Papo (https://papo.global/) में बातचीत या संपर्कों को आर्काइव से बाहर करने के लिए, आप आर्काइव किए गए दृश्य से मैन्युअली आर्काइव की गई बातचीत बहाल करते हैं और CRM में संपर्कों से आर्काइविंग लेबल हटाते हैं। इससे रिकॉर्ड पूरे इतिहास, लेबल और असाइनमेंट के साथ मुख्य इनबॉक्स में वापस आ जाते हैं।
आर्काइविंग ऑपरेशन को व्यवस्थित करने का एक तरीका है, बिना सेवाएँ बंद किए या डेटा खोए। बंद स्थिति से अलग, जो अंतिम समाधान दर्शाती है, आर्काइव की गई बातचीत या संपर्क को किसी भी समय फिर से खोला जा सकता है। नीचे आप बातचीत और संपर्क दोनों को मैन्युअली या API के ज़रिए एक साथ आर्काइव से बाहर करने का स्टेप-बाय-स्टेप तरीका पाएंगे।
आर्काइव से बाहर करने के तरीकों का सारांश
| तरीका | क्या आर्काइव से बाहर करता है | कैसे करें | किसके लिए उपयुक्त |
|---|---|---|---|
| मैन्युअल (बातचीत) | मैन्युअली आर्काइव की गई बातचीत | बातचीत मॉड्यूल में स्थिति “आर्काइव किया गया” से फ़िल्टर करें और आर्काइव से बाहर करें/फिर से खोलें क्रिया का उपयोग करें। | वे एजेंट जिन्हें किसी विशेष सेवा को जल्दी फिर से शुरू करना है। |
| मैन्युअल (संपर्क) | आर्काइव के रूप में चिह्नित संपर्क | संपर्क मॉड्यूल में “आर्काइव किया गया” लेबल से संपर्क खोजें और लेबल या आर्काइविंग एट्रिब्यूट हटाएँ। | मुख्य सूची से अस्थायी रूप से छिपाए गए लीड या ग्राहक को वापस पाने के लिए। |
| API (एक साथ) | बातचीत और संपर्क बैच में | संपर्क अपडेट और लेबल लागू करने के endpoints का उपयोग करके आर्काइविंग मार्किंग हटाएँ। | बड़ी मात्रा वाले ऑपरेशन या व्हाइट-लेबल रीसेलर जिन्हें एक साथ कई रिकॉर्ड प्रोसेस करने हों। |
Papo में आर्काइविंग को समझना
आर्काइव से बाहर करने से पहले यह समझना ज़रूरी है कि बातचीत की स्थितियाँ क्या-क्या हो सकती हैं। इससे आप आर्काइव की गई सेवा को बंद या लंबित सेवा समझने की गलती से बचेंगे।
| स्थिति | अर्थ | इनबॉक्स में फिर दिखती है? | कब उपयोग करें |
|---|---|---|---|
| खुला | सक्रिय बातचीत जो एजेंट की कार्रवाई का इंतज़ार कर रही है। | हमेशा दिखाई देती है। | सेवा चल रही है। |
| लंबित | बातचीत अस्थायी रूप से टाली गई; निर्धारित तारीख पर अपने आप फिर खुलती है। | हाँ, निर्धारित तारीख/समय पर स्वतः। | ग्राहक के जवाब या भविष्य के फ़ॉलो-अप की प्रतीक्षा। |
| बंद | समाधान के साथ सेवा पूरी। चक्र समाप्त। | अपने आप फिर नहीं आती। मैन्युअली खोजी जा सकती है। | समस्या हल, कोई लंबित कार्रवाई नहीं। |
| आर्काइव किया गया (मैन्युअल) | मुख्य कतार से हटाई गई बातचीत, लेकिन समाप्त नहीं। बहाल की जा सकती है। | केवल तभी जब मैन्युअली बहाल किया जाए। | संदर्भ खोए बिना इनबॉक्स व्यवस्थित करना। |
संपर्कों के लिए, आर्काइविंग आमतौर पर एक लेबल (जैसे “आर्काइव किया गया”) या कस्टम एट्रिब्यूट के ज़रिए होती है। जब तक यह मार्किंग मौजूद है, संपर्क डिफ़ॉल्ट दृश्य से छिपा रह सकता है, लेकिन पूरे इतिहास के साथ सुलभ बना रहता है।
बातचीत को मैन्युअली आर्काइव से बाहर कैसे करें
आपने जो बातचीत आर्काइव की हैं, वे गायब नहीं होतीं — वे बातचीत मॉड्यूल के भीतर एक विशेष दृश्य में उपलब्ध रहती हैं।
- Papo पैनल में बातचीत मॉड्यूल खोलें।
- बातचीत सूची के ऊपर उपलब्ध स्थिति फ़िल्टर का उपयोग करें।
- केवल आर्काइव की गई बातचीत दिखाने वाला विकल्प चुनें (या समकक्ष, जैसे “मैन्युअली आर्काइव की गई”)।
- सूची अपडेट होकर केवल वे बातचीत दिखाएगी जो मैन्युअल आर्काइविंग से मुख्य इनबॉक्स से हटाई गई थीं।
- पूरा इतिहास खोलने के लिए वांछित बातचीत पर क्लिक करें।
- बातचीत स्क्रीन पर आर्काइव से बाहर करें या फिर से खोलें क्रिया खोजें (आमतौर पर संदेश भेजने के फ़ील्ड के पास या क्रिया मेन्यू में)।
- बहाली की पुष्टि करें। बातचीत तुरंत खुली सेवाओं की कतार में उसी स्थिति के साथ वापस आ जाती है जो आर्काइविंग से पहले थी।
इसके बाद आप नए संदेश भेज सकते हैं, किसी अन्य एजेंट को असाइन कर सकते हैं या सामान्य रूप से लेबल लगा सकते हैं। संदेशों और फ़ाइलों का पूरा इतिहास सुरक्षित रहता है।
संपर्कों को मैन्युअली आर्काइव से बाहर कैसे करें
Papo में संपर्कों की आर्काइविंग आमतौर पर एक लेबल (जैसे “आर्काइव किया गया”) जोड़कर या कस्टम एट्रिब्यूट बदलकर की जाती है। उन्हें सक्रिय सूची में वापस लाने के लिए:
- संपर्क मॉड्यूल पर जाएँ।
- “आर्काइव किया गया” लेबल वाले संपर्कों को खोजने के लिए लेबल फ़िल्टर का उपयोग करें (या वह नाम जो आपने आर्काइव किए गए संपर्कों की पहचान के लिए तय किया है)।
- जिस संपर्क को आर्काइव से बाहर करना है उसे खोलें।
- आर्काइविंग लेबल हटाएँ या कस्टम एट्रिब्यूट को “सक्रिय” बताने वाले मान में बदलें।
- बदलाव सहेजें। संपर्क फिर से डिफ़ॉल्ट सूचियों में दिखेगा और नई बातचीत या अभियानों में सामान्य रूप से उपयोग किया जा सकेगा।
अगर आपको “आर्काइव किया गया” के लिए कोई विशेष फ़िल्टर नहीं मिलता है, तो जाँचें कि लेबल सही ढंग से बनाया और लागू किया गया है या नहीं। यदि आर्काइविंग कस्टम एट्रिब्यूट से की गई थी, तो उन्नत खोज में संबंधित फ़ील्ड का उपयोग करें।
API के ज़रिए एक साथ आर्काइव से बाहर कैसे करें
बड़ी मात्रा वाले ऑपरेशन के लिए, Papo की REST API बातचीत और संपर्कों को प्रोग्रामेटिक रूप से आर्काइव से बाहर करने देती है। सिद्धांत आर्काइविंग का उल्टा है: आप आर्काइव स्थिति बताने वाला लेबल या एट्रिब्यूट हटाते हैं।
- संपर्क: “आर्काइव किया गया” लेबल हटाने या आर्काइविंग नियंत्रित करने वाले कस्टम एट्रिब्यूट को बदलने के लिए संपर्क अपडेट endpoint का उपयोग करें।
- बातचीत: बातचीत से “आर्काइव किया गया” लेबल हटाने के लिए लेबल लागू करने वाले endpoint का उपयोग करें (या अपने बिज़नेस लॉजिक के अनुसार “सक्रिय” बताने वाला लेबल लगाएँ)।
प्रमाणीकरण खाते की गोपनीय कुंजी से होता है, जिसे Authorization हेडर में भेजा जाता है। API का बेस URL https://app.papo.global/api/v1 है। सटीक endpoints, पैरामीटर और payload उदाहरण देखने के लिए आधिकारिक दस्तावेज़ देखें। यह तरीका उन व्हाइट-लेबल रीसेलर के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो कई ग्राहकों का प्रबंधन करते हैं और रिकॉर्ड को बैच में पुनः सक्रिय करना चाहते हैं।
यह सुविधा किसके लिए उपयोगी है
- वे एजेंट जो दिन के अंत में इनबॉक्स साफ़ करते हैं और ऐसी बातचीत आर्काइव करते हैं जिन पर बाद में फ़ॉलो-अप चाहिए।
- मौसमी पीक वाले ऑपरेशन जहाँ कुछ बातचीत या संपर्क अस्थायी रूप से आर्काइव किए जाते हैं ताकि ज़रूरी अनुरोधों पर ध्यान दिया जा सके।
- वे टीमें जो आर्काइविंग को अंतिम बंद करने से पहले “विराम” की तरह उपयोग करती हैं और बाद में समीक्षा करती हैं कि मांग वाकई हल हुई या नहीं।
- व्हाइट-लेबल रीसेलर जिन्हें ग्राहक खातों को फिर सक्रिय करना या बड़ी मात्रा में रिकॉर्ड बहाल करके आधार व्यवस्थित रखना है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या बातचीत या संपर्क आर्काइव से बाहर करने पर ग्राहक को सूचना मिलती है?
नहीं। बहाली एक आंतरिक क्रिया है, ग्राहक के लिए अदृश्य। उसे कोई अलर्ट नहीं मिलता और वह नहीं जानता कि रिकॉर्ड आर्काइव रहा था।
क्या आर्काइव से बाहर करने के बाद बातचीत के लेबल और असाइनमेंट बने रहते हैं?
हाँ। सभी मेटाडेटा—लेबल, असाइन किया गया एजेंट, इतिहास और फ़ाइलें—आर्काइविंग से पहले की तरह बिल्कुल सुरक्षित रहते हैं।
क्या आर्काइव से बाहर करने के बाद बातचीत या संपर्क को फिर से आर्काइव कर सकते हैं?
हाँ। अगर रिकॉर्ड को अभी इनबॉक्स या सक्रिय संपर्क सूची में नहीं रखना है, तो उसे दोबारा मैन्युअली आर्काइव करने से कोई नहीं रोकता।
क्या आर्काइव से बाहर कर सकने वाली बातचीत या संपर्कों की कोई सीमा है?
कोई सीमा नहीं है। आप मैन्युअली या API के ज़रिए जितने चाहें रिकॉर्ड आर्काइव से बाहर कर सकते हैं।
क्या आर्काइव से बाहर करना रिपोर्ट या मेट्रिक्स को प्रभावित करता है?
नहीं। बातचीत और संपर्क रिपोर्टों में सामान्य रूप से गिने जाते रहते हैं। आर्काइविंग केवल आपकी सेवा कतार या संपर्क सूची के दृश्य को बदलती है; ऐतिहासिक डेटा और मेट्रिक्स सुरक्षित रहते हैं।
क्या कई बातचीत या संपर्क एक साथ आर्काइव से बाहर कर सकते हैं?
मैन्युअल बहाली एक-एक रिकॉर्ड करके होती है। कई आइटम एक साथ प्रोसेस करने के लिए API का उपयोग करें, जो बैच में आर्काइव से बाहर करना ऑटोमेट करने देता है।
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