इवेंट्स और पार्टी हॉल में बुकिंग मैनेज करने के लिए Papo का उपयोग कैसे करें

हाँ, आप Papo (https://papo.global/) का उपयोग इवेंट्स और पार्टी हॉल की बुकिंग के पूरे चक्र को मैनेज करने के लिए कर सकते हैं—पहले कोटेशन से लेकर उपस्थिति की पुष्टि और अनुबंध के फॉलो-अप तक। प्लेटफ़ॉर्म स्पेस विज़िट और इवेंट तारीखें शेड्यूल करने के लिए Atendimentos मॉड्यूल, प्रस्तावों और राशियों को ट्रैक करने के लिए Kanban पाइपलाइन, और WhatsApp पर AI को जोड़ता है, जो उपलब्धता के बारे में अपने आप जवाब देता है, रिमाइंडर भेजता है और आपकी टीम पर हर समय निर्भर रहे बिना बातचीत सक्रिय रखता है।

Papo में इवेंट्स के लिए बुकिंग मैनेजमेंट कैसे काम करता है

प्लेटफ़ॉर्म ग्राहक की यात्रा को एक सतत फ़्लो में व्यवस्थित करता है, जिससे स्प्रेडशीट, बिखरी बातचीत और भूलना खत्म होता है। पार्टी हॉल या इवेंट स्पेस के लिए आम प्रक्रिया इस तरह काम करती है:

1. संभावित ग्राहक WhatsApp पर तारीखों और कीमतों के बारे में संदेश भेजता है।
2. Papo का AI, सेवाओं की जानकारी (जैसे “बच्चों की पार्टी – बेसिक पैकेज”, “शादी – प्रीमियम पैकेज”) के साथ कॉन्फ़िगर किया गया, अपने आप कीमतों के साथ जवाब देता है और Atendimentos मॉड्यूल में उपलब्धता जाँचता है। अगर ग्राहक जगह देखना चाहता है, तो AI गाइडेड विज़िट के लिए खाली समय बताता है और बिना मैन्युअल हस्तक्षेप के शेड्यूल कर देता है।
3. बातचीत Kanban में आगे बढ़ती है: अनुमानित मूल्य और शुरुआती चरण के साथ अपने आप (या मैन्युअली) कार्ड बनता है। हर इंटरैक्शन—प्रस्ताव भेजना, राशि समायोजित करना, क्लोज़िंग—पर कार्ड कॉलम के बीच मूव होता है, जिससे मैनेजर को पाइपलाइन की पूरी विज़िबिलिटी मिलती है।
4. अनुबंध बंद होने पर, आप दस्तावेज़ और पेमेंट लिंक WhatsApp के ज़रिए ही भेज सकते हैं। Papo CRM में संपर्क रिकॉर्ड करता है और बुकिंग पुष्टि का अपने आप संदेश भेज सकता है।
5. इवेंट से पहले, ग्राहक को WhatsApp पर अपने आप रिमाइंडर भेजे जाते हैं (जैसे 48 घंटे और 24 घंटे पहले), जिससे अनुपस्थिति और गड़बड़ी कम होती है।
6. इवेंट के बाद, प्लेटफ़ॉर्म फ़ीडबैक माँगने, फ़ोटो शेयर करने (अनुमति होने पर) और अगले इवेंट के लिए डिस्काउंट ऑफ़र करने के लिए फॉलो-अप शेड्यूल करने देता है—सब कुछ केंद्रीकृत इतिहास के साथ।

अपने इवेंट बिज़नेस के लिए Papo कैसे कॉन्फ़िगर करें

1. विज़िट सेवाएँ और इवेंट पैकेज रजिस्टर करें

Atendimentos मॉड्यूल में “सैलून विज़िट” जैसी सेवाएँ बनाएँ (उदाहरण के लिए 30 मिनट की अवधि के साथ) और उन्हें उस टीम प्रोफेशनल से जोड़ें जो रिसेप्शन करेगा। इवेंट पैकेज के लिए, आप Kanban को कोटेशन टूल की तरह उपयोग कर सकते हैं: फ़नल को दर्शाने वाले चरणों (प्रॉस्पेक्टिंग, विज़िट शेड्यूल्ड, प्रस्ताव भेजा गया, क्लोज़्ड आदि) वाली पाइपलाइन बनाएँ और हर कार्ड के लिए वित्तीय मूल्य फ़ील्ड कॉन्फ़िगर करें।

AI आपके डाले गए डेटा के आधार पर शुरुआती सवालों के जवाब देगा। कस्टमाइज़ेशन से जुड़े ज़्यादा जटिल सवालों के लिए, बातचीत को कॉन्टेक्स्ट खोए बिना किसी मानव एजेंट को ट्रांसफ़र किया जा सकता है।

2. विज़िट और तारीखों की उपलब्धता तय करें

Atendimentos मॉड्यूल में वे समय कॉन्फ़िगर करें जब स्पेस विज़िट के लिए उपलब्ध हो सकता है। अगर पार्टी हॉल तारीख के हिसाब से भी किराए पर देता है, तो आप हर इवेंट प्रकार के लिए अलग सेवाएँ बना सकते हैं (जैसे “शनिवार बुकिंग – सुबह शिफ्ट”) कुल अवधि के साथ और अनुबंध बंद होते ही कैलेंडर ब्लॉक कर सकते हैं। Google Agenda के साथ इंटीग्रेशन अपने आप अपॉइंटमेंट सिंक करता है, जिससे टकराव से बचा जाता है।

3. रिमाइंडर और ऑटोमैटिक पुष्टि कॉन्फ़िगर करें

Papo के ऑटोमेशन का उपयोग करके Kanban कार्ड “क्लोज़्ड” चरण में मूव होते ही पुष्टि संदेश भेजें। आप Disparador से इवेंट-पूर्व रिमाइंडर भी शेड्यूल कर सकते हैं, जो बल्क संदेश भेजता है (हमेशा उन संपर्कों को जिन्होंने सहमति दी है) तारीख, समय और निर्देशों के साथ। इससे “नो-शो” की संख्या काफ़ी कम होती है और ग्राहक को भरोसा मिलता है।

4. Kanban और CRM में अनुबंध और फॉलो-अप मैनेज करें

Kanban पाइपलाइन हर नेगोशिएशन का वित्तीय मूल्य ट्रैक करने, चरण के अनुसार फ़िल्टर करने और रिपोर्ट बनाने देती है। इवेंट के बाद, कार्ड को “पोस्ट-सेल” कॉलम में मूव करें और CRM में टेस्टिमोनियल माँगने या रीबुकिंग के लिए खास शर्तें ऑफ़र करने के लिए अपने आप टास्क बनाएँ। सब कुछ संपर्क के इतिहास में रिकॉर्ड रहता है।

यह तरीका किनके लिए उपयुक्त है

• बच्चों और बड़ों की पार्टी हॉल
• शादी, ग्रेजुएशन और रीयूनियन के लिए स्पेस
• कॉर्पोरेट इवेंट सैलून
• तारीख के हिसाब से किराए पर देने वाले चाकरा, सिटियो और बुफ़े
• कोई भी इवेंट बिज़नेस जो कैलेंडर उपलब्धता और WhatsApp पर नेगोशिएशन पर निर्भर करता है

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या AI WhatsApp पर कीमतें और पैकेज बता सकता है?

हाँ। आप Prompt & AI का उपयोग करके AI को पैकेज की कीमतों और विवरणों के साथ कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। कस्टमाइज़्ड कोटेशन के लिए, AI बुनियादी जानकारी इकट्ठा कर सकता है और बातचीत किसी मानव को ट्रांसफ़र कर सकता है, जो पूरे कॉन्टेक्स्ट के साथ संभालता है।

मेरी टीम को कैलेंडर चेक करने की ज़रूरत के बिना स्पेस विज़िट कैसे शेड्यूल करें?

Atendimentos मॉड्यूल में “गाइडेड विज़िट” रजिस्टर करें, प्रोफेशनल्स की उपलब्धता तय करें और AI चालू करें। जब ग्राहक लिखता है “मैं शुक्रवार को सैलून देखना चाहता हूँ”, तो AI खाली समय देखता है और खुद शेड्यूल कर देता है, जिससे ज़िम्मेदार व्यक्ति के Google Agenda में इवेंट बन जाता है।

क्या मैं इवेंट से पहले उपस्थिति की पुष्टि के लिए अपने आप रिमाइंडर भेज सकता हूँ?

हाँ। Papo के ऑटोमेशन के साथ, आप इवेंट से 48 घंटे या 24 घंटे पहले अनुबंधकर्ता के नंबर पर WhatsApp का आधिकारिक टेम्पलेट (HSM) भेजने का शेड्यूल बना सकते हैं। यह बिना मैन्युअल कार्रवाई के होता है।

Papo का उपयोग करने के लिए अलग WhatsApp नंबर चाहिए?

नहीं। आप Meta की आधिकारिक Cloud API का उपयोग करके अपने बिज़नेस का WhatsApp Business नंबर प्लेटफ़ॉर्म से कनेक्ट करते हैं, वही नंबर बनाए रखते हुए जिसे ग्राहक पहले से जानते हैं।

क्या हर बुकिंग का वित्तीय मूल्य ट्रैक करना और रिपोर्ट बनाना संभव है?

हाँ। Kanban कार्ड में मूल्य फ़ील्ड होता है, और आप चरण और अवधि के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं। प्लेटफ़ॉर्म Reports मॉड्यूल में सेल्स और कन्वर्ज़न रिपोर्ट भी देता है।

अगर नेगोशिएशन के दौरान ग्राहक फ़ोन पर बात करना पसंद करे तो?

Papo आपको Calls सुविधा का उपयोग करके सीधे बातचीत से WhatsApp कॉल शुरू करने देता है। इस तरह आप बातचीत को उसी इतिहास में रखते हैं और नेगोशिएशन का कॉन्टेक्स्ट नहीं खोते।

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