Papo (https://papo.global/) में AI ज्ञान आधार से दस्तावेज़ों को संपादित या हटाने के लिए, आप सीधे ज्ञान आधार मॉड्यूल में फ़ाइलों का प्रबंधन करते हैं। प्लेटफ़ॉर्म पुराने दस्तावेज़ों को हटाने और उन्हें अद्यतन संस्करणों से बदलने की अनुमति देता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि कृत्रिम बुद्धिमत्ता सेवा के दौरान हमेशा सही सामग्री का संदर्भ ले।
आधार को साफ और सटीक बनाए रखना आवश्यक है ताकि Capito जैसे सहायक आपकी कंपनी की वर्तमान नीतियों के अनुरूप उत्तर दे सकें। इस रखरखाव के बिना, AI पुरानी जानकारी पर आधारित हो सकता है, जिससे असंगतियाँ और पुनः कार्य उत्पन्न होते हैं।
| कार्रवाई | विवरण |
|---|---|
| दस्तावेज़ हटाएं | आधार से एक फ़ाइल को स्थायी रूप से हटा दें। सिंक्रनाइज़ेशन के तुरंत बाद AI इसका परामर्श बंद कर देता है। |
| दस्तावेज़ संपादित करें | संपादन पुरानी फ़ाइल को नए संस्करण से बदलकर किया जाता है। अद्यतन दस्तावेज़ अपलोड करें और पिछले को हटा दें। |
| दस्तावेज़ इतिहास देखें | आधार की दस्तावेज़ सूची नाम, अपलोड तिथि और सिंक्रनाइज़ेशन स्थिति दिखाती है, जिससे यह पहचानना आसान हो जाता है कि किसे संशोधित करने की आवश्यकता है। |
| उत्तरों पर प्रभाव | हटाने या बदलने के बाद, AI के उत्तर केवल आधार में सक्रिय दस्तावेज़ों की सामग्री को प्रतिबिंबित करते हैं। |
ज्ञान आधार में दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे काम करता है
Papo का ज्ञान आधार केंद्रीय भंडार है जहाँ आप AI सहायकों को फीड करने वाली फ़ाइलें संग्रहीत करते हैं। मैनुअल, FAQ, व्यावसायिक नीतियां या कोई भी टेक्स्ट दस्तावेज़ अपलोड किया जा सकता है और Capito जैसे सहायक से जोड़ा जा सकता है। AI तब इन फ़ाइलों का उपयोग WhatsApp और अन्य चैनलों पर स्वचालित उत्तर उत्पन्न करने के लिए करता है।
इस कार्यक्षमता के पीछे की तकनीकी प्रक्रिया को रिट्रीवल-ऑगमेंटेड जनरेशन (RAG) कहा जाता है। जब कोई ग्राहक प्रश्न पूछता है, तो AI आपके संदर्भ दस्तावेज़ों में प्रासंगिक अंश खोजता है और उन्हें एक सुसंगत और संदर्भित उत्तर तैयार करने के आधार के रूप में उपयोग करता है।
जब कोई दस्तावेज़ अप्रचलित हो जाता है — उदाहरण के लिए, एक वापसी नीति जो बदल गई है — तो आदर्श यह है कि उसे हटा दें और यदि आवश्यक हो, तो संबंधित नया दस्तावेज़ जोड़ें। यह AI को पुरानी जानकारी को वर्तमान के साथ मिलाने से रोकता है।
दस्तावेज़ को कब हटाएं या संपादित करें
- नीति या प्रक्रिया में परिवर्तन — जब भी सेवा की शर्त, वारंटी या आंतरिक नियम बदल जाए, पुरानी फ़ाइल हटा दें और संशोधित संस्करण भेजें।
- त्रुटियों का सुधार — यदि किसी फ़ाइल में गलत डेटा है, तो उसे सही संस्करण से बदलें ताकि AI त्रुटि को दोहराए नहीं।
- बंद किए गए उत्पाद — बंद किए गए आइटम की सामग्री हटा दें ताकि AI ऐसी चीज़ की सिफारिश न करे जो अब उपलब्ध नहीं है।
- आधार का पुनर्गठन — समय के साथ, आधार में समान विषयों पर दस्तावेज़ जमा हो सकते हैं। दोहराव को हटाने से AI को सही सामग्री तेज़ी से खोजने में मदद मिलती है।
दस्तावेज़ों को हटाने और बदलने के सामान्य चरण
- Papo पैनल में ज्ञान आधार मॉड्यूल एक्सेस करें।
- उस आधार का चयन करें जिसे आप प्रबंधित करना चाहते हैं। आपके पास विषय के अनुसार व्यवस्थित कई आधार हो सकते हैं (उदा.: “उत्पाद”, “वित्त”)।
- उस दस्तावेज़ का पता लगाएं जिसे आप हटाना चाहते हैं। सूची में नाम, आकार और सिंक्रनाइज़ेशन स्थिति दिखाई जाती है।
- फ़ाइल पंक्ति में उपलब्ध हटाने के विकल्प का उपयोग करके दस्तावेज़ को हटाएं।
- यदि आवश्यक हो, तो सीधे उसी आधार में नया संस्करण अपलोड करें। फ़ाइल संसाधित हो जाएगी और कुछ ही क्षणों में AI के लिए उपलब्ध हो जाएगी।
सटीक इंटरफ़ेस प्लेटफ़ॉर्म के संस्करण के अनुसार भिन्न हो सकता है, लेकिन तार्किक प्रवाह हमेशा समान होता है: पहचानें, हटाएं और बदलें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
क्या मैं सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर टेक्स्ट संपादित कर सकता हूँ?
Papo पहले से अपलोड किए गए दस्तावेज़ की सामग्री बदलने के लिए अंतर्निहित टेक्स्ट एडिटर प्रदान नहीं करता है। संपादन को प्रभावी बनाने के लिए, पुरानी फ़ाइल हटा दें और वांछित सुधारों के साथ नया संस्करण अपलोड करें।
क्या दस्तावेज़ हटाने पर AI के उत्तर तुरंत बदल जाते हैं?
हाँ। जैसे ही हटाना पूरा हो जाता है और सिंक्रनाइज़ेशन अपडेट हो जाता है, AI उस फ़ाइल का परामर्श बंद कर देता है। यदि आपने पहले ही एक प्रतिस्थापन दस्तावेज़ भेज दिया है, तो AI स्वचालित रूप से नई सामग्री का उपयोग करने लगेगा।
यदि मैं गलती से कोई दस्तावेज़ हटा दूँ तो क्या होगा?
बस उसी फ़ाइल को फिर से आधार में अपलोड करें। चूंकि सिंक्रनाइज़ेशन प्रक्रिया तेज़ है, AI कुछ ही क्षणों में इसका उपयोग फिर से शुरू कर देगा।
एक ही ज्ञान आधार में मैं कितने दस्तावेज़ रख सकता हूँ?
कोई कठोर सीमा प्रकाशित नहीं है, लेकिन कुशल परामर्श के लिए केवल वास्तव में आवश्यक फ़ाइलें रखने की सिफारिश की जाती है। अत्यधिक संचय उत्तरों की सटीकता को कम कर सकता है।
क्या अन्य प्रारूपों (PDF, Word) में दस्तावेज़ों को उसी तरह संपादित किया जा सकता है?
हाँ। प्लेटफ़ॉर्म द्वारा समर्थित कोई भी प्रारूप (PDF, DOCX, TXT, आदि) समान तर्क का पालन करता है: वर्तमान फ़ाइल को हटाना और संशोधित फ़ाइल को अपलोड करना।
रखरखाव को आसान बनाने के लिए दस्तावेज़ों को बेहतर ढंग से कैसे व्यवस्थित करें?
आधार से लिंक करने से पहले फ़ाइलों को वर्गीकृत करने के लिए फ़ाइल केंद्र में फ़ोल्डरों का उपयोग करें। यह संस्करणों पर नियंत्रण रखने में मदद करता है और खोए हुए दस्तावेज़ों को ज्ञान आधार में भूल जाने से बचाता है।
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