ईमेल से बातचीत रिपोर्ट का स्वचालित भेजना कैसे प्रोग्राम करें

हाँ, आप पापो (https://papo.global/) में Flows मॉड्यूल का उपयोग करके ईमेल द्वारा बातचीत रिपोर्ट के स्वचालित भेजने को प्रोग्राम कर सकते हैं। प्लेटफ़ॉर्म पहले से ही बातचीत, व्यवसाय और उत्पादकता मेट्रिक्स का विश्लेषण करने वाले आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को एक शेड्यूल्ड सेंडिंग एक्शन के साथ जोड़ता है, जिससे प्रबंधक के इनबॉक्स में दैनिक, साप्ताहिक या मासिक सारांश बिना किसी मैन्युअल काम के पहुँच जाते हैं।

इस ऑटोमेशन के साथ, ऑपरेशन का जिम्मेदार व्यक्ति वही रिपोर्ट प्राप्त करता है जो उसे चाहिए: सेवा की मात्रा, लंबित कार्य, बार-बार उपयोग किए जाने वाले टैग, उच्चतम स्कोर वाले लीड, बातचीत की भावना और एजेंटों का व्यक्तिगत प्रदर्शन। पापो का एआई डेटा को स्वचालित रूप से निकालता और व्यवस्थित करता है, और ईमेल आपके द्वारा निर्धारित अंतराल पर पहुँचता है।

बातचीत रिपोर्ट का प्रकार	पापो में डेटा स्रोत	एआई द्वारा सारांशित की जा सकने वाली जानकारी के उदाहरण
सामान्य सेवा	पिछले अवधि में Conversas मॉड्यूल	कुल सेवाएँ, लंबित बातचीत, उच्चतम स्कोर वाले लीड, सबसे अधिक लागू किए गए टैग और भावना विश्लेषण
एजेंट उत्पादकता	Reports मॉड्यूल	प्रति एजेंट सेवा की गई बातचीत, औसत प्रतिक्रिया समय और SLA के भीतर समाधान
कस्टम	मॉड्यूल को मिलाकर एआई प्रॉम्प्ट	प्रबंधक को जो भी सारांश चाहिए — बस वर्णन करें कि एआई को क्या खोजना और समूहित करना चाहिए

बातचीत रिपोर्ट का स्वचालित भेजना कैसे काम करता है

ऑटोमेशन का मुख्य भाग Flows मॉड्यूल में है। आप एक फ्लो बनाते हैं जो एक शेड्यूल्ड ट्रिगर से शुरू होता है, एआई एक्शन से रिपोर्ट बनाता है, और ईमेल भेजने के साथ समाप्त होता है।

प्रोग्राम्ड ट्रिगर: फ्लो निर्धारित अंतराल पर स्वचालित रूप से शुरू होता है — दैनिक, साप्ताहिक या मासिक, चुने गए समय पर।
सारांश के लिए एआई एक्शन: एक एआई नोड एक कस्टम प्रॉम्प्ट प्राप्त करता है, बातचीत की प्रासंगिक जानकारी की जाँच करता है और एक संरचित टेक्स्ट लौटाता है।
ईमेल भेजना: उत्पन्न सारांश संदेश के मुख्य भाग में डाला जाता है और खाते में पहले से कॉन्फ़िगर किए गए SMTP क्रेडेंशियल का उपयोग करके प्रबंधक को भेजा जाता है।

परिणाम एक रिपोर्ट है जो बिना किसी को पैनल खोलने, स्प्रेडशीट निर्यात करने या मैन्युअल रूप से डेटा संकलित करने की आवश्यकता के पहुँच जाती है।

स्वचालित रिपोर्ट फ्लो बनाने के लिए चरण-दर-चरण

पूर्वापेक्षा: ईमेल भेजने के लिए क्रेडेंशियल

फ्लो बनाने से पहले, भेजने के लिए एक ईमेल बॉक्स कॉन्फ़िगर करना अनिवार्य है। Settings → Inboxes में, Email प्रकार का एक बॉक्स जोड़ें और SMTP सर्वर डेटा भरें: सर्वर, पोर्ट, उपयोगकर्ता और पासवर्ड। Amazon SES या SendGrid जैसी सेवाएँ उच्च डिलीवरेबिलिटी सुनिश्चित करने में मदद करती हैं।

1. नया Flow बनाएँ

Flows मॉड्यूल पर जाएँ और एक नया फ्लो बनाएँ जिसका नाम वर्णनात्मक हो, जैसे “दैनिक बातचीत सारांश” या “साप्ताहिक सेवा रिपोर्ट”।

2. शेड्यूल्ड ट्रिगर कॉन्फ़िगर करें

एक ट्रिगर नोड जोड़ें और शेड्यूलिंग विकल्प चुनें। आवृत्ति और सटीक समय निर्धारित करें जब सारांश उत्पन्न और भेजा जाना चाहिए। कार्यालय समय के बाद की रिपोर्ट के लिए, 19:00 या 20:00 जैसे समय अच्छी तरह काम करते हैं।

3. रिपोर्ट प्रॉम्प्ट के साथ एआई एक्शन जोड़ें

एक एक्शन नोड डालें जो पापो के आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस का उपयोग करता है। प्रॉम्प्ट में, ठीक-ठीक बताएं कि एआई को कौन सा डेटा खोजना चाहिए और उसे कैसे व्यवस्थित करना चाहिए। व्यावहारिक उदाहरण:

बातचीत रिपोर्ट: “पिछले 24 घंटों की बातचीत पर विचार करें। कुल सेवाएँ, कितनी लंबित हैं, उच्चतम लीड स्कोर वाले 5 संपर्क, सबसे अधिक लागू किए गए 3 टैग और एक संक्षिप्त भावना विश्लेषण लाएँ।”
उत्पादकता रिपोर्ट: “Reports मॉड्यूल के डेटा के आधार पर, प्रत्येक एजेंट के लिए सारांश दें: सेवा की गई बातचीत की संख्या, औसत प्रतिक्रिया समय और SLA के भीतर हल की गई बातचीत का प्रतिशत।”

एआई एक तैयार टेक्स्ट लौटाता है जिसे ईमेल में डाला जा सकता है।

4. ईमेल भेजने का एक्शन जोड़ें

एआई नोड के बाद, एक्शन प्रकार का ईमेल भेजें नोड शामिल करें। पूर्वापेक्षा में कॉन्फ़िगर किया गया क्रेडेंशियल चुनें, प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं की सूची दर्ज करें और पिछले चरण में उत्पन्न सारांश वाले वेरिएबल का उपयोग संदेश के मुख्य भाग के रूप में करें। विषय स्थिर हो सकता है, जैसे “बातचीत रिपोर्ट – {{data}}”।

5. सक्रिय करें और परीक्षण करें

फ्लो को सहेजें और सक्रिय करें। सत्यापित करने के लिए, यदि विकल्प उपलब्ध हो तो मैन्युअल निष्पादन को बाध्य करें या अगले निर्धारित समय की प्रतीक्षा करें। जाँचें कि ईमेल सही ढंग से पहुँचता है और जानकारी को परिष्कृत करने के लिए आवश्यकतानुसार एआई प्रॉम्प्ट समायोजित करें।

यह ऑटोमेशन किसके लिए उपयोगी है

सेवा प्रबंधक जिन्हें पापो खोले बिना ऑपरेशन का दैनिक सारांश चाहिए।
टीम सुपरवाइज़र जो प्रति एजेंट उत्पादकता और SLA की निगरानी करते हैं।
लीन ऑपरेशन जहाँ प्रबंधक कई भूमिकाएँ निभाता है और रिपोर्ट संकलित करने का समय नहीं है।
व्हाइट लेबल रीसेलर जो ग्राहकों को तैयार आवधिक रिपोर्ट देने के लिए, प्रत्येक ऑपरेशन के लिए समान फ्लो को दोहराना चाहते हैं।
B2B टीमें या उच्च मात्रा में बातचीत वाली टीमें जिन्हें निर्यात पर निर्भर रहने के बिना निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या फ्लो बनाने से पहले ईमेल क्रेडेंशियल कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है?

हाँ। भेजना पापो में कॉन्फ़िगर किए गए SMTP वाले ईमेल बॉक्स पर निर्भर करता है। उस क्रेडेंशियल के बिना, फ्लो संदेश नहीं भेज सकता।

क्या एआई अलग-अलग अवधियों की रिपोर्ट बना सकता है?

हाँ। आप प्रॉम्प्ट में वांछित अवधि निर्धारित करते हैं, जैसे पिछले 24 घंटे, पिछला सप्ताह या महीना। ट्रिगर की आवृत्ति भेजने की आवधिकता को नियंत्रित करती है।

क्या मैं एक ही रिपोर्ट एक से अधिक प्राप्तकर्ताओं को भेज सकता हूँ?

हाँ। भेजने वाले नोड में, आप ऑपरेशन की आवश्यकता के अनुसार प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं की सूची निर्दिष्ट कर सकते हैं।

क्या स्वचालित भेजना Reports मॉड्यूल की जगह लेता है?

नहीं। Reports मॉड्यूल इंटरैक्टिव परामर्श के लिए वास्तविक समय का पैनल बना हुआ है। ईमेल फ्लो इनबॉक्स में एक तैयार स्नैपशॉट पहुँचाता है, बिना पैनल में विश्लेषण को प्रतिस्थापित किए।

क्या यही तर्क बिक्री रिपोर्ट के लिए भी काम करता है?

हाँ। बस एआई प्रॉम्प्ट को बदलकर Kanban को क्वेरी करें और जीते गए सौदे, मूल्य और जिम्मेदार व्यक्तियों को सूचीबद्ध करें। फ्लो वही रहता है।

क्या इसे कॉन्फ़िगर करने के लिए प्रोग्रामिंग जानना आवश्यक है?

नहीं। Flow विज़ुअल है और एआई प्रॉम्प्ट से संरचित टेक्स्ट उत्पन्न करता है। कोड की आवश्यकता नहीं है।

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मुफ्त में शुरू करें और अपनी स्वचालित रिपोर्ट कॉन्फ़िगर करें → पापो का प्रारंभिक खाता मुफ्त है और ऑटोमेशन का परीक्षण करने के लिए क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है।