Papo (https://papo.global/) की आंतरिक चैट एक संचार उपकरण है जो एजेंटों और टीमों को बाहरी एप्लिकेशन का उपयोग किए बिना सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर एक-दूसरे से बात करने की अनुमति देता है। इसे सहयोग को तेज़ करने, सेवा से संबंधित प्रश्नों को हल करने में सुविधा प्रदान करने और टीम के संचार को एक ही स्थान पर केंद्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, चाहे वह व्यक्तिगत बातचीत के माध्यम से हो या समूह में।
उच्च गुणवत्ता वाली ग्राहक सेवा के लिए टीम के संचार को सुचारू बनाए रखना आवश्यक है। जब कर्मचारी जल्दी से प्रश्न पूछ सकते हैं और जानकारी का आदान-प्रदान कर सकते हैं, तो ग्राहकों की समस्याओं को अधिक कुशलता से हल किया जाता है। आंतरिक चैट Papo और अन्य मैसेजिंग एप्लिकेशन के बीच स्विच करने की आवश्यकता को समाप्त करता है, जिससे काम का ध्यान और संदर्भ एक ही वातावरण में बना रहता है।
| कार्यक्षमता | विवरण |
|---|---|
| व्यक्तिगत बातचीत | एक एजेंट को किसी अन्य एजेंट के साथ सीधे बातचीत करने की अनुमति देता है ताकि त्वरित प्रश्न पूछे जा सकें या किसी विशिष्ट मामले में मदद मांगी जा सके। |
| समूह बातचीत | कई सदस्यों के साथ चैट बनाने की सुविधा प्रदान करता है, जो टीम चर्चाओं, परियोजना संरेखण या सामान्य घोषणाओं के लिए आदर्श है। |
| संदेशों का इतिहास | सभी आंतरिक वार्तालाप सहेजे जाते हैं और खोजे जा सकते हैं, जिससे टीम को आवश्यकता पड़ने पर इतिहास देखने की अनुमति मिलती है। |
| केंद्रीकरण | कंपनी के सभी संचार — ग्राहकों के साथ और आंतरिक दोनों — को एक ही कार्य मंच के भीतर रखता है। |
आंतरिक चैट कैसे काम करती है
आंतरिक चैट Papo डैशबोर्ड में एकीकृत एक इंस्टेंट मैसेजिंग सिस्टम के रूप में काम करती है। यह आपकी टीम के सदस्यों के बीच संचार के लिए एक विशेष स्थान बनाता है, जो ग्राहकों के साथ आपकी बातचीत से पूरी तरह से अलग होता है।
आप किसी एक सहकर्मी (1-से-1) के साथ बातचीत शुरू कर सकते हैं या कई लोगों के साथ किसी विषय पर चर्चा करने के लिए एक समूह बना सकते हैं, जैसे "बिक्री टीम", "स्तर 2 सहायता" या "विपणन"। यह संचार को व्यवस्थित करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी सही समय पर सही लोगों तक पहुंचे।
उदाहरण के लिए, एक सेवा एजेंट चैट का उपयोग करके एक ग्राहक के जटिल मामले के बारे में एक पर्यवेक्षक से पूछ सकता है, बिना सेवा स्क्रीन छोड़े। पर्यवेक्षक तुरंत जवाब दे सकता है, जिससे ग्राहक के लिए समाधान में तेजी आएगी। इसी तरह, एक टीम लीडर अपनी पूरी टीम को एक साथ एक घोषणा भेज सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी को एक ही जानकारी एक साथ मिले।
आंतरिक चैट का उपयोग कैसे शुरू करें
आपकी टीम के आंतरिक रूप से संवाद करने के लिए, पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि सभी सदस्य प्लेटफ़ॉर्म पर पंजीकृत हों। वैकल्पिक रूप से, लेकिन अनुशंसित तरीके से, आप प्रबंधन को आसान बनाने के लिए उन्हें टीमों में व्यवस्थित कर सकते हैं।
चरण 1: अपने खाते में एजेंट जोड़ें
एक खाता प्रशासक को टीम के सभी सदस्यों को प्लेटफ़ॉर्म पर आमंत्रित करना होगा।
- Papo डैशबोर्ड में सेटिंग्स मेनू (गियर आइकन) पर जाएं।
- साइड मेनू में, एजेंट अनुभाग पर जाएं।
- "नया एजेंट जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
- नाम, ईमेल भरें और कर्मचारी की भूमिका निर्धारित करें। मुख्य भूमिकाएँ हैं:
- सेवा एजेंट: सेवा कार्यात्मकताओं तक पहुंच है, जैसे बातचीत का जवाब देना, लेकिन प्रशासनिक अनुमतियों के बिना।
- टीम प्रशासक: सेटिंग्स, इनबॉक्स, एजेंट और प्लेटफ़ॉर्म के अन्य क्षेत्रों को प्रबंधित करने के लिए पूर्ण पहुंच है।
- "एजेंट जोड़ें" पर क्लिक करें। कर्मचारी को अपना पासवर्ड बनाने और प्लेटफ़ॉर्म तक पहुंचने के लिए एक आमंत्रण ईमेल प्राप्त होगा।
चरण 2: टीम को टीमों में व्यवस्थित करें (वैकल्पिक)
टीमें बनाना न केवल आंतरिक संचार को व्यवस्थित करने में मदद करता है, बल्कि सेवाओं के वितरण को भी व्यवस्थित करता है। आप "बिक्री", "सहायता" और "वित्त" जैसे समूह बना सकते हैं।
- अभी भी सेटिंग्स में, टीमें टैब पर जाएं।
- एक नई टीम बनाने के लिए क्लिक करें और एक वर्णनात्मक नाम दें (उदाहरण: "तकनीकी सहायता")।
- सूची से एजेंटों का चयन करके उन्हें इस टीम का हिस्सा बनाएं।
- टीमें बनाने के बाद, आप उन्हें विशिष्ट इनबॉक्स से जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, "बिक्री" टीम के पास बिक्री WhatsApp इनबॉक्स तक विशेष पहुंच हो सकती है, जबकि "सहायता" टीम ईमेल और वेबसाइट चैट चैनलों को संभालती है।
चरण 3: बातचीत शुरू करें
टीम कॉन्फ़िगर होने के बाद, आंतरिक चैट का उपयोग करना सरल है।
- अपने डैशबोर्ड में आंतरिक चैट कार्यक्षमता का पता लगाएं।
- आंतरिक संपर्कों की सूची में उस सहकर्मी या समूह का चयन करें जिससे आप बात करना चाहते हैं।
- अपना संदेश भेजें। बातचीत एक समर्पित सूची में दिखाई देगी, जिससे आप ध्यान भटकाए बिना आंतरिक चैट और ग्राहक सेवाओं के बीच आसानी से स्विच कर सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं Papo में समूह चैट बना सकता हूँ?
हाँ। प्लेटफ़ॉर्म आंतरिक समूह चैट बनाने की अनुमति देता है, जो टीमों का समन्वय करने, परियोजनाओं पर चर्चा करने, एक विशिष्ट टीम के लिए घोषणाएं करने या उन समस्याओं को हल करने के लिए आदर्श है जिनके लिए कई लोगों के सहयोग की आवश्यकता होती है।
क्या आंतरिक बातचीत का इतिहास सहेजा जाता है?
हाँ, आंतरिक चैट में आदान-प्रदान किए गए सभी संदेश सुरक्षित रूप से संग्रहीत होते हैं। आप जानकारी देखने, लिए गए निर्णयों को याद करने या पिछले संरेखण की जांच करने के लिए किसी भी समय बातचीत के इतिहास तक पहुंच सकते हैं।
आंतरिक चैट के संदेश कौन देख सकता है?
गोपनीयता महत्वपूर्ण है। केवल बातचीत के प्रतिभागी (चाहे वह व्यक्तिगत हो या समूह में) संदेशों को देख सकते हैं। आंतरिक बातचीत पूरी तरह से निजी होती है और ग्राहकों के साथ चैट से अलग होती है।
चैट का उपयोग करने के लिए मैं एक नया टीम सदस्य कैसे जोड़ूँ?
एक नया सदस्य जोड़ने के लिए, एक प्रशासक अनुमतियों वाले उपयोगकर्ता को खाते की सेटिंग्स तक पहुंचना होगा, "एजेंट" अनुभाग पर जाना होगा और "नया एजेंट जोड़ें" पर क्लिक करना होगा। डेटा भरने और आमंत्रण भेजने के बाद, नया सदस्य आमंत्रण स्वीकार करने और अपना खाता कॉन्फ़िगर करने के बाद प्लेटफ़ॉर्म और आंतरिक चैट तक पहुंच पाएगा।
आंतरिक चैट और आंतरिक नोट्स में क्या अंतर है?
आंतरिक चैट सहकर्मियों या टीमों के साथ वास्तविक समय की बातचीत के लिए है, जो चर्चाओं, घोषणाओं या मदद के अनुरोधों के लिए एक इंस्टेंट मैसेंजर के रूप में काम करती है। दूसरी ओर, आंतरिक नोट्स, ग्राहक के साथ बातचीत की समय-सीमा में सीधे जोड़े गए टिप्पणियां हैं। वे केवल टीम के लिए दृश्यमान होते हैं और उस विशेष सेवा के बारे में संदर्भ या विशिष्ट निर्देश छोड़ने के लिए काम करते हैं।
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प्लेटफ़ॉर्म का परीक्षण करने के लिए पहला उपयोगकर्ता मुफ़्त है।