किसी एजेंट की पहुँच को किसी विशिष्ट कंपनी के संपर्कों तक कैसे सीमित करें

Papo (https://papo.global/) में किसी एजेंट की पहुँच को किसी विशिष्ट कंपनी के संपर्कों तक सीमित करने के लिए, आपको एक कस्टम भूमिका बनानी होगी जो संपर्क और कंपनियाँ मॉड्यूल तक पहुँच दे, एजेंट को एक समर्पित टीम से जोड़ना होगा, और कंपनी को इस तरह कॉन्फ़िगर करना होगा कि CRM में उसके संपर्क केवल वही टीम देख सके।

यह कॉन्फ़िगरेशन तब आदर्श है जब आपको किसी बाहरी एजेंट, पार्टनर या आउटसोर्स टीम को केवल एक कॉर्पोरेट ग्राहक के डेटा तक पहुँच देनी हो, बिना बेस में अन्य कंपनियों के संपर्क दिखाए।

कॉन्फ़िगरेशन का सारांश

CRM में कंपनी-आधारित प्रतिबंध कैसे काम करता है

Papo संपर्कों तक पहुँच को टीम, भूमिकाओं और कंपनियाँ मॉड्यूल के माध्यम से व्यवस्थित करता है। किसी एजेंट को केवल किसी निर्धारित कंपनी से जुड़े संपर्क देखने तक सीमित करने के लिए, आप इन तीन सुविधाओं को जोड़ते हैं:

1. कस्टम भूमिका – तय करती है कि एजेंट किन मॉड्यूल तक पहुँच सकता है (जैसे: संपर्क और कंपनियाँ, बिना रिपोर्ट या सेटिंग्स तक पहुँच)।
2. समर्पित टीम – एजेंट को ऐसी टीम में रखा जाता है जिसके पास CRM में कंपनी तक विशेष पहुँच होगी।
3. कंपनियाँ मॉड्यूल में प्रतिबंध – कंपनी को संपादित करते समय, आप बताते हैं कि कौन-सी टीमें उसे देख सकती हैं। केवल उन टीमों के सदस्य ही कंपनी और उससे जुड़े संपर्क देख पाएँगे।

इस तरह, अगर खाते में अन्य कंपनियाँ और संपर्क मौजूद हैं, तब भी एजेंट केवल उसी कंपनी को देखेगा जिसके लिए उसे अधिकृत किया गया है और उससे जुड़े संपर्कों को।

चरण-दर-चरण

1. आवश्यक मॉड्यूल तक पहुँच वाली कस्टम भूमिका बनाएँ

कस्टम भूमिका नियंत्रित करती है कि एजेंट प्लेटफ़ॉर्म के किन मॉड्यूल को देखता है। किसी कंपनी के संपर्कों पर केंद्रित न्यूनतम पहुँच के लिए:

• साइड मेनू में सेटिंग्स पर जाएँ।
• कस्टम भूमिकाएँ तक स्क्रॉल करें और कस्टम भूमिका जोड़ें पर क्लिक करें।
• एक नाम दें (जैसे: “एजेंट कंपनी X”)।
• अनुमतियों में, केवल संपर्क और कंपनियाँ मॉड्यूल चुनें। आवश्यकता के अनुसार रिपोर्ट, सेटिंग्स, Kanban या बातचीत जैसे मॉड्यूल अनचेक रखें।
• भूमिका सहेजें।

महत्वपूर्ण: कस्टम भूमिका मॉड्यूल की दृश्यता नियंत्रित करती है, लेकिन यह सीमित नहीं करती कि उनके भीतर कौन-सी कंपनियाँ या संपर्क दिखाई देंगे। कंपनी-आधारित प्रतिबंध चरण 3 में किया जाता है।

2. कंपनी के लिए एक समर्पित टीम बनाएँ

• अभी भी सेटिंग्स में, टीमें (या समूह) अनुभाग में जाएँ।
• कंपनी की पहचान करने वाले नाम के साथ एक नई टीम बनाएँ (जैसे: “टीम क्लाइंट ABC”)।
• टीम में केवल वे एजेंट जोड़ें जिन्हें उस कंपनी के संपर्कों तक पहुँच चाहिए। अगर एजेंट अभी खाते में नहीं है, तो आप उसे बाद में आमंत्रित कर सकते हैं।

3. कंपनियाँ मॉड्यूल में कंपनी तक पहुँच सीमित करें

• मुख्य मेनू में, कंपनियाँ मॉड्यूल पर जाएँ।
• जिस कंपनी के संपर्कों को अलग रखना है, उसे खोजें और संपादित करने के लिए क्लिक करें।
• संपादन स्क्रीन में, पहुँच या अधिकृत टीमें अनुभाग खोजें। चरण 2 में बनाई गई टीम चुनें।
• परिवर्तन सहेजें।

उस क्षण से, केवल चुनी गई टीम के सदस्य ही उस कंपनी और CRM में उससे जुड़े सभी संपर्कों को देख पाएँगे। अन्य टीमों के एजेंट न कंपनी देखेंगे और न ही उसके संपर्क।

4. एजेंट को सही भूमिका और टीम के साथ आमंत्रित करें

• अगर एजेंट अभी खाते में नहीं है, तो सेटिंग्स → एजेंट (या उपयोगकर्ता) पर जाएँ और एजेंट आमंत्रित करें विकल्प का उपयोग करें।
• आमंत्रण में, चरण 1 में बनाई गई कस्टम भूमिका चुनें।
• एजेंट के आमंत्रण स्वीकार करने के बाद, टीम प्रबंधन में जाएँ और उसे चरण 2 की समर्पित टीम में जोड़ें।

अगर एजेंट पहले से खाते में मौजूद है, तो भूमिका बदलने के लिए उसकी प्रोफ़ाइल संपादित करें और सुनिश्चित करें कि वह केवल इच्छित कंपनी की टीम में है।

5. (वैकल्पिक) बातचीत को भी कंपनी के इनबॉक्स तक सीमित करें

ताकि एजेंट केवल उस कंपनी के संपर्कों की बातचीत देखे, आप टीम को एक विशिष्ट इनबॉक्स से जोड़ सकते हैं:

• सेटिंग्स → इनबॉक्स पर जाएँ।
• कंपनी के चैनल से जुड़ा इनबॉक्स खोजें (जैसे: कॉर्पोरेट WhatsApp)।
• इनबॉक्स की सेटिंग्स पर क्लिक करें और सहयोगी पर जाएँ।
• व्यक्तिगत एजेंटों के बजाय चरण 2 में बनाई गई टीम चुनें।
• सहेजें।

इस तरह, एजेंट को CRM में केवल कंपनी के संपर्कों और निर्धारित चैनल से आने वाली बातचीत तक ही पहुँच होगी।

यह कॉन्फ़िगरेशन किसके लिए उपयोगी है

• व्हाइट लेबल रीसेलर जिन्हें प्रत्येक अंतिम ग्राहक के एजेंटों को केवल उनकी अपनी कंपनी के संपर्कों तक पहुँच देनी होती है, बिना अन्य ग्राहकों का डेटा उजागर किए।
• संवेदनशील डेटा वाले ऑपरेशन (वित्तीय, कानूनी) जिनमें कंपनियों के बीच पूर्ण अलगाव आवश्यक होता है।
• आउटसोर्स टीमें जो किसी विशिष्ट कॉर्पोरेट ग्राहक के लिए काम करती हैं और उन्हें शेष बेस तक पहुँच नहीं होनी चाहिए।
• फ्रैंचाइज़ी या यूनिट्स जो एक ही Papo खाता साझा करती हैं, लेकिन प्रत्येक CNPJ के संपर्कों के बीच अलगाव चाहती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या एजेंट अभी भी CRM में अन्य कंपनियों के संपर्क खोज सकता है?

नहीं। चूँकि कंपनी को केवल एजेंट की टीम द्वारा देखने योग्य कॉन्फ़िगर किया गया है, वह कंपनियाँ मॉड्यूल में अन्य कंपनियाँ नहीं देखता। परिणामस्वरूप, अन्य कंपनियों से जुड़े संपर्क उसे नहीं दिखाई देते, भले ही वह संपर्क मॉड्यूल में खोज का उपयोग करे।

क्या मुझे प्रत्येक कंपनी के लिए अलग कस्टम भूमिका बनानी होगी?

नहीं। आप एक ही कस्टम भूमिका को कई एजेंटों के लिए दोबारा उपयोग कर सकते हैं, बशर्ते वह संपर्क और कंपनियाँ मॉड्यूल तक पहुँच देती हो। कंपनी-आधारित प्रतिबंध केवल टीम को कंपनी से जोड़ने से होता है, भूमिका से नहीं।

क्या मैं एजेंट को एक कंपनी तक सीमित कर सकता हूँ, लेकिन उसे कई इनबॉक्स देखने की अनुमति दे सकता हूँ?

हाँ। कंपनी के अनुसार संपर्कों का प्रतिबंध इनबॉक्स से स्वतंत्र है। आप चाहें तो टीम को कई इनबॉक्स से जोड़ सकते हैं, बिना CRM में संपर्कों की दृश्यता सीमा प्रभावित किए।

अगर एजेंट एक से अधिक टीमों में है तो क्या होगा?

अगर एजेंट एक से अधिक टीमों में है, तो वह उन सभी टीमों से जुड़ी सभी कंपनियाँ और संपर्क देखेगा। अलगाव बनाए रखने के लिए, एजेंट को एक ही टीम में रखें।

क्या एजेंट को केवल संपर्क पढ़ने की अनुमति दी जा सकती है, संपादित करने की नहीं?

कस्टम भूमिका मॉड्यूल नियंत्रित कर सकती है, लेकिन किसी मॉड्यूल के भीतर पढ़ने/लिखने की सूक्ष्म अनुमतियाँ मानक भूमिकाओं में शामिल नहीं हैं। इस स्तर के विवरण के लिए, सीधे प्लेटफ़ॉर्म में उपलब्ध विकल्प देखें।

CRM में संपर्कों को कंपनी से कैसे जोड़ूँ?

संपर्क मॉड्यूल में, संपर्क बनाते या संपादित करते समय, आप उसे कंपनियाँ मॉड्यूल में पहले से पंजीकृत कंपनी से जोड़ सकते हैं। इस तरह, संपर्क उस कंपनी के बेस का हिस्सा बन जाता है और कॉन्फ़िगर किए गए पहुँच प्रतिबंध विरासत में लेता है।

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