जब लीड X दिनों में जवाब न दे तो ऑटोमैटिक फॉलो-अप कैसे सेट करें

जब कोई लीड X दिनों में जवाब न दे, तो ऑटोमैटिक फॉलो-अप भेजने के लिए Papo (https://papo.global/) का Flow इस्तेमाल करें, जिसमें इनैक्टिविटी कंडीशन और Send Message एक्शन हो। Flow तय अवधि तक रुकता है, जांचता है कि कोई इंटरैक्शन हुआ या नहीं, और तभी फॉलो-अप भेजता है—इससे आप मैन्युअल रिमाइंडर पर निर्भर रहे बिना चुप लीड्स को फिर से जोड़ सकते हैं।

लॉजिक सरल है: लीड ऑटोमेशन में आता है, Flow तय समय के लिए रुकता है, और अंत में एक कंडीशन जांचती है कि जवाब आया या नहीं। अगर कोई इंटरैक्शन नहीं हुआ, तो मैसेज एक्शन फॉलो-अप भेजता है। अगर लीड ने जवाब दिया, तो ऑटोमेशन रुक सकता है या टीम को भेज सकता है। सब कुछ Papo के अंदर चलता है, और इतिहास बातचीत तथा CRM में दर्ज होता है।

ऑटोमेशन का सारांश

इनैक्टिविटी के आधार पर फॉलो-अप ऑटोमेशन कैसे काम करता है

Papo के Flow builder में आप दो चीजें जोड़ते हैं: एक इंतज़ार और एक जांच। Aguardar स्टेप मिनट, घंटे या दिनों का पॉज़ डालता है। ठीक बाद में, इनैक्टिविटी कंडीशन यह आंकता है कि उस अवधि में संपर्क ने इंटरैक्ट नहीं किया। कंडीशन सही होने पर ही Flow Send Message एक्शन की ओर बढ़ता है।

यह सीक्वेंस सेल्स कैडेंस, लीड नर्चरिंग, और प्रस्ताव, कोटेशन या भेजी गई सामग्री के बाद बातचीत फिर शुरू करने के लिए उपयोगी है। इसका इस्तेमाल ग्राहकों को समय-सीमा याद दिलाने, नेगोशिएशन में रुचि कन्फर्म करने, या फनल में बिना जवाब रहे संपर्कों को फिर से जोड़ने के लिए भी किया जा सकता है।

आप ऑपरेशन के हिसाब से Flow को अलग-अलग तरीकों से शुरू कर सकते हैं: जब CRM में नया संपर्क बनता है, जब कोई टैग लगाया जाता है, जब कार्ड Kanban के किसी स्टेज में आता है, या जब कोई रूल बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत पहचानता है। जरूरी है कि ऑटोमेशन सही ऑडियंस के लिए और वैध opt-in के साथ सक्रिय हो।

फॉलो-अप कॉन्फ़िगर करने का स्टेप-बाय-स्टेप

1. Papo पैनल में Flows / Chatbot पर जाएं और नया Flow बनाएं या मौजूदा एडिट करें।
2. जर्नी में जहां लीड को इंतज़ार शुरू करना है, वहां Aguardar स्टेप जोड़ें।
3. समय की वैल्यू और यूनिट तय करें: जैसे 3 दिन, 48 घंटे या 30 मिनट।
4. Aguardar स्टेप के ठीक बाद इनैक्टिविटी कंडीशन जोड़ें। इसे ऐसे सेट करें कि Flow तभी आगे बढ़े जब लीड ने उस अवधि में इंटरैक्ट न किया हो।
5. कंडीशन के बाद Send Message एक्शन कनेक्ट करें। फॉलो-अप छोटा और संदर्भ के साथ लिखें, जैसे प्रस्ताव के बारे में सवाल या अगले स्टेप का रिमाइंडर।
6. अगर भेजना WhatsApp की 24 घंटे की विंडो के बाद हो रहा है, तो Meta से पहले से अप्रूव्ड Message Template (HSM) इस्तेमाल करें।
7. Flow सेव करें और सुनिश्चित करें कि संपर्कों को प्रोसेस करने के लिए यह एक्टिव है।

इनबॉक्स व्यवस्थित रखने का एक विकल्प है बिना इंटरैक्शन वाली बातचीत के ट्रिगर वाला रूल इस्तेमाल करना। इस सेटअप में रूल इनैक्टिविटी पहचानता है, बातचीत को आर्काइव करता है, और आर्काइविंग एक Flow को ट्रिगर करती है जो पॉज़ लेता है और फॉलो-अप भेजता है। यह विकल्प तब अच्छा है जब टीम क्यू साफ करना चाहती है और साथ ही लीड को फिर से जोड़ने का मौका भी नहीं खोना चाहती।

यह ऑटोमेशन किनके लिए उपयोगी है

• सेल्स टीमें जो WhatsApp, Instagram या अन्य चैनलों पर लीड्स पाती हैं और फॉलो-अप की कमी से अवसर नहीं खोना चाहतीं।
• ऐसे ऑपरेशन जो प्रस्तावों को ट्रैक करने के लिए Kanban और CRM इस्तेमाल करते हैं, लेकिन लीड के चुप होने पर ऑटोमैटिक टच चाहते हैं।
• ज्यादा वॉल्यूम और छोटी टीम वाले बिजनेस, जो हर फॉलो-अप मैन्युअली याद नहीं रख पाते।
• ऐसी कंपनियां जो लीड्स को टैग, स्टेज या चैनल के हिसाब से अलग करती हैं और री-एंगेजमेंट के लिए स्टैंडर्ड कैडेंस चाहती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अगर लीड इंतज़ार के दौरान जवाब दे दे तो क्या फॉलो-अप रद्द हो जाता है?

सबसे सुरक्षित तरीका है Aguardar स्टेप के बाद इनैक्टिविटी कंडीशन सेट करना। ऐसे में, अगर जवाब आता है, तो Flow को बंद किया जा सकता है या ह्यूमन सपोर्ट की ओर भेजा जा सकता है, बजाय ऑटोमैटिक मैसेज भेजने के। अंतिम व्यवहार आपके Flow में तय कंडीशन पर निर्भर करता है।

क्या WhatsApp पर Message Template इस्तेमाल करना जरूरी है?

हां, अगर फॉलो-अप WhatsApp की 24 घंटे की सर्विस विंडो के बाद भेजा जाता है। उस स्थिति में, मैसेज Meta से अप्रूव्ड Message Template (HSM) होना चाहिए। छोटे पॉज़ के लिए, अनुमत विंडो के अंदर सामान्य टेक्स्ट मैसेज इस्तेमाल किया जा सकता है।

क्या मैं ऑटोमेशन को लीड्स के किसी खास ग्रुप तक सीमित कर सकता/सकती हूं?

हां। आप Flow में कंडीशन जोड़ सकते हैं, जैसे टैग, चैनल या फनल स्टेज, ताकि सिर्फ उन्हीं लीड्स को फॉलो-अप मिले जो इन मानदंडों पर खरे उतरते हैं। इससे कैंपेन के संदर्भ से बाहर के संपर्कों को मैसेज जाने से बचता है।

क्या मैं यह लॉजिक ईमेल या अन्य चैनलों के लिए इस्तेमाल कर सकता/सकती हूं?

Flow का लॉजिक Papo के अंदर ऑटोमेशन के लिए काम करता है, लेकिन हर चैनल के भेजने के अपने नियम होते हैं। WhatsApp में 24 घंटे की विंडो और HSM का उपयोग मुख्य बिंदु हैं। ईमेल के लिए, डिलीवरी अकाउंट की कैंपेन और सीक्वेंस सेटिंग्स के अनुसार होती है। चुने गए चैनल के नियम वैलिडेट करने के लिए प्लेटफॉर्म देखें।

क्या फॉलो-अप संपर्क के इतिहास में दर्ज रहता है?

हां। चूंकि ऑटोमेशन Papo के अंदर चलता है, मैसेज बातचीत और CRM में संपर्क से जुड़ा रहता है। टीम पूरा इतिहास देख सकती है, जिसमें यह भी शामिल है कि फॉलो-अप कब भेजा गया और लीड ने बाद में क्या जवाब दिया।

ऑटोमेशन काम करने के लिए क्या Flow के अलावा कुछ और कॉन्फ़िगर करना होगा?

Flow बनाने और सेव करने के बाद, उसे एक्टिव रखना जरूरी है। अगर ऑटोमेशन किसी और इवेंट से शुरू होता है, जैसे संपर्क बनना या इनैक्टिविटी रूल, तो यह भी जांचें कि वह ट्रिगर एक्टिव है और सही कंडीशन के साथ है। आपके अकाउंट की खास जानकारी प्लेटफॉर्म या Papo हेल्प सेंटर में देखी जा सकती है।

यह भी पढ़ें

• इनैक्टिव बातचीत बंद करने और CSAT सर्वे भेजने के लिए Automation Rule कैसे इस्तेमाल करें
• CRM में नया संपर्क बनने पर Flow को ऑटोमैटिक कैसे ट्रिगर करें

मुफ्त में शुरू करें और अपने फॉलो-अप ऑटोमेट करें →

अपना मुफ्त अकाउंट बनाएं और WhatsApp पर चुप लीड्स को बिना मैन्युअल काम के फिर से जोड़ने के लिए Papo के Flows इस्तेमाल करें।