhatsApp बिक्री के लिए उदाहरण:

“नमस्ते! हमारी बिक्री टीम से संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हमारा सेवा समय सोमवार से शुक्रवार, सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक है। आपका संदेश प्राप्त हो गया है और हम जल्द से जल्द उत्तर देंगे। फिर मिलते हैं!”

परिवर्तन सहेजें।

4. इनबॉक्स से टीम संबद्ध करें

इनबॉक्स की सेटिंग्स में ही, सहयोगी टैब पर जाएँ। इच्छित टीम चुनें (जैसे “बिक्री टीम”) या एजेंटों को अलग-अलग जोड़ें। केवल इन सहयोगियों को इस इनबॉक्स की बातचीत तक पहुँच होगी। टीमें बनाने और प्रबंधित करने के लिए, खाता सेटिंग्स में विशेष टीमें अनुभाग का उपयोग करें।

5. अन्य चैनलों के लिए प्रक्रिया दोहराएँ

जितने इनबॉक्स चाहिए उतने बनाएँ, प्रत्येक के अपने समय और अनुपस्थिति संदेश के साथ। इस प्रकार, सपोर्ट का कार्यसमय विस्तारित हो सकता है, जबकि वित्त केवल कार्यदिवसों में काम कर सकता है, सब स्वतंत्र रूप से।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या मैं WhatsApp और Instagram के लिए अलग-अलग समय रख सकता हूँ?

हाँ। बस प्रत्येक चैनल के लिए एक इनबॉक्स बनाएँ और सेवा समय अलग-अलग कॉन्फ़िगर करें। उदाहरण के लिए, WhatsApp सुबह 8 बजे से शाम 6 बजे तक चल सकता है, जबकि Instagram सुबह 10 बजे से रात 10 बजे तक।

क्या अनुपस्थिति संदेश स्वचालित रूप से भेजा जाता है?

हाँ। जब उस इनबॉक्स के लिए कॉन्फ़िगर किए गए समय के बाहर संदेश आता है, तो सिस्टम तुरंत आपके द्वारा निर्धारित व्यक्तिगत अनुपस्थिति पाठ को भेजता है।

समय के बाहर आने वाली बातचीत का क्या होता है?

वे इनबॉक्स की कतार में “अपठित” रहती हैं और उस इनबॉक्स की अगली पाली शुरू होने तक किसी भी एजेंट को नहीं सौंपी जाती हैं।

क्या मुझे वैश्विक समय भी कॉन्फ़िगर करना होगा?

नहीं। प्लेटफ़ॉर्म का वैश्विक समय स्वतंत्र है। आप वैश्विक समय को डिफ़ॉल्ट रख सकते हैं और केवल उन इनबॉक्स के लिए विशिष्ट समय निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें आप चाहते हैं।

क्या मैं सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए अलग-अलग समय निर्धारित कर सकता हूँ?

हाँ। इनबॉक्स की समय सेटिंग में, आप सेवा के दिनों को चिह्नित करते हैं और प्रत्येक दिन के लिए अलग समय अंतराल निर्धारित कर सकते हैं (जैसे सोमवार से शुक्रवार सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक, शनिवार सुबह 9 बजे से दोपहर 1 बजे तक)।

क्या यह कॉन्फ़िगरेशन सूचनाओं को प्रभावित करता है?

सेवा समय के बाहर, उस इनबॉक्स के लिए नई बातचीत की सूचनाएँ एजेंटों को नहीं भेजी जाती हैं, जिससे कार्यसमय के बाहर व्यवधान से बचा जाता है।

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मुफ़्त शुरू करें और प्रत्येक चैनल के लिए व्यक्तिगत सेवा समय कॉन्फ़िगर करें → Papo के साथ, आपके पास प्रत्येक इनबॉक्स के कार्यसमय पर पूरा नियंत्रण है, जिससे आपके ग्राहकों को हमेशा पता रहता है कि उत्तर की अपेक्षा कब करनी है।